Wraz z przejściem wielu firm na tryb pracy zdalnej pojawiła się konieczność przeniesienia do kanału online dużej części firmowych procesów. Dotyczy to również onboardingu nowych pracowników, który – podobnie jak rekrutacja – coraz częściej realizowany jest w trybie remote. To stawia przed właścicielami firm nowe wyzwania – umiejętnie przygotowany program onboardingowy to bowiem klucz do udanej współpracy. Jak im sprostać i sprawić, by zdalny onboarding był równie efektywny? W tym artykule dzielimy się praktycznymi wskazówkami na temat tego, jak przeprowadzić udane wdrożenie nowego pracownika na odległość!

Co to jest onboarding i dlaczego jest ważny?

Onboarding, czyli proces wdrożenia nowego pracownika w firmie, stanowi jeden z kluczowych procesów HR. Od niego bowiem w dużej mierze zależy to, czy dana osoba zdecyduje się pozostać w organizacji po okresie próbnym. Umiejętnie zorganizowany plan onboardingu ma przede wszystkim zapewnić nowym członkom zespołu warunki umożliwiające szybkie odnalezienie się w nowym środowisku i rozpoczęcie swobodnej, samodzielnej pracy. 

Dlaczego onboarding jest ważny? Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że nowy pracownik w firmie to każdorazowo seria pierwszych wrażeń: pierwszy dzień w pracy, pierwsze spotkanie z liderem i współpracownikami, pierwsze zadania i okazja do zaprezentowania się jako specjalista przed zespołem. Nowo zatrudnione osoby są zwykle zmotywowane i wykazują się entuzjazmem na myśl o czekających na nie wyzwaniach zawodowych. Początkową ekscytację można jednak łatwo zaprzepaścić, jeśli pracownik od pierwszych dni zderzy się z obojętnością innych pracowników i stosem chaotycznie przekazywanych informacji.

Według danych Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ang. Society for Human Resource Management, SHRM), rotacja pracowników może sięgać nawet 50% w ciągu pierwszych 18 miesięcy zatrudnienia. Dla firmy oznacza to konieczność wznowienia rekrutacji, a więc ponownego zainwestowania czasu i pieniędzy. Odchodzący pracownicy mogą ponadto wywierać presję na obciążone zasoby, pogarszając firmową atmosferę. Nieumiejętnie zaplanowany onboarding może się do tego istotnie przyczynić. W okresie wdrożeniowym nowo zatrudnione osoby weryfikują bowiem, czy obraz pracodawcy przedstawiony w trakcie rekrutacji znajduje odzwierciedlenie w codziennej pracy. Warto więc zadbać o jego pozytywne doświadczenia.

Ile trwa wdrożenie nowego pracownika?

Badania przeprowadzone na polskim rynku szacują, że w 56% rodzimych firm program onboardingowy trwa zaledwie tydzień, podczas gdy zalecenia autorki modelu onboardingowego 4C, Tayli N. Bauer, wskazują, że nowy pracownik potrzebuje średnio 90 dni, by w pełni usamodzielnić się na nowym stanowisku pracy.

Tydzień to zatem stanowczo zbyt krótko, by pracownik mógł w pełni poznać firmę i ludzi, z którymi będzie współpracował, oraz poczuć się pewnie w swojej roli, efektywnie realizując codzienne obowiązki.

Korzyści związane z przemyślanym programem onboardingowym

Umiejętnie przeprowadzony onboarding jest kluczowy do tego, by pracownik był odpowiednio przygotowany do swobodnej pracy, utrzymując zaangażowanie i motywację na wysokim poziomie. Efektywnie zrealizowany plan onboardingowy ma również wpływ na to, jak szybko nowy członek zespołu osiągnie pełną samodzielność na stanowisku pracy, w całości przejmując swoje obowiązki. 

