Nowy oddział w firmie – jak go otworzyć i wykorzystać do tego biuro serwisowane?

Decyzja o otwarciu nowego oddziału firmy to ważny etap rozwoju biznesu. Z jednej strony oznacza wejście na nowy rynek, budowę lokalnego zespołu i możliwość dotarcia do nowych klientów. Z drugiej szybko pojawiają się bardzo konkretne pytania: ile osób będzie pracować na miejscu, jak dużego biura potrzebujemy, kiedy przestrzeń musi być gotowa i ile chcemy zainwestować, zanim poznamy rzeczywistą skalę działalności?

Dlatego przy uruchamianiu nowej filii warto patrzeć nie tylko na miesięczny koszt najmu. Równie istotny jest czas potrzebny do rozpoczęcia pracy oraz liczba rzeczy, które firma musi zorganizować przed przyjściem pierwszych pracowników.

Jednym ze sposobów na skrócenie tego procesu jest biuro serwisowane we Wrocławiu – gotowa przestrzeń, w której wyposażenie, internet, sprzątanie, recepcja i podstawowa obsługa biura są już zorganizowane.

Dlaczego otwieranie nowego oddziału to krok w dobrą stronę?

Chcąc wejść na nowy rynek, firma nie zawsze musi tworzyć od podstaw osobną organizację. Często wystarczy uruchomienie dodatkowego oddziału w mieście, w którym pojawiają się klienci, projekty albo potencjalni pracownicy.

Nowa filia może pomóc:

• być bliżej lokalnych klientów i partnerów;
• zbudować zespół w nowym regionie;
• prowadzić projekty wymagające obecności na miejscu;
• sprawdzić potencjał nowego rynku;
• zwiększać skalę działalności bez przenoszenia całej firmy.

Sam pomysł na ekspansję to jednak dopiero początek. Zanim podpiszesz umowę na biuro i zaczniesz kompletować wyposażenie, warto ustalić, jak ma wyglądać pierwszy etap działania oddziału.

Co przeanalizować przed podjęciem decyzji o nowym oddziale?

Otwarcie nowego oddziału zawsze oznacza pewien poziom niepewności. Trudno od razu wiedzieć, czy po trzech miesiącach na miejscu będą pracowały trzy osoby, osiem czy kilkanaście.

Dlatego przed podjęciem zobowiązań dotyczących przestrzeni dobrze odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań.

Wybór lokalizacji

Adres nadal ma znaczenie – zarówno dla klientów, jak i osób, które mają pracować w nowym oddziale. Warto jednak patrzeć na lokalizację szerzej niż tylko przez pryzmat prestiżu.

Sprawdź przede wszystkim:

• jak łatwo pracownicy dojadą do biura;
• czy w pobliżu znajduje się komunikacja miejska;
• gdzie można spotkać się z klientem;
• czy osoby przyjeżdżające z innego miasta łatwo trafią na miejsce;
• jakie restauracje, kawiarnie i inne potrzebne punkty znajdują się w okolicy.

Znaczenie ma również wybór odpowiedniego modelu biura dla firmy. Innego rozwiązania będzie potrzebowała firma pewna, że zostanie w lokalizacji przez kilka lat, a innego zespół, który dopiero sprawdza potencjał nowego rynku.

IdeaPlace mieści się przy Placu Solnym 15, kilka kroków od wrocławskiego Rynku. Lokalizacja łączy centralny adres firmy z dostępem do restauracji, kawiarni, instytucji i komunikacji miejskiej.

W Idea Place gwarantujemy:

• rozpoznawalny adres na mapie Wrocławia – na wrocławskim placu Solnym 15;
• łatwy i komfortowy dojazd do biura;
• bliskie otoczenie ośrodków biznesowych, kulturalnych i uznanych wśród lokalnej społeczności punktów gastronomicznych;
• obecność wśród inspirujących ludzi biznesu – okazja do efektywnego networkingu i wymiany doświadczeń z liderami z branży.

Zapotrzebowanie na produkt lub usługę

Nowy oddział firmy i wejście na kolejny rynek mogą otworzyć dostęp do nowych klientów. Nie warto jednak zakładać z góry, że zainteresowanie będzie rozwijało się dokładnie według planu.

