Nieefektywne wykorzystywanie dostępnej przestrzeni biurowej wespół z ogromnymi ilościami pochłanianej przez nie energii to problemy dotykające wielu firm. Z nich rodzą się kolejne: obok braku komfortu pracy wskazać należy przede wszystkim na rosnące koszty firmowe, jakie generuje zarządzanie biurem w sposób nieoptymalny. Jak temu zaradzić? Odpowiedzią może być wynajem biura typu smart office.
Idea smart office – jakie są jej założenia?
Smart office, czyli inteligentne biuro, to stosunkowo nowy koncept ukierunkowany na współczesne potrzeby rynku, gdzie redukowanie kosztów biznesowych przy równoczesnym zwiększaniu wydajności pracowników jest konieczne do utrzymania rentowności na pożądanym poziomie.
Biura typu smart office w swym założeniu wykorzystują dostępną technologię do zwiększenia komfortu pracy i skutecznego optymalizowania firmowych procesów. Podstawę do osiągnięcia tych celów stanowi nowoczesne oprogramowanie i aplikacje wspierające sprawne zarządzanie biurem. Tak przygotowana przestrzeń biurowa ma szansę stać się miejscem inspiracji i kreatywności dla pracowników, dla których praca w warunkach oferowanych przez smart office przestanie być wyłącznie obowiązkiem, ale stanie się również źródłem przyjemności i satysfakcji.
Co to jest smart office i jakie są jego zalety?
Biura zorganizowane w duchu koncepcji smart office przede wszystkim pozwalają firmom skutecznie automatyzować procesy, poprawiając komunikację i usprawniając współpracę. Zaletą tego rodzaju przestrzeni biurowych pozostaje niewątpliwie większa wygoda wykonywania codziennych obowiązków – choćby dlatego, że inteligentne rozwiązania gwarantują pracownikom optymalne warunki umożliwiające efektywną pracę. Dla właścicieli biznesów wdrożenie technologii do biur to natomiast skuteczny sposób na lepsze wykorzystanie przestrzeni, za czym idzie znaczna oszczędność.
Jak oszczędzać energię w biurze dzięki smart office?
Jak wspomniano, istota inteligentnych biur tkwi w dążeniu do sukcesywnego wdrażania zaawansowanych technologii pozwalających na oszczędność energii i zasobów. Wprowadzenie nowoczesnych systemów dla firm wynajmujących biura może być jednak pewnym wyzwaniem. Istnieją jednak kreatywne sposoby na to, by nawet taka przestrzeń biurowa stała się bardziej smart.
Nowoczesne systemy oświetleniowe
Oświetlenie w biurze to ważny element wpływający na komfort pracy zespołu. Niewystarczająca ilość światła lub męczące, drażniące oczy oświetlenie to bowiem czynniki, które mogą bardzo negatywnie odbić się na efektywności pracowników. Nieodpowiednio zaplanowane oświetlenie może ponadto narazić firmę na znaczne koszty, których można byłoby jednak łatwo uniknąć, wykorzystując inteligentne systemy oświetleniowe. Z tego powodu jest to niezbędny element wyposażenia każdej przestrzeni typu smart office i jedno z kluczowych udogodnień dla pracowników.
Co więcej, nowoczesne rozwiązania takie jak czujniki ruchu czy systemy automatycznego regulowania natężenia i temperatury światła pozwalają dostosować oświetlenie do pory dnia, liczby aktualnie pracujących osób czy indywidualnych preferencji zespołu.
Energooszczędne biuro a rezerwacja stanowisk
Częstym problemem wśród firm, które np. pracują w modelu hybrydowym, jest nieefektywne gospodarowanie przestrzenią biurową, gdzie pewna liczba stanowisk przez większość czasu pozostaje niewykorzystana. Taka sytuacja naraża firmę na konkretne straty finansowe związane z marnowaniem energii na niepotrzebne oświetlenie i klimatyzowanie pustych pomieszczeń.
Aby temu zapobiec, w inteligentnych biurach wykorzystuje się systemy pozwalające na redukowanie temperatury w danym pokoju zależnie od liczby pracowników obecnych w biurze. Pomocne są także platformy umożliwiające łatwe zarządzanie spotkaniami, rezerwowanie przestrzeni, a także bieżące monitorowanie ich aktualnego obłożenia.