Proces onboardingu może ponadto wesprzeć nowego pracownika w łatwiejszej adaptacji do kultury organizacyjnej i skutecznego zbudowania poczucia przynależności do firmy, co również jest ważnym elementem w kontekście zwiększania retencji pracowników. 

Wyzwania dla zdalnego onboardingu

Kluczowym wyzwaniem zdalnego onboardingu nadal okazuje się brak bezpośredniego kontaktu z przełożonymi i współpracownikami. Z tego powodu nowi pracownicy zdalni mogą niekiedy odczuwać poczucie osamotnienia czy odizolowania od reszty zespołu. Pracując wspólnie w biurze, znacznie łatwiej o spontaniczne spotkania przy kawie i rozmowy także z osobami z innych działów, z którymi nie współpracuje się na co dzień, do czego nie mają jednak okazji pracownicy zdalni. Dlatego ważnym punktem każdego programu onboardingowego, zwłaszcza realizowanego w trybie zdalnym, powinna być troska o to, by już od pierwszego dnia pracy nowe osoby mogły poczuć się częścią organizacji.

Proces adaptacyjny – gdzie go najlepiej przejść?

Od tego, jak przebiegnie proces onboardingu, często zależy to, czy współpraca z nowo zatrudnionym pracownikiem będzie kontynuowana po zakończeniu okresu wdrożeniowego. Warto więc zadbać o to, by nie tylko program onboardingowy był umiejętnie przygotowany, ale również samo miejsce onboardingu sprzyjało efektywnej współpracy.

Miejsce pracy

Niektóre firmy zatrudniając zdalnych pracowników, wymagają ich obecności w miejscu pracy przez pierwszy tydzień lub dwa wdrożenia. Organizując onboarding w takiej formie, należy przede wszystkim przygotować profesjonalne stanowisko pracy, dostarczając uprzednio wszystkie niezbędne sprzęty i komplet najważniejszych dostępów. Warto też zapowiedzieć pozostałym pracownikom, kiedy dokładnie pojawi się nowy pracownik, przedstawić go im i oprowadzić po firmie, pokazując codzienność organizacji.

Biuro coworkingowe

Bezpośrednie poznanie na żywo może być istotnym punktem wyjścia do dalszej owocnej współpracy, dlatego warto w ramach onboardingu zaplanować stacjonarne spotkanie zapoznawcze z resztą zespołu. Jeśli firma pracuje całkowicie zdalnie i nie posiada własnego biura, wygodną opcją okazuje się wówczas coworking dla firm. W Idea Place udostępniamy możliwość wynajęcia sali konferencyjnej na godziny, tworząc profesjonalne i w pełni komfortowe warunki do integracji zespołu i spotkania w większym gronie.

Miejsce zamieszkania

Zdalny onboarding może być nieco utrudniony, jeśli realizujemy go w warunkach domowych. Pierwsze dni w nowej firmie z pewnością wymagają skupienia, ciszy i profesjonalnych warunków pracy, o które niekiedy trudno w domowym zaciszu. W takiej sytuacji warto skorzystać z usługi coworkingu dla freelancerów – w pełni wyposażona przestrzeń biurowa z pewnością ułatwi samoorganizację, pozwalając skoncentrować się na nowych wyzwaniach zawodowych.

Model 4C, czyli skuteczny plan onboardingu zdalnego

Skuteczny plan onboardingowy – zgodnie z modelem wspomnianej wyżej badaczki Tayli N. Bauer – powinien zawierać cztery kluczowe poziomy: 

