Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak uzyskać go z IdeaPlace?

Zdecydowaliśmy się na kolejny etap rozwoju, poszerzając wachlarz usług, które oferujemy w ramach wsparcia biznesowego. Od teraz w IdeaPlace można wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest równoważny z podpisem składanym odręcznie i akceptowanym przy załatwianiu większości spraw administracyjnych, prawnych i biznesowych na terenie UE. Dostarczamy zatem profesjonalne i bezpieczne rozwiązanie, które zdecydowanie ułatwi Ci codzienne funkcjonowanie i podniesie efektywność Twoich działań. 

Czym właściwie jest podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest cyfrowym zapisem informacji o tożsamości jego właściciela. Dane te zapisane są na certyfikacie, który otrzymuje każdy, kto chce wyrobić e-podpis. Bardzo istotne znaczenie ma słowo „kwalifikowany”, które oznacza, że  tożsamość osoby chcącej korzystać z podpisu kwalifikowanego zostanie zawsze zweryfikowana, zanim uzyska e-podpis, a jego szczegóły i dane są zaszyfrowane i bezpieczne przechowywane. W ten sposób za każdym razem, gdy będziesz składać podpis elektroniczny, jego ważność jest weryfikowana, a Twoja tożsamość zostanie potwierdzona.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak założyć i dlaczego warto?

Podpis kwalifikowany umożliwia elektroniczny obrót dokumentami urzędowymi, kadrowymi i biznesowymi. Jego wykorzystywanie jest bezpieczne i znacznie ułatwia codzienne funkcjonowanie, gwarantując nam:

przyspieszenie procesów i usprawnienie obiegu dokumentów;

zwiększenie bezpieczeństwa danych dzięki zastosowanej technologii;

wysoki komfort = dowolna pora i miejsce;

ekonomiczność = oszczędność czasu;

łatwość walidacji;

budowanie wiarygodności przedsiębiorstwa;

sprzyjanie ochronie środowiska.

Sama procedura uzyskania podpisu kwalifikowanego nie należy do przesadnie skomplikowanych – dziś korzystają z niej nie tylko właściciele firm, ale również osoby prywatne, które chcą sprawniej załatwiać rozmaite formalności. Kluczową zaletą tej formy podpisu elektronicznego jest fakt, że posiada on pełną moc prawną i można posługiwać się nim we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej.

Jak uzyskać podpis elektroniczny kwalifikowany? Poradnik krok po kroku

Podstawą do rozpoczęcia procedury wyrabiania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest wybór rodzaju podpisu adekwatnego do potrzeb oraz wypełnienie wniosku. Podczas wizyty w IdeaPlace upoważniony i wykwalifikowany pracownik przeprowadzi procedurę potwierdzenia tożsamości. Po pozytywnej weryfikacji wniosek wysyłany jest do Certum by Asseco w celu jego rozpatrzenia. Końcowym etapem jest dokonanie płatności za usługę potwierdzenia tożsamości oraz wybrany rodzaj podpisu i tryb jego wydania (dostępne: 30 min/24h/7 dni). 

Weryfikacja tożsamości 

Podczas wizyty w IdeaPlace upoważniony i wykwalifikowany pracownik przeprowadzi procedurę potwierdzenia tożsamości, do czego niezbędny jest dowód osobisty, paszport lub karta stałego pobytu.

Jak uzyskać podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem?

W celu uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy złożyć stosowny wniosek o wydanie certyfikatu i potwierdzić tożsamość. Następnie można przejść do pobrania i instalacji oprogramowania niezbędnego do używania e-podpisu.

Jak zweryfikować kwalifikowany podpis elektroniczny?

Aby zweryfikować autentyczność podpisu złożonego na elektronicznym dokumencie, można wykorzystać bezpłatne programy takie jak Adobe Reader, postępując zgodnie z poniższą instrukcją: 

1. Otwórz dokument PDF, na którym widnieje podpis kwalifikowany;
2. Kliknij pole faksymile w dokumencie – wówczas powinna pojawić się informacja o autorze podpisu oraz integralności dokumentu
3. Kliknij pole “właściwości podpisu”, aby zobaczyć informację o autorze i czasie złożenia e-podpisu
4. Kliknij opcję “Pokaż certyfikat autora podpisu”

W sytuacji, gdy nie widzisz lub nie możesz odnaleźć graficznej sygnatury podpisu, przejdź do Panelu Podpisu, który znajduje się w górnej części dokumentu PDF. W kolejnym kroku wybierz ikonę stalówki – Szczegółu podpisu – Szczegóły zatwierdzenia. 

Jak wygląda procedura potwierdzenia tożsamości? 

Potwierdzenie tożsamości to niezbędny element do uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Do tego procesu potrzebujesz dokumentu, który wykorzystany był do wprowadzenia danych we wniosku. Dla osoby posiadającej polskie obywatelstwo jest to dowód osobisty lub paszport, a w przypadku obcokrajowca będzie to paszport.

Do podpisu z danymi firmowymi niezbędne dodatkowe dokumenty to: aktualny KRS świadczący o zajmowanym stanowisku lub pełnomocnictwo i oświadczenie podpisane przez osobę do tego upoważnioną. Termin potwierdzenia tożsamości możesz uzgodnić z operatorem pracującym w biurze IdeaPlace. 

