NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej, to unikalny identyfikator nadawany przez urząd skarbowy, pozwalający na identyfikację podatników – zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i firm oraz innych podmiotów gospodarczych. Jeśli zakładasz własną firmę lub jesteś osobą fizyczną, która w określonych sytuacjach musi posługiwać się NIP-em, warto wiedzieć, jak go uzyskać oraz jakie formalności się z nim wiążą. W tym przewodniku wyjaśniamy, kto musi posiadać NIP, jakie kroki należy podjąć, aby go zdobyć, a także w jaki sposób można go sprawdzić.
Czym jest NIP i do czego służy?
NIP to unikalny identyfikator, który umożliwia organom podatkowym sprawną identyfikację podatników, płatników i inkasentów. Został wprowadzony do polskiego porządku prawnego na mocy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. NIP jest przypisywany tylko raz na cały okres prowadzenia działalności gospodarczej lub na całe życie w przypadku osób fizycznych.
Numer identyfikacji podatkowej składa się z 10 cyfr, z czego pierwsze trzy oznaczają kod urzędu skarbowego, kolejne sześć jest nadawanych losowo, a ostatnia cyfra to tzw. cyfra kontrolna, obliczana według specjalnego algorytmu.
Każdy polski podatnik posiadający NIP ma obowiązek posługiwania się nim w dokumentach podatkowych oraz udostępniania go na żądanie banków, organów skarbowych, Najwyższej Izby Kontroli czy organów administracji państwowej.
Różnica między NIP a REGON
REGON to 14-cyfrowy numer w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej, który jest nadawany przez GUS i pozwala na identyfikację podmiotu w celach statystycznych.
Kluczowa różnica polega na tym, że REGON nie może pełnić funkcji identyfikatora podatkowego. W świetle przepisów podatkowych, jedynymi oficjalnymi identyfikatorami podatkowymi w Polsce są NIP (dla przedsiębiorców i podmiotów gospodarczych) oraz PESEL (dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej ani nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT).
Kto musi posiadać NIP?
Numer NIP to identyfikator podatkowy obowiązujący zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty gospodarcze. Jego posiadanie jest wymagane w zależności od statusu podatnika i rodzaju prowadzonej działalności.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą
Każda osoba fizyczna zakładająca działalność gospodarczą musi posiadać numer identyfikacji podatkowej (NIP), który służy do rozliczeń podatkowych, wystawiania faktur oraz prowadzenia ewidencji księgowej. Numer ten jest nadawany podczas rejestracji działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) i pozostaje niezmienny przez cały okres prowadzenia firmy.
Przedsiębiorcy są zobowiązani do posługiwania się NIP-em we wszelkich dokumentach podatkowych, takich jak deklaracje VAT, zeznania roczne czy faktury sprzedażowe. Warto również pamiętać, że NIP może być wymagany przez banki, instytucje finansowe oraz inne podmioty w kontaktach biznesowych.
Osoby prawne i jednostki organizacyjne
Numer NIP jest obowiązkowy również dla osób prawnych (fundacji, stowarzyszeń, spółek z o.o., spółek akcyjnych) oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, takich jak spółki jawne, partnerskie, komandytowe czy komandytowo-akcyjne, które w świetle ustaw podatkowych mają status podatnika.
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej
Obecnie osoby fizyczne objęte ewidencją PESEL nie muszą ubiegać się o NIP, chyba że wymagają tego szczególne przepisy. Numer NIP jest obowiązkowy dla osób, które nie posiadają numeru PESEL, ale są płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne.
Ponadto wszyscy podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT muszą posługiwać się NIP-em w transakcjach związanych z podatkiem od towarów i usług. Warto dodać, że do 2012 roku NIP nadawano wszystkim podatnikom – obecnie jego posiadanie jest wymagane tylko w określonych przypadkach.
Spółki cywilne i inne formy działalności
W przypadku spółki cywilnej odrębny NIP nadawany jest samej spółce, ale każdy ze wspólników musi posiadać ponadto własny numer NIP. Szczególnego rodzaju podatnikiem są grupy VAT, które istnieją tylko do celów rozliczania VAT i są tworzone przez podmioty powiązane finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie.
Jak złożyć wniosek o nadanie numeru NIP?
Uzyskanie NIP jest procesem jednorazowym i całkowicie bezpłatnym. W zależności od statusu podatnika oraz formy działalności, procedura rejestracji może przebiegać w różny sposób.
Osoby, które rozpoczynają działalność gospodarczą, uzyskują numer NIP na podstawie złożonego formularza CEIDG-1 w momencie rejestracji firmy. Nie ma zatem potrzeby składania osobnego wniosku w urzędzie skarbowym.
Z kolei podmioty niepodlegające rejestracji w CEIDG pozostają w obowiązku przedłożenia dodatkowego formularza zgłoszeniowego NIP-7 do naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych, które nie posiadają osobowości prawnej, do nadania NIP niezbędne jest złożenie wniosku NIP-2 w urzędzie skarbowym właściwym dla podatku dochodowego.