Przed zwiększeniem kosztów stałych sprawdź:

• jaki problem lokalnych klientów rozwiązuje Twoja oferta;
• jak wygląda konkurencja;
• jak firma będzie pozyskiwała pierwszych klientów;
• czy obecność zespołu na miejscu rzeczywiście jest potrzebna;
• jaka skala sprzedaży uzasadni dalszą rozbudowę oddziału.

Im mniej danych masz na początku, tym większe znaczenie ma możliwość stopniowego zwiększania przestrzeni zamiast wynajmowania jej od razu „na zapas”.

Zasoby ludzkie i liczba stanowisk

Otwarciu oddziału często towarzyszy budowa nowego zespołu. Nie oznacza to jednak, że od pierwszego dnia wszyscy planowani pracownicy muszą mieć przygotowane osobne stanowisko.

Zacznij od rozpisania trzech liczb:

Dzień 1: ile osób rzeczywiście rozpocznie pracę na miejscu?

Pierwszy miesiąc: ilu pracowników prawdopodobnie dołączy w najbliższych tygodniach?

Kolejne 3–6 miesięcy: jaki wzrost zatrudnienia jest realny, a jaki pozostaje jedynie planem?

Weź również pod uwagę model pracy. Jeśli część zespołu działa hybrydowo albo często pracuje u klientów, liczba pracowników nie musi być równa liczbie potrzebnych biurek.

Dopiero na tej podstawie warto określić początkowy metraż.

Jak przygotować przestrzeń przed zatrudnieniem zespołu?

Tu pojawia się jedna z najważniejszych różnic między klasycznym najmem a gotowym biurem.

W tradycyjnym modelu samo znalezienie lokalu nie oznacza jeszcze, że pracownicy mogą następnego dnia rozpocząć pracę. Trzeba uwzględnić między innymi wyposażenie, internet, dostęp do budynku, sprzątanie, zaplecze kuchenne, organizację spotkań czy bieżącą obsługę techniczną.

Jeżeli oddział uruchamiany jest przez centralę znajdującą się w innym mieście lub kraju, dochodzi jeszcze koordynowanie tych elementów na odległość.

Dlatego przed wyborem powierzchni warto stworzyć prostą checklistę:

• liczba stanowisk na start;
• termin rozpoczęcia pracy;
• biurka, krzesła i miejsce do przechowywania;
• dostęp do internetu;
• kuchnia i zaplecze socjalne;
• sprzątanie;
• kontrola dostępu;
• miejsce do rozmów i spotkań;
• możliwość przyjęcia klienta;
• wsparcie recepcji;
• plan zwiększenia przestrzeni w kolejnych miesiącach.

W biurze serwisowanym część tej listy jest już gotowa. W IdeaPlace biura są umeblowane, mają szybki internet, dostęp 24/7, serwis sprzątający, kuchnię i wsparcie recepcji.

Klasyczny najem czy gotowe biuro – co różni czas uruchomienia oddziału?

Miesięczny czynsz to tylko jeden z elementów decyzji. Przy nowej filii warto sprawdzić również, ile działań trzeba wykonać, zanim zespół faktycznie zacznie pracować.

Element	Klasyczny najem	Biuro serwisowane
Wyposażenie	firma organizuje samodzielnie	przestrzeń jest wyposażona
Internet	wymaga organizacji	dostępny na miejscu
Sprzątanie	osobna organizacja	może być w cenie
Recepcja	po stronie firmy lub budynku	dostępna w ramach przestrzeni
Kuchnia i części wspólne	zależne od lokalu	gotowe
Sale spotkań	trzeba zapewnić we własnym zakresie	mogą być dostępne w tym samym miejscu
Zmiana wielkości biura	może wymagać zmiany umowy lub lokalu	łatwiejsze dopasowanie przestrzeni
Start pracy	po przygotowaniu lokalu	przy dostępności biuro może być gotowe od razu

W IdeaPlace można korzystać z biur na różne okresy, a przy zmianie potrzeb zespołu również zwiększyć lub zmienić zajmowaną przestrzeń.

To ma szczególne znaczenie właśnie przy nowym oddziale. Na początku firma kupuje sobie nie tyle „metry kwadratowe”, ile możliwość szybkiego rozpoczęcia pracy bez organizowania całego zaplecza od zera.

Jak nie wynająć zbyt dużego biura na start?

Jednym z częstszych problemów przy planowaniu oddziału jest przygotowywanie przestrzeni pod zespół, który dopiero ma powstać.

