Jak urządzić biuro w wynajętej przestrzeni?

W momencie założenia firmy lub podjęcia decyzji o rozszerzeniu już istniejącego biznesu na nowe lokalizacje jednym z kluczowych zadań okazuje się wybór odpowiedniej przestrzeni biurowej. Nie wszyscy jednak mają możliwość projektowania biura od podstaw – nie zawsze też takie rozwiązanie okazuje się optymalne pod względem finansowym i czasowym. Wielu przedsiębiorców decyduje się więc na wynajem biura, co wymaga pomysłowego podejścia do jego urządzenia tak, by sprzyjało efektywnej pracy, a jednocześnie stanowiło komfortowe miejsce dla pracowników, w którym przyjemnie spędza się czas. Aranżacja biura w wynajętej przestrzeni może być wyzwaniem, ale też okazją do kreatywnego wykorzystania dostępnych możliwości i zasobów. Jak ugryźć ten temat i umiejętnie połączyć funkcjonalność biura z jego estetyką, gdy dodatkowo wiążą nas ograniczenia wynikające z zawartej umowy najmu? Sprawdź nasze praktyczne wskazówki, jak urządzić biuro w wynajętej przestrzeni!

Plany organizacji przestrzeni biurowej i optymalizacji pracy

Wynajmując przestrzeń biurową, naturalnie należy liczyć się z tym, że niektóre rzeczy nie podlegają zmianom. Nadal jednak warto przyjrzeć się organizacji pomieszczenia i poszukać możliwości na jeszcze efektywniejsze wykorzystanie każdego dostępnego metra kwadratowego. Stworzenie ergonomicznego środowiska pracy uwzględniającego potrzeby pracowników i specyfikę wykonywanych obowiązków ma bowiem istotny wpływ na ich wydajność i satysfakcję z pracy. 

Aranżacja małego biura a efektywność

Umiejętne wykorzystanie dostępnej przestrzeni biurowej okazuje się szczególnie istotne w przypadku małych biur. Dysponując ograniczonym metrażem, warto skupić się nie tylko na estetyce i designie biura, ale również na jego funkcjonalności, która jest niezbędna do efektywnej pracy. Warto rozważyć np. wykorzystanie mebli wielofunkcyjnych oraz otwartych regałów, które – w miejsce masywnych, ciężkich szaf czy biurek – optycznie powiększą pomieszczenie, zapewniając wygodną przestrzeń roboczą. Jasne kolory ścian i mebli również sprawią wrażenie większej przestronności. 

Wizualna aranżacja biura – kolory i dekoracje sprzyjające koncentracji

Organizacja przestrzeni biurowej ma niebagatelne znaczenie dla komfortu pracowników. Biuro odznaczające się wysokim poziomem estetyki i ergonomii to bowiem klucz do efektywnej pracy w profesjonalnych warunkach pozwalających na maksymalne skupienie. Jak to osiągnąć, wynajmując biuro? Gdy rewolucje w aranżacji nie wchodzą w grę, warto postawić na być może z pozoru niewielkie zmiany, które w praktyce mogą jednak znacząco poprawić codzienny komfort pracowników, a dzięki temu również ich wydajność.

Dostęp do naturalnego światła

Odpowiednio zaplanowane oświetlenie to podstawa w każdym biurze i jeden z najważniejszych punktów w trakcie jego aranżacji. Najbardziej pożądany byłby oczywiście stały dostęp do naturalnego światła, co nie jest jednak możliwe choćby z uwagi na zmienne warunki pogodowe czy ograniczenia wynikające z układu pomieszczenia w sytuacji, gdy okna znajdują się wyłącznie na jednej ścianie. W takich przypadkach kluczowe staje się odpowiednie doświetlenie miejsca pracy, które zapewni równomierne i przyjemne światło w całym biurze. Wartym rozważenia wyborem są także dodatkowe lampy na każdym stanowisku pracy – tego rodzaju dodatki pełnią funkcje praktyczne, a zarazem mogą stanowić element dekoracyjny wystroju biura.

Kolorystyka a funkcjonalność pomieszczenia

W kontekście funkcjonalności przestrzeni biurowej kolejnym ważnym aspektem okazuje się kolorystyka biura. Aranżując miejsce pracy, warto stawiać na jasne kolory takie jak biel czy pastele, które powiększą optycznie przestrzeń, nadając jej lekkości. Dobrym wyborem będą również stonowane barwy szarości czy niebieskie tonacje sprzyjające koncentracji. 

Estetyczna i swobodna przestrzeń

Dbałość o porządek i organizację przestrzeni biurowej może mieć znaczący wpływ na efektywność zespołu – w powszechnym nieładzie znacznie trudniej bowiem o koncentrację. Dlatego aranżując biuro, warto zadbać o kwestie takie jak segregacja dokumentów czy znaleźć sprytny sposób na to, jak zorganizować kable pod biurkiem. Są to detale, których odpowiednie zagospodarowanie pomoże utrzymać biuro w estetycznym porządku, ułatwiając pracownikom koncentrację na służbowych zadaniach.

Ergonomia koncepcyjna i korekcyjna przestrzeni

Ergonomia koncepcyjna to aspekt, o który należy zadbać już na etapie projektowania biura. Jej istota sprowadza się w praktyce do odpowiedniego dostosowania stanowisk (w tym m.in. metrażu pomieszczeń, układu mebli i oświetlenia) tak, by pozwalały na efektywną pracę, oraz wyeliminowania wszelkich potencjalnych zagrożeń środowiskowych. 

