Każdy przedsiębiorca, który ma za sobą założenie własnej działalności, wie, jak dużą rolę w dalszym funkcjonowaniu biznesu odgrywa adres firmy. To nie tylko miejsce, do którego trafia korespondencja, ale i wizytówka spółki, która ma znaczący wpływ na jej wizerunek, prestiż, a nawet kontakt z potencjalnymi klientami. Jak zatem wybrać adres prowadzenia działalności, aby przyniósł biznesowe korzyści?

Siedziba firmy a adres firmy

Za siedzibę spółki uznajemy konkretną miejscowość, w której przedsiębiorca świadczy swoje usługi, natomiast adresem spółki jest wskazana w KRS ulica, numer budynku i lokalu.

Zgodnie z prawem, każda działalność gospodarcza założona w Polsce powinna mieć swoją siedzibę – z jednym wyjątkiem. Stała siedziba firmy nie jest konieczna, jeżeli świadczone usługi będą miały charakter mobilny. Mowa zatem o sytuacji, gdy przedsiębiorca wykonuje je u klientów rozproszonych po wielu miastach czy województwach.

Adres siedziby firmy nie musi być wskazywany przez osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność. Wówczas we wniosku o wpis do CEIDG należy wybrać opcję „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Nadal istnieje jednak obowiązek wskazania adresu do doręczeń korespondencji urzędowej oraz miejsca jej przechowywania (który może być inny niż adres siedziby firmy).

Siedziba firmy – definicja i znaczenie

Pod terminem siedziba firmy rozumie się miejsce stałego prowadzenia działalności gospodarczej. Konieczność podania takiego adresu wynika wprost z obowiązujących przepisów regulujących zasady wpisu do CEIDG oraz KRS. Jest to kluczowe przede wszystkim z uwagi na liczne obowiązki administracyjno-prawne, jakie ciążą nad przedsiębiorcami. Siedziba firmy musi być obowiązkowo wskazana przez osoby prowadzące spółki cywilne lub handlowe.

Siedziba firmy – co to znaczy dla różnych rodzajów działalności?

W przypadku spółki cywilnej siedzibą jest adres prowadzenia działalności. Spółka handlowa ma natomiast obowiązek wskazać we wniosku o wpis do KRS miejscowość, na której terenie znajduje się jej organ zarządzający. W jej przypadku siedziba firmy to inaczej miejsce, w którym przebywa zarząd danego przedsiębiorstwa.

Siedziba spółki – definicja

Siedziba spółki to konkretna miejscowość widniejąca w umowie spółki lub jej statucie, która wskazuje, gdzie zlokalizowane jest główne centrum zarządzania i działalności firmy. W praktyce siedziba spółki to zatem miejsce, w którym prowadzone są zgromadzenia wspólników i zarządu. To również tam zapadają kluczowe decyzje dotyczące prowadzonej działalności.

Adres siedziby a miejsce prowadzenia działalności gospodarczej

Jak zostało już wspomniane, siedzibą firmy jest miejsce, w którym znajduje się jego zarząd. Nie musi być ono jednak równoznaczne z tym, że to właśnie w tej siedzibie obsługiwani są klienci. W przepisach możemy znaleźć definicję miejsca prowadzenia działalności, czyli dokładne określenie adresu, pod którym realizowane są czynności lub usługi oferowane przez firmę. To dowolne, ale inne niż siedziba miejsce działalności gospodarczej, które charakteryzuje się wystarczającą stałością, odpowiednim stanem technicznym i zapleczem personalnym, aby móc realizować swoje usługi.

Jak wybrać adres firmowy i czy ma on znaczenie?

Adres rejestrowy dla firm jest istotny nie tylko ze względów biznesowych, ale i z uwagi na możliwość rozliczania kosztów oraz miejsce dopełniania formalności. To na wskazany w KRS adres będzie docierała korespondencja urzędowa, dlatego powinno być to miejsce, w którym listy będą na bieżąco odbieranie i, w razie potrzeby, przechowywane.

Warto pamiętać o również o tym, że odpowiedni adres firmowy może przyciągnąć nowych klientów i pozytywnie wpłynąć na wizerunek biznesu. Firma zlokalizowana w prestiżowym miejscu wzbudza zaufanie i daje wiele możliwości rozwoju przedsiębiorstwa.

Czy adres zameldowania ma związek z siedzibą?

Co do zasady, adres zameldowania przedsiębiorcy nie wpływa w żaden sposób na siedzibę działalności gospodarczej. We wniosku rejestracyjnym firmy znajduje się bowiem jedynie adres zamieszkania wnioskodawcy – nie ma wymogu wskazywania w nim dodatkowo adresu zameldowania.

Gdzie może znajdować się siedziba firmy?