Załóżmy, że w planie na rok jest 15 pracowników, ale dziś zatrudnione są cztery osoby.

Wynajęcie od razu powierzchni dla całej piętnastki oznacza płacenie za miejsce, którego firma przez wiele miesięcy może nie wykorzystywać. Z kolei zbyt małe biuro bez możliwości rozbudowy szybko zacznie ograniczać zespół.

Dlatego bezpieczniej podzielić rozwój oddziału na etapy.

Na start wybierz przestrzeń dla osób, które rzeczywiście będą regularnie pracowały na miejscu.

Po pierwszych rekrutacjach sprawdź, jak często zespół korzysta z biura i czy potrzebne są kolejne stałe stanowiska.

Przy stabilnym wzroście zwiększ przestrzeń dopiero wtedy, gdy faktycznie zaczyna jej brakować.

W IdeaPlace wielkość biura może być dopasowywana do zmieniających się potrzeb firmy, co ogranicza konieczność deklarowania docelowej skali oddziału już na początku współpracy.

Pierwsze 7, 30 i 90 dni nowego oddziału – prosty plan

Przydatnym sposobem na uporządkowanie otwarcia filii jest podzielenie pierwszych miesięcy na trzy etapy.

Pierwsze 7 dni – uruchom pracę

Na tym etapie najważniejsze jest, aby zespół mógł normalnie funkcjonować.

Sprawdź:

• czy wszyscy mają stanowiska i dostęp do internetu;
• czy działa dostęp do budynku;
• gdzie odbywają się rozmowy i spotkania;
• jak przyjmowani są goście i przesyłki;
• kto pomaga w przypadku problemów organizacyjnych;
• czego pracownikom brakuje po pierwszych dniach.

Nie chodzi jeszcze o tworzenie „idealnego biura”. Najpierw trzeba upewnić się, że przestrzeń nie przeszkadza zespołowi w pracy.

Pierwsze 30 dni – sprawdź rzeczywiste wykorzystanie

Po miesiącu masz już znacznie więcej danych niż podczas podpisywania umowy.

Możesz zobaczyć:

• ile osób rzeczywiście pracuje z biura jednocześnie;
• jak często potrzebne są sale spotkań;
• ile osób pracuje hybrydowo;
• czy planowane rekrutacje przebiegają zgodnie z harmonogramem;
• czy obecny układ przestrzeni nadal odpowiada zespołowi.

To dobry moment na pierwsze korekty.

Pierwsze 90 dni – zdecyduj, czy skalować

Po około trzech miesiącach oddział przestaje być wyłącznie założeniem z biznesplanu. Pojawiają się pierwsze realne dane dotyczące zespołu, klientów i sposobu pracy.

Wtedy można rozsądniej zdecydować:

• czy potrzebne jest większe biuro;
• czy część stanowisk nadal może działać elastycznie;
• czy warto zwiększyć liczbę sal lub przestrzeni do spotkań;
• jakiego tempa zatrudnienia można spodziewać się w kolejnych miesiącach.

Kiedy warto zwiększyć biuro?

Nie zawsze trzeba czekać, aż zespół zacznie sobie przeszkadzać.

Sygnałem do zwiększenia przestrzeni może być sytuacja, w której:

• większość stanowisk jest regularnie zajęta;
• rośnie liczba pracowników pracujących stacjonarnie;
• zespół ma trudność ze znalezieniem miejsca do rozmów;
• pojawiają się kolejne rekrutacje;
• coraz więcej klientów i partnerów odwiedza oddział;
• obecny układ utrudnia podział zespołu na grupy.

Warto więc pytać nie tylko: „ilu pracowników mamy?”, ale również: „jak naprawdę korzystamy z biura?”

Dlaczego biuro serwisowane sprawdza się przy otwieraniu nowego oddziału?

Największą zaletą tego modelu nie jest sam fakt, że firma nie musi kupować biurek.

Chodzi przede wszystkim o ograniczenie liczby rzeczy, które trzeba zorganizować przed rozpoczęciem pracy.

Gotowa przestrzeń do pracy

Biura serwisowane w IdeaPlace są umeblowane i mają dostęp do infrastruktury potrzebnej do codziennej pracy. Firma nie musi samodzielnie organizować mebli, internetu, sprzątania czy podstawowego zaplecza administracyjnego.

eżeli potrzebne jest miejsce do rozmowy z kandydatem, klientem lub większego spotkania zespołu, w tej samej lokalizacji można również skorzystać z sal konferencyjnych we Wrocławiu.

