Dynamiczne zmiany we współczesnym środowisku pracy wymagają od przedsiębiorców coraz większej elastyczności i innowacyjności – dotyczy to również organizacji przestrzeni biurowej. W sytuacji, w której coraz więcej firm decyduje się na pracę hybrydową czy też przechodzi całkowicie na tryb pracy zdalnej, wynajem biur w tradycyjnym modelu okazuje się nie tylko niewystarczający, ale przede wszystkim nieopłacalny. Odpowiedzią na ten problem jest hot desking, czyli koncepcja bazująca na elastycznym podejściu do przydzielania miejsc pracy w biurze. Na czym dokładnie polega hot desk? Jakie korzyści przynosi, a co może okazać się istotnym wyzwaniem przy implementacji takiego systemu pracy?

Czym jest Hot Desk w przestrzeni biurowej?

Choć hot desk jest dziś gorącym tematem zdobywającym popularność przede wszystkim w wyniku upowszechnienia pracy zdalnej, sama idea bynajmniej nie jest czymś zupełnie nowym. Koncepcja hot deskingu sięga bowiem już lat 80. ubiegłego wieku, gdy została zapoczątkowana jako odpowiedź na konkretny problem przedsiębiorstw, które zauważyły, że pracując w systemie zmianowym, pracownicy nie korzystają ze wszystkich dostępnych miejsc pracy, podczas gdy właściciele firm ponoszą regularne koszty za nieużywaną przestrzeń. Szybko okazało się jednak, że kłopot ten jest właściwy nie tylko dla organizacji pracujących na zmiany –  dziś dotyczy również innych firm, które wdrażają elastyczne formy pracy takie jak chociażby praca hybrydowa.

Obserwując współczesny rynek pracy, można stwierdzić, że hot desk jest powszechnie znany i doceniany jako nowoczesny sposób organizacji przestrzeni biurowej, w której pracownicy nie mają stałych miejsc pracy, ale mogą pracować przy dowolnym biurku w zależności od potrzeb i dostępności.

Jakie korzyści przynosi Hot Desking w dzisiejszych biurach?

Gorące biurka to model pracy, który przynosi wiele korzyści zarówno dla pracowników, jak i samych pracodawców. Dla właścicieli firm wdrożenie tego rozwiązania to przede wszystkim skuteczny sposób na oszczędność miejsca i pieniędzy. Hot desk umożliwia bowiem optymalne wykorzystanie przestrzeni biurowej – zamiast utrzymywać biurka dla pracowników, którzy przebywają na urlopie, są w delegacji czy też pracują zdalnie, można zredukować ich liczbę i udostępnić aktualnie wolne miejsca pracy innym pracownikom. Hot desking i idea współdzielenia przestrzeni sprawia, że pracodawcy mogą nie tylko wynająć biuro o mniejszym metrażu, ale również obniżyć koszty związane z zakupem i bieżącym utrzymaniem sprzętu biurowego.

Hot desk ułatwia ponadto nawiązywanie relacji między pracownikami z różnych działów lub zespołów, przyczyniając się tym samym do skutecznego budowania kultury organizacyjnej. Dzięki zmiennemu miejscu pracy współpracownicy zyskują szansę na lepsze poznanie się, wymianę wiedzy i doświadczeń, a także mogą liczyć na większe wsparcie w codziennych zadaniach. Hot desk może też pomóc w rozwiązywaniu konfliktów i napięć, które pojawiają się niekiedy przy stałym podziale miejsc w biurze.

Istotną zaletą hot deskingu jest także większa elastyczność. Gorące biurka pozwalają pracownikom lepiej dostosować otoczenie pracy do konkretnych zadań, co sprzyja kreatywności i motywacji przekładających się w rezultacie również na wyższą efektywność.

Porównanie Hot Deskingu z klasycznym przydzielaniem biurek dla konkretnego pracownika

Tradycyjny model organizacji przestrzeni biurowej oparty na przydzielaniu stałych miejsc pracy ma pewne zalety, zwłaszcza w kontekście poczucia stabilności i przynależności do zespołu. Jego główną wadą pozostaje jednak brak elastyczności i ryzyko przepalania budżetu na coś, co można w stosunkowo prosty sposób zoptymalizować.

W tym aspekcie hot desking zdecydowanie przoduje, oferując większą elastyczność i możliwość dostosowania przestrzeni do bieżących potrzeb pracowników. Koncepcja ta pozwala również rozwiązać problem pustych biurek w dniach, gdy część zespołu pracuje zdalnie, przebywa na zwolnieniu lub urlopie. Idea gorących biurek to zatem sposób na oszczędność finansową, ponieważ firma nie musi wówczas organizować i utrzymywać miejsc w biurze dla wszystkich zatrudnionych pracowników jednocześnie.

Jak Hot Desking wpływa na efektywność pracy pracowników?

