Wirtualne biuro to zyskująca uznanie usługa kompleksowego outsourcingu obsługi biurowej, w której mieści się również rejestracja firmy pod wirtualnym adresem. Liczni przedsiębiorcy cenią to rozwiązanie szczególnie za wygodę, elastyczność i renomę idącą w parze z prestiżowym adresem siedziby firmy. Aspektem, który może jednak niekiedy budzić pewne wątpliwości, okazuje się kwestia wirtualnego biura a kontroli skarbowej. W jaki sposób urzędy skarbowe traktują takie rozwiązania? Na jakie zagadnienia formalne należy zwrócić uwagę na linii wirtualne biuro a urząd skarbowy? Wyjaśniamy!
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Tak, usługa wirtualnego biura jest w pełni legalna. Korzystanie z wirtualnego adresu jako siedziby firmy to rozwiązanie zgodne z obowiązującymi przepisami, które staje się coraz powszechniejszym trendem, szczególnie wśród przedsiębiorców rozpoczynających działalność i startupów. Wszelkie niedogodności ze strony urzędu skarbowego dotyczą konkretnych wytycznych, których niedopełnienie może słusznie budzić niepokój i niepewność. Problemy te w zasadzie nie istnieją, kiedy formalnościami zajmuje się tak doświadczona firma jak IdeaPlace.
Rejestracja firmy pod wirtualnym adresem
W przypadku placówek zlokalizowanych w pojedynczych pomieszczeniach i świadczących jedynie podstawowe usługi (rejestrację firmy oraz obsługę jej korespondencji) problemy mogą pojawiać się już na etapie rejestracji.
Jeszcze kilka lat temu urząd skarbowy udzielał odmowy rejestracji i nadania spółkom numeru NIP, powołując się na:
- brak wskazania w zgłoszeniu identyfikacyjnym numeru konkretnego lokalu w budynku oraz
- brak wykonywania pod wskazanym adresem siedziby Spółki funkcji zarządczych.
Sytuację zmienił wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 roku (sygn. II FSK 3549/13), który wyraził poparcie dla biur wirtualnych oraz zdyscyplinował urzędy skarbowe. W wyroku jasno stwierdzono, że urzędy skarbowe nie mają kompetencji do kontroli zdatności lokalu (nieruchomości) podanego jako siedziba podatnika do wykonywania w nim funkcji zarządczych czy prowadzenia w nim działalności gospodarczej.
Mimo to, wśród urzędników do dziś można napotkać nieufność względem biur wirtualnych. Jest to w pewnym stopniu uzasadnione, ponieważ trudno jednoznacznie udowodnić, że firma rzeczywiście prowadzi działalność w lokalu, który obsługuje masową liczbę podmiotów.
Adres wirtualnego biura a prowadzenie firmy
W celu założenia jednoosobowej działalności gospodarczej niezbędny jest adres do rejestracji firmy, o czym szczegółowo pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów.
W tym miejscu warto natomiast zaznaczyć istotną różnicę pomiędzy siedzibą przedsiębiorstwa a miejscem prowadzenia działalności. Terminy te nie są bowiem tożsame, co ma znaczenie także w odniesieniu do kontroli urzędu skarbowego.
Pod pojęciem siedziba firmy rozumie się konkretną miejscowość, w której dane przedsiębiorstwo świadczy usługi – to tu archiwizowane są zwykle dokumenty firmowe i przeprowadzane kontrole ze strony urzędu skarbowego. Z kolei miejsce prowadzenia działalności to adres, w którym realizowana jest bezpośrednia działalność firmy wynikająca z oferowanych przez nią usług.
Wirtualny adres a rejestracja do VAT
Przedsiębiorcy, nieposiadający samodzielnej siedziby firmy, spotykają się z trudnościami nie tylko w kwestii uzyskania numeru NIP. Problematyczna jest również rejestracja do podatku VAT.
Urzędnicy skarbowi są prawnie zobligowani do dokonywania czynności sprawdzających firmę przed dokonaniem wpisu do rejestru.
W sytuacji, gdy kontrahent podaje jako siedzibę firmy miejsce, które pozostaje w sprzeczności ze skalą lub rodzajem jego działalności, lub kiedy fiskus, kontaktując się z wirtualnym biurem, nie może napotkać przedsiębiorcy, rodzą się uzasadnione wątpliwości co do wiarygodności podmiotu.
