Decyzja o założeniu własnej działalności gospodarczej powodowana jest często chęcią realizowania osobistych pomysłów biznesowych i zarabiania na własny rachunek. Wśród Polaków nie brakuje przedsiębiorczych osób, o czym świadczy liczba nowych firm – w 2024 roku każdego miesiąca w naszym kraju otwiera się bowiem średnio 30 tys. działalności gospodarczych. Jednym z podstawowych obowiązków w trakcie rejestracji firmy w CEIDG jest wskazanie adresu jej siedziby. Pierwszą myślą wielu przedsiębiorców, zwłaszcza początkujących lub pracujących w pełni zdalnie, jest często prywatny adres zamieszkania. Czy warto jednak wykorzystywać domowy adres w tych celach? Sprawdź wady i zalety tego rozwiązania i poznaj alternatywne możliwości! 

Czy można prowadzić działalność gospodarczą w domu lub własnym mieszkaniu?

Jak wspomniano, założenie własnej działalności wymaga uprzedniej rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej, do czego niezbędny jest adres siedziby. Prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu jest prawnie możliwe i co do zasady nie wymaga informowania o tym fakcie wspólnoty mieszkaniowej.

Sytuacja wygląda jednak inaczej w momencie, gdy przedsiębiorca planuje otworzyć w lokalu mieszkaniowym np. gabinet lekarski czy salon fryzjerski, co wiąże się z koniecznością zaadaptowania części mieszkania do planowanej działalności, wywołując tym samym zmianę warunków korzystania z lokalu. Wówczas wymagane jest uzyskanie stosownej zgody od wspólnoty mieszkaniowej, a następnie zgłoszenie w starostwie zmiany sposobu użytkowania części lub całości mieszkania. 

Działalność gospodarcza w wynajmowanym mieszkaniu

Aby móc zarejestrować działalność gospodarczą w mieszkaniu, przedsiębiorca musi dysponować tytułem prawnym do danej nieruchomości. Może nim być np. prawo własności lub współwłasności, umowa najmu, umowa użyczenia czy prawo użytkowania wieczystego. Chcąc wskazać jako siedzibę firmy wynajmowane mieszkanie, należy posiadać zgodę właściciela na prowadzenie działalności w należącym do niego lokalu.

To ważna formalność, którą należy dopełnić – brak pozwolenia może bowiem skutkować wykreśleniem firmy z CEIDG, a także szeregiem problemów związanych z rejestracją VAT. Urząd skarbowy może w takiej sytuacji np. zakwestionować wydatki poniesione w związku z bezprawnym użytkowaniem lokalu mieszkalnego na potrzeby prowadzonej działalności, narażając tym samym przedsiębiorcę na poważne straty finansowe. 

Jakie wady niesie za sobą prowadzenie działalności w mieszkaniu?

Mimo że prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu może z pozoru wydawać się najprostszym rozwiązaniem, głębsza analiza tego zagadnienia pokazuje, że ma ono swoje istotne wady. 

Wyższa stawka podatku od nieruchomości

Rejestracja działalności w mieszkaniu może skutkować wyższą stawką podatku od nieruchomości, odpowiednią dla powierzchni przeznaczonej na działalność gospodarczą. Kwota ta wzrośnie np. w sytuacji, gdy jeden pokój w mieszkaniu zostanie wydzielony na cele firmowe – nawet jeśli nie wymaga to remontu czy przebudowy budynku. Warto jednak zaznaczyć, że choć podatek wzrośnie dla tej części mieszkania, przedsiębiorca nadal będzie miał możliwość ująć poniesiony z tego tytułu wydatek w kosztach prowadzonej działalności. 

Kontrole skarbowe 

Kontrola skarbowa może odbyć się w mieszkaniu przedsiębiorcy, jeśli lokal został wskazany jako siedziba firmy, jest w nim prowadzona działalność lub są przechowywane księgi podatkowe. Wizyta kontrolna urzędników zawsze stanowi dość stresujące wydarzenie. W sytuacji, gdy odbywa się w domu, okazuje się często podwójnie stresująca i niekomfortowa – nie tylko dla właściciela firmy, ale również jego domowników. 

