Zdecydowaliśmy się na kolejny etap rozwoju, poszerzając wachlarz usług, które oferujemy w ramach wsparcia biznesowego. Od teraz w IdeaPlace można wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny z podpisem składanym odręcznie i akceptowanym przy załatwianiu większości spraw administracyjnych, prawnych i biznesowych na terenie UE. Dostarczamy zatem profesjonalne i bezpieczne rozwiązanie, które zdecydowanie ułatwi Ci codzienne funkcjonowanie i podniesie efektywność Twoich działań.
Czym właściwie jest podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest cyfrowym zapisem informacji o tożsamości jego właściciela. Dane te zapisane są na certyfikacie, który otrzymuje każdy, kto chce wyrobić e-podpis. Bardzo istotne znaczenie ma słowo „kwalifikowany”, które oznacza, że tożsamość osoby chcącej korzystać z podpisu kwalifikowanego zostanie zawsze zweryfikowana, zanim uzyska e-podpis, a jego szczegóły i dane są zaszyfrowane i bezpieczne przechowywane. W ten sposób za każdym razem, gdy będziesz składać podpis elektroniczny, jego ważność jest weryfikowana, a Twoja tożsamość zostanie potwierdzona.
Dlaczego warto zainwestować w kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpis kwalifikowany umożliwia elektroniczny obrót dokumentami urzędowymi, kadrowymi i biznesowymi. Jego wykorzystywanie jest bezpieczne i znacznie ułatwia codzienne funkcjonowanie, gwarantując nam:
przyspieszenie procesów i usprawnienie obiegu dokumentów;
zwiększenie bezpieczeństwa danych dzięki zastosowanej technologii;
wysoki komfort = dowolna pora i miejsce;
ekonomiczność = oszczędność czasu;
łatwość walidacji;
budowanie wiarygodności przedsiębiorstwa;
sprzyjanie ochronie środowiska.
Jak wygląda procedura wyrabiania kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Podstawą do rozpoczęcia procedury wyrabiania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest wybór rodzaju podpisu adekwatnego do potrzeb oraz wypełnienie wniosku. Podczas wizyty w IdeaPlace upoważniony i wykwalifikowany pracownik przeprowadzi procedurę potwierdzenia tożsamości. Po pozytywnej weryfikacji wniosek wysyłany jest do Certum by Asseco w celu jego rozpatrzenia. Końcowym etapem jest dokonanie płatności za usługę potwierdzenia tożsamości oraz wybrany rodzaj podpisu i tryb jego wydania (dostępne: 30 min/24h/7 dni).
Jak wygląda procedura potwierdzenia tożsamości?
Potwierdzenie tożsamości to niezbędny element do uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Do tego procesu potrzebujesz dokumentu, który wykorzystany był do wprowadzenia danych we wniosku. Dla osoby posiadającej polskie obywatelstwo jest to dowód osobisty lub paszport, a w przypadku obcokrajowca będzie to paszport.
Do podpisu z danymi firmowymi niezbędne dodatkowe dokumenty to: aktualny KRS świadczący o zajmowanym stanowisku lub pełnomocnictwo i oświadczenie podpisane przez osobę do tego upoważnioną. Termin potwierdzenia tożsamości możesz uzgodnić z operatorem pracującym w biurze IdeaPlace.
Jaki podpis wybrać? CERTUM mini na pendrive czy Simply Sign?
Dokonując wyboru między rodzajem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy uwzględnić jego charakterystykę i sposób jego zastosowania. Kwalifikowany podpis elektroniczny dostępny jest w dwóch wariantach:
- Simply Sign – idealny dla osób, które w dużej mierze pracują zdalnie, a więc i najczęściej osób mobilnych mających potrzebę korzystania z podpisu poza jednym miejscem. Jest to wygodna opcja, ponieważ do tego rodzaju podpisu nie jest potrzebny dostęp do komputera, a jedynie telefon z zainstalowaną aplikacją;
- Certum Mini – jest to podpis zakodowany na karcie obsługiwanej przez czytnik w formie pendrive’a. Rozwiązanie to jest idealne dla osób pracujących stacjonarnie z ciągłym dostępem do komputera.
Co składa się na cenę kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Należy uwzględnić dwa kluczowe czynniki wpływające na ostateczny koszt rozwiązania:
- Wybór rodzaju podpisu (Simply Sign /Certum Mini) oraz czas jego ważności (1 rok /2 lata /3 lata);
- Tryb wydania podpisu, czyli szybkość wydania certyfikatu przez Certum (dostępne warianty: 30 min/ 24 godziny/7 dni).
Kto korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Każdy, kto dąży do optymalizacji działań niezależnie od sfery życia. Kwalifikowany podpis elektroniczny obecnie jest kojarzony jako narzędzie do załatwiania spraw przez internet, który potwierdza autorstwo dokumentu, biorąc jednocześnie za nie pełną odpowiedzialność.
Możemy się pokusić o wskazanie kilku najważniejszych grup, które na porządku dziennym korzystają z kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
- księgowi/księgowe;
- kadrowi/kadrowe;
- prawnicy/prawniczki;
- przedsiębiorcy/przedsiębiorczynie;
- osoby upoważnione do podpisywania dokumentacji z ramienia firm;
- osoby, które chcą składać dokumentację elektronicznie bez kolejek.
Można przypuszczać, że podpis elektroniczny będzie coraz popularniejszą formą służącą do podpisywania dokumentów elektronicznych ze względu na to, że coraz więcej spraw załatwiamy online, a także z uwagi na poziom bezpieczeństwa, jaki zapewnia ta forma przesyłania dokumentów. W efekcie zdefiniowanie grupy odbiorców nie będzie już zasadne, ponieważ każdy z nas będzie posiadaczem takiej wersji podpisu.
Jeśli zatem i Ty dążysz do usprawnienia swoich działań i rozważasz zainwestowanie w nowoczesne narzędzie ułatwiające funkcjonowanie nie tylko w biznesie, ale i codziennym życiu, odwiedź IdeaPlace.
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