Wielu pracowników biurowych z czasem zauważa, że praca przy jednym biurku i w takim samym otoczeniu wykazuje niekorzystny wpływ na ich nastawienie i motywację, powodując niekiedy zmęczenie i spadek wydajności, co niesie zwiększone ryzyko wypalenia zawodowego. Tymczasem efektywność pracowników i ich zaangażowanie do wykonywania codziennych obowiązków to podstawa każdej prężnie funkcjonującej organizacji.

Hot desk, oferując możliwość dostosowania miejsca pracy do specyfiki konkretnych zadań, może skutecznie zwiększyć produktywność zespołu. Hot desking zakłada bowiem, że pracownicy mogą pracować w różnych miejscach w zależności od aktualnych potrzeb. Kiedy zależy im na maksymalnym skupieniu, mogą zająć miejsce w spokojniejszej i mniej zatłoczonej części biura, a gdy planują pracę zespołową nad większym projektem, mogą w łatwy sposób zorganizować wspólną pracę.

Elastyczne środowiska pracy realizowane dzięki koncepcji hot deskingu może przyczynić się więc do zwiększenia zaangażowania pracowników oraz wzmocnienia ich umiejętności szybkiego adaptowania się do zmian, co jest niezwykle ważną kompetencją we współczesnym biznesie.

Organizacja przestrzeni biurowej w oparciu o Hot Desking

Wdrożenie gorących biurek w firmie wymaga przemyślanej organizacji przestrzeni biurowej oraz dostosowania jej w sposób, który umożliwi efektywną realizacją wszystkich warunków koncepcji hot deskingu. Kluczowe jest przygotowanie funkcjonalnych stref, w których pracownicy będą mogli łatwo znaleźć dla siebie wolne, w pełni komfortowe miejsce pracy. Znalezienie odpowiedniego biura, które zapewni zespołowi profesjonalną i wygodną przestrzeń, często okazuje się jednak sporym wyzwaniem dla firm.

W takiej sytuacji wartym rozważenia rozwiązaniem jest biuro serwisowane do wynajęcia, czyli profesjonalne przestrzenie biurowe, które można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy i specyfiki pracy konkretnych zespołów.

Jakie firmy mogą skorzystać z tego rozwiązania?

Hot desk to rozwiązanie, które okazuje się szczególnie opłacalne w przypadku firm o dużej rotacji pracowników, często pracujących zdalnie lub w różnych lokalizacjach. Idea ta cieszy się dużą popularnością zwłaszcza w organizacjach działających w branży IT czy marketingu. Gorące biurka mogą jednak świetnie sprawdzić się tak naprawdę w każdej firmie, która wysoko ceni sobie elastyczność i szuka sposobu na zredukowanie kosztów związanych z przestrzenią biurową.

Wyzwania związane z Hot Deskingiem – jak radzić sobie z ewentualnymi trudnościami i oporami pracowników?

Przejście na pracę w systemie hot desk to spore wyzwanie dla firm. Implementacja tego modelu pracy wymaga bowiem świetnego zaplanowania. Mowa tutaj zarówno o ustaleniu wygodnego systemu rezerwacji miejsc i jasnych zasadach organizowania pracy przy biurkach, które wykluczą problem braku wystarczającej liczby stanowisk czy trudności w znalezieniu odpowiedniego miejsca do pracy, jak i również o odpowiednim przygotowaniu pracowników na tę zmianę. Planując wdrożenie hot deskingu, warto najpierw rzetelnie przeanalizować potrzeby firmy i pracowników, przedstawić zespołowi motywacje stojące za tym pomysłem i wyjaśnić spodziewane korzyści związane z zastosowaniem takiego modelu pracy.

Dla wielu firm wyzwaniem może okazać się także organizacja przestrzeni biurowej zgodnie z zasadami hot desk. Warto wziąć pod uwagę, że pracownicy potrzebują do efektywnej pracy różnorodnych miejsc – w biurze przyda się zarówno strefa cicha pozwalająca na pełną koncentrację na zadaniu, jak i strefa do współpracy z zespołem czy dostęp do sal konferencyjnych do przeprowadzania spotkań w większym gronie. Ponadto stanowisko pracy powinno być profesjonalnie wyposażone i zapewniające wygodę i ergonomię. 

Hot Desking w przestrzeniach coworkingowych – jak wygląda?

Wszystkie wymienione wyżej kwestie przestają być jednak zmartwieniem, jeśli firma zdecyduje się na biuro coworkingowe. Jest to bowiem rozwiązanie, które – jako specjalnie przygotowana, współdzielona przestrzeń coworkingowa – idealnie wpisuje się w koncepcję hot deskingu.

W Idea Place zapewniamy dostęp do wygodnych stanowisk pracy, przy którym Twój zespół będzie mógł wykonywać codzienne obowiązki w pełnym skupieniu, zyskując pożądane elastyczność i komfort pracy. 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.