Jak założyć podpis kwalifikowany dla obcokrajowca?

Procedura uzyskania podpisu kwalifikowanego przez cudzoziemca przebiega w sposób analogiczny jak w przypadku obywatela Polski. Różnica dotyczy jedynie procesu weryfikacji tożsamości właściciela podpisu, a konkretniej dokumentu stanowiącego jej podstawę. Osoba, która nie posiada obywatelstwa polskiego, może bowiem legitymować się paszportem lub dowodem osobistym, który musi dodatkowo figurować w Publicznym Rejestrze Autentycznych Dokumentów Tożsamości i Dokumentów Podróży publikowanym przez Radę Unii Europejskiej. 

Możliwość uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego mają również obcokrajowcy, którzy nie posiadają numeru PESEL. W takich przypadkach niezbędną weryfikację tożsamości przeprowadza się w Punktach Firmowych Certum lub Punktach Partnerskich. Formalności tej można dokonać również u notariusza. Ważne jednak, aby wybrany specjalista znajdował się w wykazie stowarzyszeń i izb notarialnych, takich jak Krajowa Rada Notarialna, Międzynarodowe Zrzeszenie Notariuszy czy Europejski Spis Notariuszy.

Jaki podpis wybrać? CERTUM mini na pendrive czy Simply Sign?

Dokonując wyboru między rodzajem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy uwzględnić jego charakterystykę i sposób jego zastosowania. Kwalifikowany podpis elektroniczny dostępny jest w dwóch wariantach: 

• Simply Sign – idealny dla osób, które w dużej mierze pracują zdalnie, a więc i najczęściej osób mobilnych mających potrzebę korzystania z podpisu poza jednym miejscem. Jest to wygodna opcja, ponieważ do tego rodzaju podpisu nie jest potrzebny dostęp do komputera, a jedynie telefon z zainstalowaną aplikacją;
• Certum Mini – jest to podpis zakodowany na karcie obsługiwanej przez czytnik w formie pendrive’a. Rozwiązanie to jest idealne dla osób pracujących stacjonarnie z ciągłym dostępem do komputera. 

Co składa się na cenę kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Należy uwzględnić dwa kluczowe czynniki wpływające na ostateczny koszt rozwiązania: 

1. Wybór rodzaju podpisu (Simply Sign /Certum Mini) oraz czas jego ważności (1 rok /2 lata /3 lata);
2. Tryb wydania podpisu, czyli szybkość wydania certyfikatu przez Certum (dostępne warianty: 30 min/ 24 godziny/7 dni). 

Kto korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Każdy, kto dąży do optymalizacji działań niezależnie od sfery życia. Kwalifikowany podpis elektroniczny obecnie jest kojarzony jako narzędzie do załatwiania spraw przez internet, który potwierdza autorstwo dokumentu, biorąc jednocześnie za nie pełną odpowiedzialność. 

Możemy się pokusić o wskazanie kilku najważniejszych grup, które na porządku dziennym korzystają z kwalifikowanego podpisu elektronicznego: 

• księgowi/księgowe;
• kadrowi/kadrowe;
• prawnicy/prawniczki;
• przedsiębiorcy/przedsiębiorczynie;
• osoby upoważnione do podpisywania dokumentacji z ramienia firm;
• osoby, które chcą składać dokumentację elektronicznie bez kolejek.

Jakie dokumenty można podpisać po uzyskaniu elektronicznego podpisu kwalifikowanego?

Elektroniczny podpis kwalifikowany to bez wątpienia najbardziej uniwersalna forma e-podpisu, gwarantująca szerokie zastosowanie. Za jej pomocą możliwe jest:

• podpisywanie wszelkich umów cywilno-prawnych (np. umowy o pracę, umowy najmu mieszkania);
• składanie deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego;
• składanie sprawozdań finansowych do KRS;
• elektroniczny obieg fakturowania;
• udział w przetargach i aukcjach, w tym rejestracji i identyfikacji podmiotu oraz zawierania umów;
• weryfikacja i potwierdzanie tożsamości w urzędach administracji publicznej (e-Deklaracje, Program Płatnik, ePUAP);
• podpisywanie dokumentów kadrowych;
• podpisywanie dokumentacji medycznej i szkoleniowej (np. w Ośrodkach Szkolenia Kierowców).

Gdzie można uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Skorzystaj z usługi IdeaPlace!

Można przypuszczać, że podpis elektroniczny będzie coraz popularniejszą formą służącą do podpisywania dokumentów elektronicznych ze względu na to, że coraz więcej spraw załatwiamy online, a także z uwagi na poziom bezpieczeństwa, jaki zapewnia ta forma przesyłania dokumentów. W efekcie zdefiniowanie grupy odbiorców nie będzie już zasadne, ponieważ każdy z nas będzie posiadaczem takiej wersji podpisu. 

Jeśli zatem i Ty dążysz do usprawnienia swoich działań i rozważasz zainwestowanie w nowoczesne narzędzie ułatwiające funkcjonowanie nie tylko w biznesie, ale i codziennym życiu, odwiedź IdeaPlace. 

Jutta Hutsch-Kasprzyk

Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.