Rozliczanie mediów 

Rejestracja firmy we własnym domu w sytuacji, gdy lokal służy jednocześnie prowadzeniu działalności, jak i celom prywatnym, rodzi pewne problemy w zakresie rozliczania czynszu, mediów czy usług telekomunikacyjnych.

Obowiązujące przepisy podatkowe jasno stanowią, że wydatki ponoszone na eksploatację i utrzymanie mieszkania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku, gdy lokal (rozumiany jako cały budynek lub jedynie wydzielone w nim pomieszczenie) służy wyłącznie celom prowadzonej działalności gospodarczej. 

Natomiast w sytuacji, gdy pomieszczenie jest używane w celach osobistych, a działalność jest w nim prowadzona jedynie dodatkowo, przedsiębiorca musi precyzyjnie określić, jaka część lokalu służy faktycznej działalności, i na tej podstawie ustalić odpowiednie proporcje kosztów, które może odliczyć w zeznaniu podatkowym. 

Brak przestrzeni dedykowanej spotkaniom biznesowym

Prowadzenie działalności w domu lub mieszkaniu wiąże się zazwyczaj z brakiem profesjonalnej przestrzeni biurowej. To natomiast stanowi znaczne utrudnienie nie tylko w kontekście efektywnej pracy, ale również prowadzenia spotkań z klientami lub partnerami biznesowymi. W rezultacie mając siedzibę firmy we własnym domu, często i tak trzeba liczyć się z dodatkowymi wydatkami na organizację spotkań biznesowych w bardziej profesjonalnych warunkach. 

Udostępniony prywatny adres zamieszkania

Rejestracja firmy pod adresem domowym sprawia jednocześnie, że staje się on widoczny i publicznie dostępny w rejestrze CEIDG lub KRS, a także na wizytówce Google. Fakt ten może wiązać się z szeregiem niedogodności, w tym np. otrzymywaniem niepożądanych materiałów reklamowych. Szeroka dostępność adresu zamieszkania może potencjalnie wiązać się też z większym ryzykiem włamań. 

Warto ponadto dodać, że adres siedziby firmy nie pozostaje zupełnie obojętny również dla potencjalnych klientów czy partnerów biznesowych. Działalność zarejestrowana w domu budzi niekiedy wątpliwości, sprawiając, że firma wypada na mniej wiarygodną lub nieprofesjonalną. 

Zalety prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu

Mimo wymienionych wyżej problemów i niedogodności związanych z prowadzeniem działalności w mieszkaniu, nadal znajdują się osoby, które decydują się na ten krok, upatrując w nim dwóch kluczowych korzyści.

Brak kosztów wynajmu lokalu

Rejestracja działalności w domu lub mieszkaniu to przede wszystkim sposób na uniknięcie dodatkowych kosztów wynikających z wynajmu biura. Wydatki związane z utrzymaniem tradycyjnej przestrzeni biurowej niejednokrotnie przekraczają bowiem możliwości finansowe młodych przedsiębiorców. Dlatego wielu z nich zaczyna od siedziby działalności pod domowym adresem.

Redukcja czasu poświęconego na dojazdy

Prowadzenie działalności w domu to oszczędność, którą można rozpatrywać nie tylko z perspektywy finansowej, ale również pod kątem redukcji czasu, jaki w innym przypadku przedsiębiorca musiałby poświęcić na codzienne dojazdy do biura.

Prowadzenie firmy w domu a alternatywa w postaci wirtualnego biura

Pewną alternatywą zarówno dla drogiego w utrzymaniu tradycyjnego biura, jak i niewygodnego w praktycznym zastosowaniu prowadzenia działalności w domu, okazuje się wirtualne biuro. Dzięki tej nowoczesnej usłudze przedsiębiorca nie musi pracować w lokalu pod danym adresem, jeśli nie ma takiej potrzeby, mogąc jednocześnie korzystać z szerokiej oferty dostępnych usług biurowych, takich jak odbiór firmowej korespondencji, skanowanie dokumentacji czy telefoniczna obsługa klientów.