W tym wypadku Naczelny Sąd Administracyjny pozostał w zgodzie z urzędnikami, wydając orzeczenie I FSK 1363/17. Sąd stwierdził w nim bowiem, że za siedzibę nie może być uznany adres udostępniony wielu firmom do celów rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, gdzie faktycznie nie prowadzi się żadnej działalności, w tym nie funkcjonuje zarząd.
Jeśli firma korzysta z usługi wirtualnego biura, bynajmniej fakt ten nie zwalnia jej z obowiązków dotyczących rozliczenia podatku VAT. Przedsiębiorcy wynajmujący wirtualne biuro, podobnie jak właściciele korzystający z tradycyjnych biur, muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT (jeśli przekroczą określony próg obrotów), wystawiać faktury i dokonywać cyklicznych rozliczeń z urzędem skarbowym. Co jednak istotne, korzystanie z wirtualnego biura w żaden sposób nie wpływa na stawki VAT ani na sposób ich naliczania. Wszelkie zasady związane z podatkiem VAT (w tym okresy rozliczeniowe, obowiązek przechowywania dokumentacji itp.) pozostają bez zmian.
Wirtualne biuro jako elastyczne centrum biznesowe
Zupełnie inaczej sytuacja przedstawia się w centrum biznesowym IdeaPlace. Od niemal dekady dostarczamy kompleksowe wsparcie biznesowe dla firm działających we Wrocławiu i okolicach, budując zaufanie nie tylko naszych Klientów, ale również lokalnych urzędów skarbowych.
Dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu oraz profesjonalnemu podejściu do usługi wirtualnego biura możemy pochwalić się wiarygodną reputacją, a także na stałe wypracowanym zaufaniem ze strony podległego urzędu skarbowego.
Jak IdeaPlace wspiera w procesach kontroli i rejestracji?
- W przypadku wątpliwości urząd skarbowy kontaktuje się bezpośrednio z IdeaPlace, by uzyskać informacje dotyczące prawa Klienta do korzystania z adresu.
- Nasz zespół odpowiada na wszelkie pytania i – dzięki pomocy zaufanych specjalistów doświadczonych w tym obszarze – wspiera przedsiębiorców w sprawnym przebiegu procesu rejestracji firmy.
- Dzięki temu procedury przebiegają szybciej, a Klienci są odciążeni ze zbędnych formalności.
Nasze usługi zostały zaprojektowane tak, aby odpowiadały na potrzeby nowoczesnych przedsiębiorców, jednocześnie zapewniając zgodność z wymogami prawnymi i urzędowymi.
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – jak wygląda kontrola skarbowa?
Kontrola urzędu skarbowego w przypadku wirtualnego biura nie musi budzić obaw. Popularne mity, takie jak częstsze kontrole czy negatywny wpływ wirtualnego adresu na ich wynik, są bezpodstawne. W IdeaPlace oferujemy przestrzeń biurową umożliwiającą sprawne przeprowadzenie kontroli, co dodatkowo wzmacnia wiarygodność firmy w oczach urzędników. Możesz także liczyć na wsparcie naszego doświadczonego zespołu, dzięki czemu kontrola skarbowa przestanie być stresującym doświadczeniem.
Z czego może wynikać kontrola urzędu skarbowego?
Kontrola urzędu skarbowego może wynikać z różnych przesłanek, zarówno rutynowych, jak i związanych z wątpliwościami dotyczącymi działalności firmy. Najczęściej powody te obejmują:
- złożenie wniosku o zwrot podatku VAT – zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorca wnioskuje o to po raz pierwszy lub kwota zwrotu jest wysoka bądź znacznie odbiega od wartości z poprzednich lat;
- wątpliwości związane z zeznaniem podatkowym – przedsiębiorcy wykazujący niewielkie dochody przy jednoczesnym ponoszeniu wysokich wydatków lub nabywaniu towarów luksusowych mogą wzbudzić zainteresowanie fiskusa. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku firm generujących znaczne przychody, ale niskie dochody lub wykazujący stratę;
- działalność prowadzona w internecie – fiskus szczególnie interesuje się firmami zarabiającymi online, np. na blogach, sprzedaży rękodzieła, aplikacji czy materiałów wideo.