Wniosek o nadanie NIP po raz pierwszy – wymagane dokumenty
Do uzyskania NIP koniecznie jest złożenie odpowiedniego formularza wraz z wymaganymi dokumentami. W zależności od sytuacji niezbędne mogą być:
- dowód tożsamości (dowód osobisty lub paszport) – dla osób fizycznych;
- odpis z KRS – dla osób prawnych;
- umowa spółki – w przypadku spółek cywilnych i handlowych;
- inne dokumenty potwierdzające prowadzenie działalności lub obowiązek rejestracji podatkowej.
Dla przedsiębiorców, którzy nie chcą rejestrować firmy pod swoim adresem domowym, wirtualny adres do rejestracji firmy może być wygodnym rozwiązaniem. Usługa ta pozwala na oficjalną rejestrację działalności, co ułatwia dopełnienie formalności podatkowych, w tym uzyskanie numeru NIP. Niezależnie od formy działalności, warto pamiętać o obowiązku posługiwania się NIP-em w rozliczeniach podatkowych i kontaktach biznesowych.
Procedura dla osób zakładających działalność gospodarczą
Jak już wspomniano, w przypadku osób fizycznych rozpoczynających działalność zarejestrowaną w CEIDG procedura jest maksymalnie prosta. Podstawą do nadania NIP jest bowiem sam wniosek o wpis jednoosobowej działalności gospodarczej, który jest następnie automatycznie przesyłany do urzędu skarbowego.
Procedura dla osób nieprowadzących działalności
W przypadku osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub prowadzą działalność nieobjętą wpisem do CEIDG, w celu uzyskania NIP konieczne jest złożenie wnioskuNIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania.
Terminy na rozpatrzenie wniosku o nadanie NIP
Zgodnie z przepisami, naczelnik urzędu skarbowego ma obowiązek nadać NIP w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych od momentu otrzymania kompletnego i poprawnie wypełnionego zgłoszenia identyfikacyjnego.
Gdzie i jak złożyć wniosek o NIP?
Wniosek o nadanie NIP można złożyć na kilka sposobów: bezpośrednia wizyta w urzędzie skarbowym, listownie bądź elektronicznie za pomocą formularzy online.
Wnioskowanie przez CEIDG przy zakładaniu firmy
W przypadku, gdy osoba fizyczna, która nie posiada jeszcze NIP, składa wniosek o wpis do CEIDG, numer identyfikacji podatkowej jest nadawany w sposób automatyczny na podstawie przedłożonego wniosku CEIDG-1. Jeśli jednak w chwili rejestrowania działalności gospodarczej osoba fizyczna ma już nadany NIP, staje się on jednocześnie numerem identyfikacji podatkowej prowadzonej działalności (urząd nie nadaje nowego numeru).
Składanie wniosku w urzędzie skarbowym
Zgłoszenia identyfikacyjnego o nadanie NIP należy dokonać w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania (w przypadku osób fizycznych) lub siedziby firmy (dla osób prawnych). Wniosek można złożyć osobiście, tradycyjną pocztą lub przez pośrednika na podstawie pełnomocnictwa.
Elektroniczne składanie wniosku o NIP
Złożenie wniosku o nadanie NIP jest możliwe również za pośrednictwem internetu. Aby dopełnić tej formalności online, wystarczy zalogować się na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów, do czego niezbędny będzie podpis kwalifikowany.
Niezbędne formularze (NIP-2, NIP-7, NIP-8)
Formularze zgłoszeniowe można pobrać na Sali Obsługi Podatnika, ze strony internetowej Ministerstwa Finansów. Dostępne możliwości:
- wniosek CEIDG – dla osób fizycznych;
- formularz NIP-2 – dla osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej i niepodlegających wpisowi do KRS;
- formularz NIP-7 – dla osób fizycznych będących podatnikiem lub płatnikiem;
- formularz NIP-8 – dla osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, ale podlegających wpisowi do KRS.
Jak sprawdzić swój NIP?
Najszybszym sposobem na sprawdzenie NIP jest skorzystanie z internetowej usługi udostępnionej w 2015 r. przez Ministerstwo Finansów – Sprawdzanie statusu NIP. Pozwala ona na szybkie zweryfikowanie statusu prawnego dowolnego numeru identyfikacji podatkowej – zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby fizycznej. Można z niej skorzystać na stronie ppuslugi.mf.gov.pl, wybierając w zakładce Co dalej? opcję Sprawdź NIP.
Zaświadczenie o nadaniu NIP – kiedy jest potrzebne?
Zaświadczenie o nadaniu NIP może być potrzebne w różnych sytuacjach, np. podczas udziału w przetargu, wnioskowania o kredyt firmowy lub też na prośbę kontrahenta, który chce zweryfikować poprawność numeru przypisanego do firmy. Dokument ten jest wydawany przez naczelnika urzędu skarbowego i stanowi potwierdzenie oficjalnego nadania NIP.
Uzyskanie zaświadczenia jest bezpłatne w przypadku elektronicznej wersji pobranej za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy. W sytuacji, gdy zaświadczenie ma zostać wydane w formie papierowej, obowiązuje opłata skarbowa w wysokości 21 zł.
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