Wirtualne biuro a koszty prowadzenia działalności

W sytuacji, gdy działalność firmy nie wymaga posiadania fizycznej siedziby, wirtualne biuro jawi się jako optymalne rozwiązanie, korzystne zarówno pod względem finansowym, jak i z uwagi na dużą elastyczność, jaką oferuje. Dodatkową zaletą jest również możliwość wliczenia wydatków poniesionych na usługę wirtualnego biura w koszty uzyskania przychodu. W ten sposób przedsiębiorca może obniżyć wysokość podatku dochodowego i rozliczyć się z urzędem skarbowym na bardziej korzystnych warunkach. 

Work-life balance – oddzielenie sfery życia prywatnego i zawodowego

Zachowanie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym to ważny czynnik wpływający na motywację i ogólne poczucie zadowolenia z wykonywanych obowiązków. Pracując cały czas z domu, łatwo popaść w rutynę i stracić balans. Wówczas usługa wirtualnego biura może być świetnym rozwiązaniem umożliwiającym dostęp do profesjonalnego biura coworkingowego czy sal konferencyjnych, które pozwolą na efektywną pracę w warunkach wolnych od domowych rozpraszaczy.

Wsparcie wirtualnej asystentki

W Idea Place usługa wirtualnego biura to coś więcej niż tylko profesjonalny adres dla firmy – to kompleksowy outsourcing usług biurowych, dzięki którym właściciele biznesów mogą w pełni skupić się na strategicznej części swojej działalności. Ważnym wsparciem dla przedsiębiorców okazuje się w tym kontekście pomoc wirtualnej asystentki, czyli wykwalifikowanej specjalistki, która zajmie się wszelkimi czynnościami administracyjnymi, odciążając Cię w bieżących obowiązkach.

Dostęp do przestrzeni biurowej i sal konferencyjnych

Nawet pracując na co dzień w pełni zdalnie, nadal mogą zdarzyć się sytuacje, w których potrzebna będzie profesjonalna przestrzeń biurowa. Wirtualne biuro okazuje się istotnym udogodnieniem również pod tym względem, ponieważ pozwala na łatwy dostęp do w pełni wyposażonych sal konferencyjnych, umożliwiając ich wygodny wynajem na godziny. Co istotne, koszt skorzystania z takiej usługi – podobnie jak np. wynajem biura coworkingowego – również można wliczyć w koszty prowadzonej działalności.

Ochrona prywatności

Skorzystanie z wirtualnego biura to nie tylko większa ochrona prywatności wynikająca z braku konieczności upubliczniania prywatnego adresu zamieszkania, ale również istotne korzyści wizerunkowe. Biura wirtualne zazwyczaj zlokalizowane są bowiem w dużych ośrodkach biznesowych, co ma znaczenie, gdy prowadzi się własną firmę. W przypadku Idea Place jest to wrocławski pl. Solny 15, czyli samo centrum stolicy Dolnego Śląska – adres, który skutecznie przyciąga uwagę kontrahentów.

Działalność gospodarcza we własnym domu czy wirtualnym biurze?

Wybór najlepszego miejsca do prowadzenia działalności gospodarczej każdorazowo zależy od specyfiki konkretnego biznesu i wynikających z niej potrzeb. Wirtualne biuro w wielu przypadkach osiąga przewagę z uwagi nie tylko na wszechstronność oferowanych usług czy dużą elastyczność w zarządzaniu biznesem z dowolnego miejsca, ale również prestiżowy adres, jaki gwarantuje, stanowiąc istotne narzędzie w budowaniu profesjonalnego wizerunku firmy na zewnątrz. 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.