Kontrola może być również wywołana innymi czynnikami, takimi jak zaleganie z podatkami, przeprowadzanie transakcji wewnątrz wspólnotowych lub nieterminowe składanie deklaracji. Każda z tych sytuacji może sprowokować urząd do dokładniejszego sprawdzenia przedsiębiorcy. Z tego powodu dbanie o przejrzystość finansową oraz zgodność z przepisami podatkowymi to kluczowe elementy minimalizujące ryzyko kontroli.
Przebieg kontrol skarbowej w wirtualnym biurze
Nasze kompleksowe podejście do wirtualnego biura, profesjonalna obsługa oraz wypracowane latami zaufanie ze strony urzędu skarbowego sprawiają, że możesz nam zaufać i nie obawiać się żadnych trudności. Standardowy przebieg kontroli wygląda w następujący sposób:
- Listowne zawiadomienie
Kontrola skarbowa zawsze poprzedzona jest listownym zawiadomieniem, w którym urząd prosi o odpowiedź z umówieniem daty kontroli. Zespół recepcyjny IdeaPlace na bieżąco informuje każdego Klienta o dostarczeniu nowej korespondencji, według ustaleń zawartych przy podpisywaniu umowy.
- Wyznaczenie terminu
W przypadku braku odpowiedzi na list, urząd samodzielnie wyznacza termin kontroli, który może przypaść nawet na następny dzień. Jeżeli nie możesz być obecny podczas kontroli, to warto pamiętać, że posiadasz możliwość wyznaczenia osoby reprezentującej Cię podczas tej procedury.
- Kontrola urzędu
Jeśli kontrola odbywa się w siedzibie wirtualnego biura, to idealnym wyborem będzie skorzystanie na ten czas z zamkniętej sali biznesowej. W ramach wirtualnego biura przysługuje Ci na nią stały rabat. W prywatnym pomieszczeniu będziesz mógł w spokoju przejść przez procedurę kontroli skarbowej. A kiedy wystąpi potrzeba wykonania kopii dokumentów, obsługa recepcyjna stale służy pomocą.
Warto również pamiętać, że urzędnicy odwiedzający Twoją firmę obowiązkowo muszą posiadać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, które zawiera jej wyszczególniony zakres. Natomiast Ty masz obowiązek okazać kontrolerowi tylko te dokumenty, do których wglądu jest on uprawniony wspomnianym dokumentem.
Czy miejsce przechowywania dokumentów księgowych ma znaczenie?
Bardzo ważne jest, aby pamiętać, że kontrola udaje się pod adres, który jest wskazany, jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych. Nie jest on zwykle tożsamy z adresem rejestracyjnym. W zdecydowanej większości Klienci decydują się na pozostawienie dokumentów księgowych firmie rachunkowej, z którą współpracują. W takim wypadku należy skierować urzędników we właściwe miejsce.
Kontrola z urzędu skarbowego – jak się do niej przygotować?
Kontrola skarbowa nie musi być stresującym doświadczeniem, jeśli odpowiednio się do niej przygotujesz. Kluczowe znaczenie ma organizacja dokumentacji oraz znajomość swoich praw i obowiązków. Warto zadbać o:
- aktualną i przejrzystą dokumentację – upewnij się, że wszystkie niezbędne dokumenty księgowe są kompletne i dostępne pod wskazanym adresem przechowywania;
- terminową komunikację z urzędem – odpowiadaj na zawiadomienia lub skontaktuj się z urzędem, by uzgodnić dogodny termin kontroli;
- wsparcie profesjonalistów – współpraca z wirtualnym biurem, takim jak IdeaPlace, zapewni Ci pomoc w formalnościach, kontaktach z urzędnikami oraz komfortowe warunki do przeprowadzenia kontroli;
- znajomość zakresu kontroli – sprawdź, jakie dokumenty urzędnicy mogą weryfikować, i przygotuj się na udostępnienie wyłącznie tych, które obejmuje upoważnienie do kontroli.
Dzięki tym działaniom kontrola skarbowa przebiegnie sprawnie i bez komplikacji. Wirtualne biuro IdeaPlace to Twój partner w zarządzaniu dokumentacją i wsparcie w relacjach z urzędami, dzięki któremu w pełni skupisz się na swoim biznesie!
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