Istnieje możliwość, aby za siedzibę firmy wskazać własny dom lub mieszkanie, przeznaczając na ten cel całe mieszkanie lub tylko jego część, np. pokój. Należy jednak pamiętać, że jako przedsiębiorca musisz posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zamierzasz zgłosić do CEIDG.

Kolejną, najbardziej tradycyjną opcją jest biuro stacjonarne, dla którego nowoczesną i zyskującą popularność alternatywą staje się wirtualne biuro. Z tego rozwiązania ochoczo korzystają szczególnie mniejsze firmy, start-up’y czy freelancerzy, którym zależy na elastyczności i prestiżowym adresie, bez konieczności wynajmu fizycznej przestrzeni biurowej.

Wspólny adres siedziby firmy dla kilku przedsiębiorstw – czy to możliwe?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, przedsiębiorcy mogą prowadzić firmy pod wspólnym adresem, pod warunkiem że posiadają tytuł prawny do danej nieruchomości, której adres ma zostać zgłoszony do CEIDG. Co istotne, jako tytuł prawny rozumie się nie tylko prawo własności, ale również prawo najmu, dzierżawy czy użyczenia.

Jak zgłosić miejsce prowadzenia działalności?

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność w stałym miejscu, powinien zgłosić do CEIDG adres stałego miejsca prowadzenia działalności. Miejsce prowadzenia działalności może być określone poprzez konkretny adres lub inne, nietypowe miejsce, które musi zostać dokładnie opisane.

Jeśli natomiast działalność firmy będzie się wiązać z częstymi zmianami miejsca wykonywania usługi lub będzie miała charakter mobilny, nie ma obowiązku wskazywania adresu stałego miejsca wykonywania działalności. W takim przypadku wniosku o wpis do CEIDG przedsiębiorca powinien wybrać opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Jedynym wpisanym adresem musi być adres do doręczeń, czyli np. miejsce zamieszkania przedsiębiorcy lub wirtualne biuro, jeśli zdecyduje się on na skorzystanie z tej usługi.

Siedziba firmy w domu lub mieszkaniu — plusy i minusy

Z uwagi na specyfikę wielu działalności, których usługi świadczone są w różnych miejscach lub online, oraz na rosnące ceny wynajmu przestrzeni biurowych, wiele osób decyduje się na zarejestrowanie firmy pod adresem swojego domu lub mieszkania. Takie rozwiązanie gwarantuje bez wątpienia oszczędność czasu i pieniędzy, elastyczność i komfortowe warunku pracy, trzeba jednak pamiętać także o kilku istotnych minusach. Siedziba firmy w miejscu zamieszkania to problematyczne rozliczanie kosztów oraz znacznie mniejsza prywatność. Ważne są tu także kwestie wizerunkowe, ponieważ firma zarejestrowana w domu może być przez niektórych postrzegana jako niewiarygodna i mało prestiżowa. Co więcej, jeśli przedsiębiorca decyduje się na wykonywanie obowiązków służbowych z domu, ograniczona jest jego możliwość nawiązywania kontaktów, a zachowanie równowagi między życiem prywatnych a zawodowym staje się sporym wyzwaniem.

Wynajem lokalu — plusy i minusy

Wynajem całego lokalu do rejestracji własnej działalności zapewnia niezależność, komfort, możliwość zapewnienia miejsca pracy dla wielu osób. Wiąże się z tym jednak istotna wada, ponieważ wynajem powierzchni to bardzo kosztowne rozwiązanie, które może być obciążające szczególnie na starcie działalności. To także spora odpowiedzialność i konieczność stałego przebywania w biurze przynajmniej jednej osoby, która mogłaby odbierać korespondencję. Wielu młodych przedsiębiorców, a także firm pracujących całkowicie zdalnie, rezygnuje z takiego rozwiązania, ponieważ jest ryzykowne i nieopłacalne.

Wirtualne biuro — kiedy rozważyć usługę?

Moment, w którym minusy wynajmu całej powierzchni biurowej oraz rejestracja firmy we własnym mieszkaniu przewyższają plusy, składnia wielu przedsiębiorców do skorzystania z usługi wirtualnego biura. Jest to rozwiązanie szczególnie cenione przez freelancerów, jak i właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki zarejestrowaniu firmy w wirtualnym biurze zyskujesz nie tylko adres w prestiżowej lokalizacji, ale i możliwość skorzystania z usług asystenckich. Osoba pracująca w wirtualnym biurze odbierze i, w razie potrzeby, prześle Ci Twoją korespondencję. Wirtualne biuro to pewność, że wszystkie sprawy Twojej firmy są pod kontrolą, nawet jeśli pracujesz z drugiego końca kraju czy świata.

W IdeaPlace wychodzimy naprzeciw nowoczesnym przedsiębiorcom, którzy szukają najlepszych rozwiązań dla swojego biznesu. Myślisz o prestiżowym adresie dla firmy w samym sercu Wrocławia? Skontaktuj się z nami już dziś!

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.