  1. Compliance (zgodność) – firma powinna zapewnić nowym pracownikom niezbędną wiedzę z zakresu procedur, regulacji, spraw organizacyjnych i wszelkich istotnych formalności, przeprowadzić wymagane szkolenia BHP i w bezpieczny sposób przekazać narzędzia oraz dostępy do systemów;
  2. Clarification (wyjaśnienie) – kluczowym punktem onboardingu jest przekazanie w klarowny sposób obowiązków i wyjaśnienie nowej osobie jej roli w organizacji, upewniając się, że pracownik dokładnie wie, jakie są wobec niego oczekiwania i w jaki sposób może je spełnić;
  3. Culture (kultura) – zadaniem firmy jest też przekazanie nowym członkom zespołu misji, wizji i wartości, jakimi kieruje się organizacja – jest to bowiem podstawa, na której oparty jest sposób pracy i komunikacji w firmie;
  4. Connection (więzi) – istotnym zadaniem planu onboardingowego pozostaje zintegrowanie nowych pracowników z zespołem i skuteczne budowanie relacji, które będą miały wpływ na ogólną atmosferę w firmie.

Baza wiedzy online – pomysł na wprowadzenie nowego pracownika na stanowisko pracy

W trakcie pierwszego dnia pracy nowym członkom zespołu trzeba przekazać komplet niezbędnych informacji. Warto jednak uważać na to, by nie przytłoczyć nowej osoby nadmiarem wiadomości, ale przekazać istotne informacje w czytelny i uporządkowany sposób. 

W tym celu warto opracować wewnętrzną bazę wiedzy, która ustandaryzuje wiedzę przekazywaną nowym pracownikom, gwarantując spójność i kompletność tych informacji. Świetnie sprawdzą się również wszelkiego rodzaju przewodniki i checklisty, które są pomocne zarówno dla osoby wdrażanej, jak i zespołu odpowiedzialnego za onboarding. Warto w nich wyjaśnić, jak krok po kroku wygląda proces onboardingu, jakie są plany na pierwsze dni i tygodnie pracy w nowym miejscu, jakie są zasady komunikacji i współpracy w firmie czy zawrzeć odpowiedzi na pytania, które mogą budzić wątpliwości wśród osób dołączających do zespołu. 

Ważne jest jednak to, by nie zapędzić się w tworzeniu opasłych dokumentów, pamiętając, że onboarding w swym założeniu nie ma być procesem jednostronnym. Skuteczny program onboardingowy to nie raz spisany dokument do przeczytania, ale ciągła komunikacja i rozłożony w czasie proces.

Jak zdalnie wprowadzić nowego pracownika do firmy krok po kroku?

Dobry program onboardingowy powinien zakładać obecność mentora, czyli osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za opiekę nad nowym pracownikiem w trakcie pierwszych tygodni pracy. Rolą mentora jest jednak nie tylko wdrożenie w obowiązki – to także osoba do kontaktu w razie wątpliwości, pytań czy problemów, dzięki której nowy członek zespołu czuje, że ma wsparcie i wie, do kogo może zwrócić się w razie trudności. 

Pierwszego dnia pracy lider zespołu powinien przedstawić nową osobę całej organizacji, np. za pośrednictwem ogólnodostępnego kanału na firmowym komunikatorze, opisując krótko jej rolę, doświadczenie, zainteresowania itp. Warto również zaplanować spotkania wideo z przełożonym i zespołem, pamiętając o tym, że nowe osoby mają zwykle wiele pytań i wątpliwości, z którymi nie powinny pozostawać same. 

Ocena i doskonalenie procesu wdrożenia pracownika

W ramach planu onboardingowego warto zaplanować regularne spotkania w celu podsumowywania na bieżąco poszczególnych etapów. Tworzy to przestrzeń do dyskusji, wymiany spostrzeżeń i omówienia zarówno postępów, jak i potrzeb czy ewentualnych uwag. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i nieprzyjemnych zaskoczeń, a nowy pracownik będzie dokładnie wiedział, czy dobrze wypełnia swoje obowiązki. 

Kolejną istotną kwestią jest feedback od nowych pracowników. Na koniec okresu wdrożeniowego warto im udostępnić ankietę oceniającą poziom satysfakcji z procesu onboardingu i jego ogólną ocenę, dzięki czemu firma zyska cenne źródło wiedzy na temat tego, jak może go w przyszłości usprawnić.

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.