Rozwiązania akustyczne dla inteligentnego biura
Istotnym elementem smart office jest również troska o odpowiednie warunki akustyczne w biurze. Dzięki zastosowaniu rozwiązań takich jak przegrody i budki akustyczne czy panele dźwiękochłonne, można skutecznie zredukować hałas, poprawiając komfort pracy i zapewniając pracownikom możliwość skupienia się na codziennych zadaniach. Pomysłem, który może znacząco podnieść efektywność i koncentrację pracowników, są także mobilne ścianki działowe gwarantujące większe poczucie prywatności.
Rozwiązania technologiczne
Jak stworzyć biuro przyszłości, które będzie profesjonalne i wygodne dla pracowników, a przy tym oszczędne i optymalne pod względem finansowym? Odpowiedzią na tak postawiony problem okazuje się technologia.
Wdrożenie chmury
Dostęp do danych w chmurze to ważny aspekt z punktu widzenia bezpiecznego i niczym niezakłóconego przepływu danych. Sprawna komunikacja to podstawa, kiedy zespół pracuje zdalnie lub hybrydowo, nie przebywając cały czas w jednym biurze. Dzięki wdrożeniu chmury wszyscy pracownicy mają natomiast zapewniony ciągły dostęp do niezbędnych danych i dokumentów, z których mogą korzystać z dowolnego miejsca i urządzenia, co zwiększa wydajność ich pracy.
Urządzenia audio do sal konferencyjnych
Praktycznie każde biuro potrzebuje dedykowanej przestrzeni do przeprowadzania ważnych spotkań biznesowych, warsztatów czy szkoleń dla pracowników. Również z tego powodu w Idea Place oferujemy naszym Klientom możliwość wynajęcia profesjonalnych sal konferencyjnych, które pozwolą efektywnie realizować wskazane cele.
Na wyposażeniu takiej przestrzeni powinny znaleźć się rozwiązania technologiczne na miarę inteligentnego biura. Rzecz dotyczy przede wszystkim urządzeń audio takich jak mikrofony, głośniki konferencyjne czy zaawansowane systemy do wideokonferencji, które umożliwią niezakłócone prowadzenie spotkań i szkoleń nawet na odległość.
Ergonomiczne meble i innowacyjne wyposażenie
Dzisiaj wellness pracowników liczy się być może bardziej niż kiedykolwiek wcześniej. O komfort pracy należy zatem zadbać już u samych podstaw. Dlatego urządzając biuro, koniecznie trzeba wyposażyć je w ergonomiczne meble gwarantujące wygodę i zachowanie odpowiedniej postawy do wielogodzinnej pracy przy komputerze.
W inteligentnym biurze nie może więc zabraknąć prawidłowo wyprofilowanych krzeseł, regulowanych biurek czy coraz bardziej popularnych standing desków. W trosce o efektywne zagospodarowanie przestrzeni warto zainwestować także w składane stoły konferencyjne, które pozwolą na elastyczne dostosowanie ich do różnych potrzeb organizacyjnych.
W planie inteligentnego biura dobrze jest uwzględnić także oddzielne przestrzenie do relaksu, gdzie pracownicy będą mogli odetchnąć w czasie przerwy. Na wyposażenie takiego pomieszczenia mogą składać się wygodne meble soft seating, leżaki, hamaki – wszystko, co da ulgę kręgosłupowi i pozwoli na choć odrobinę odprężenia pomiędzy kolejnymi służbowymi obowiązkami.
Nowoczesne biuro w każdej przestrzeni
Nie każda firma ma możliwość zaprojektowania biura dla swojego zespołu w całości według własnej wizji. Dla wielu takie rozwiązanie jest nie tylko zbyt kosztowne, ale również bardzo czasochłonne. Wybrane elementy smart office poprawiające komfort pracowników można jednak z sukcesem wprowadzić nawet w wynajmowanej przestrzeni biurowej. W Idea Place kładziemy duży nacisk na elastyczność oferowanych usług, dostosowując je do indywidualnych potrzeb Klientów i tym samym tworząc warunki do efektywnej pracy.
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