Natomiast ergonomia korekcyjna zmierza do poprawy aktualnych warunków pracy – jest to zatem rzecz, o którą można zadbać także w trakcie wynajmu biura. Czasami bowiem nawet z pozoru drobne zmiany aranżacyjne mogą sprawić, że biuro stanie się bardziej funkcjonalne, komfortowe i przyjemne dla pracowników. 

Akustyka w pomieszczeniu dla komfortu pracy 

Hałas w miejscu pracy to jeden z kluczowych czynników obniżających produktywność i satysfakcję z pracy. Odpowiednia akustyka w biurze to zatem podstawa. Warto zainwestować w materiały tłumiące dźwięki takie jak panele akustyczne, które skutecznie absorbują hałas, poprawiając komfort pracy. To rozwiązanie może okazać się szczególnie pomocne w biurach typu open space, gdzie wielu pracowników współpracuje obok siebie w jednym pomieszczeniu. Wówczas zastosowanie przegród akustycznych umożliwi stworzenie spokojnej i cichej strefy pracy, co bez wątpienia korzystnie wpłynie na efektywność zespołu.

Zadbanie o jakość powietrza

Jakość powietrza ma istotny wpływ na zdrowie i ogólne samopoczucie pracowników. Regularne przewietrzanie pomieszczeń biurowych oraz oczyszczanie powietrza za pomocą profesjonalnych urządzeń to zatem konieczność. W tym kontekście pomocne mogą okazać się także rośliny, które są nie tylko elementem dekoracyjnym, budującym przytulny klimat w biurze, ale też naturalnie oczyszczają powietrze. Warto więc je wykorzystać! 

Meble dostosowane do potrzeb

Kilkugodzinna praca przy komputerze to spore wyzwanie dla pleców, co z pewnością doskonale rozumie każdy pracownik biura. Aby zapobiec niepożądanym dolegliwościom zdrowotnym wynikającym z długotrwałego przebywania w pozycji siedzącej, warto postawić na ergonomiczne meble dostosowane do potrzeb pracowników. Inwestycja w wygodne krzesła i regulowane biurka zapewni odpowiednie podparcie dla pleców i optymalną pozycję w trakcie pracy, a osiągnięta w ten sposób wygoda bez wątpienia przełoży się na wyższą wydajność pracowników. 

Rozwiązania skupione na indywidualnych potrzebach pracownika

Każdy pracownik ma inne preferencje i czego innego potrzebuje do efektywnej pracy. Dlatego w interesie pracodawcy pozostaje zapewnienie swojemu zespołowi odpowiednich warunków pracy i możliwości dostosowania przestrzeni biurowej do indywidualnych wymagań.

System rezerwacji biurek w open space

Zajmowanie stanowisk na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” może być dla wielu pracowników powodem frustracji i niezadowolenia, które w konsekwencji mogą przełożyć się na ich obniżoną motywację. Chcąc uniknąć nieporozumień, a jednocześnie wyjść naprzeciw oczekiwaniom osób pracujących w przestrzeniach open space, niezbędny okazuje się nowoczesny system rezerwacji biurek, pozwalający korzystać ze stanowisk pracy na elastycznych warunkach w zależności od potrzeb konkretnego pracownika. Rozwiązanie to niesie za sobą obopólne korzyści – usprawnia organizację pracy i ułatwia komunikację, a firmie daje większą kontrolę nad tym, co dzieje się w biurze, bez potrzeby mikrozarządzania.

W Idea Place mocno stawiamy na elastyczność naszych usług, obierając za priorytet komfort i satysfakcję naszych Klientów. Dlatego wynajem biura odbywa się u nas na prostych, transparentnych dla obu stron zasadach, respektujących specyficzne potrzeby Twojego zespołu.

Wydzielenie stref

Aranżując biuro, warto wygospodarować przestrzenie takie jak strefa relaksu czy strefa spotkań, które pozwolą pracownikom na swobodne przełączanie się między różnymi typami pracy. Tu również pomocne mogą okazać się przegrody akustyczne do wyznaczenia granicy przestrzeni, oddzielając miejsca, gdzie prowadzi się częste rozmowy telefoniczne od stanowisk wymagających ciszy i spokoju. Oprócz przygotowania indywidualnych stanowisk pracy należy zaplanować ponadto wygodną przestrzeń do wspólnej pracy, np. salę konferencyjną, gdzie pracownicy będą mogli efektywnie realizować projekty zespołowe. 

Wydajność pracowników a komfortowe miejsce pracy

Wydajność i motywacja pracowników często zależą bezpośrednio od komfortu ich miejsca pracy. Pracownicy spędzają w biurze znaczną część dnia – rolą pracodawcy jest zadbanie o ich potrzeby tak, by przychodzili do niego z entuzjazmem. Rozmyślnie urządzone biuro, które adresuje potrzebę ergonomii, komfortu i funkcjonalności, może stać się nie tylko miejscem pracy, ale także przestrzenią do inspiracji i kreatywności dla całego zespołu.

W Idea Place dostarczamy rozwiązania, które pomogą Ci to osiągnąć! Oferowane przez nas przestrzenie biurowe są profesjonalnie urządzone i przygotowane do efektywnej pracy w środowisku ambitnych specjalistów z różnych branż. 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.