Elastyczność przy zmianie liczby pracowników

Nowy oddział rzadko rozwija się dokładnie według pierwszego planu.

Jedna rekrutacja trwa dłużej. Inny pracownik wybiera model hybrydowy. Pojawia się nowy projekt albo zespół rośnie szybciej, niż zakładano.

Dlatego możliwość zmiany wielkości przestrzeni jest szczególnie istotna właśnie w pierwszych miesiącach działania filii.

IdeaPlace oferuje umowy terminowe i bezterminowe oraz możliwość zwiększenia przestrzeni wraz z rozwojem zespołu.

Mniej spraw organizacyjnych po stronie firmy

Otwierając tradycyjne biuro, trzeba osobno zadbać między innymi o sprzątanie, internet, recepcję, obsługę gości czy zaplecze techniczne.

W modelu serwisowanym część tych obowiązków przejmuje operator przestrzeni. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za ekspansję może skupić się na rekrutacji, sprzedaży i rozwijaniu oddziału zamiast na pilnowaniu dostawy mebli czy umawianiu kolejnych wykonawców.

W razie potrzeby IdeaPlace oferuje również wirtualne biuro we Wrocławiu oraz wsparcie wirtualnej asystentki.

Jak zarządzać oddziałem, jeśli centrala znajduje się w innym mieście?

Nowa filia nie zawsze oznacza obecność managera na miejscu każdego dnia.

Często centrala znajduje się w Warszawie, Berlinie, Londynie albo zupełnie innym mieście, a lokalny oddział tworzy początkowo kilka osób.

W takim układzie szczególnego znaczenia nabiera sprawne zaplecze na miejscu: odbiór przesyłek, przyjęcie gościa, przygotowanie sali czy szybka pomoc przy codziennych sprawach.

Warto też od początku ustalić proste zasady:

• kto podejmuje decyzje dotyczące biura;
• do kogo pracownicy zgłaszają kwestie organizacyjne;
• jak często zespół spotyka się na miejscu;
• które spotkania wymagają osobnej sali;
• kiedy potrzebna jest obecność managera z centrali.

Takie drobiazgi szybko pokazują, czy oddział działa samodzielnie, czy każda niewielka sprawa wraca do centrali.

Nowy oddział to również nowe relacje biznesowe

Wejście do nowego miasta oznacza budowę kontaktów praktycznie od początku.

Lokalne biuro może być miejscem spotkań z klientami, kandydatami i partnerami, ale może też ułatwiać poznawanie innych przedsiębiorców działających w tej samej okolicy.

W IdeaPlace od 2011 roku rozwijamy społeczność firm, freelancerów i zespołów z różnych branż. Marka powstała jako pierwszy coworking we Wrocławiu i do dziś łączy elastyczną przestrzeń z bardziej kameralnym, niekorporacyjnym charakterem pracy.

Jeżeli cały zespół nie potrzebuje stałego biura, alternatywą może być również coworking dla firm, pozwalający spotykać się stacjonarnie wtedy, gdy rzeczywiście jest to potrzebne.

Nowy oddział we Wrocławiu? Zacznij od przestrzeni dopasowanej do obecnego etapu

Przy otwieraniu oddziału łatwo zaplanować wszystko pod firmę, którą chcemy mieć za rok. Tymczasem na początku najważniejsze jest coś prostszego: stworzyć miejsce, w którym obecny zespół może zacząć sprawnie pracować, a później dopasowywać przestrzeń do tego, jak oddział rzeczywiście się rozwija.

W IdeaPlace przy Placu Solnym 15 możesz zacząć od gotowego, umeblowanego biura z internetem, sprzątaniem, wsparciem recepcji i dostępem 24/7, a następnie zmienić przestrzeń, gdy zespół urośnie.

Jeżeli planujesz otwarcie oddziału we Wrocławiu, możesz przekazać nam kilka podstawowych informacji: ile osób ma rozpocząć pracę, kiedy chcesz uruchomić biuro i jak może zmienić się zespół w kolejnych miesiącach. Na tej podstawie łatwiej dobrać przestrzeń na start – bez organizowania całego biura od zera i bez deklarowania dziś, jak duży oddział będzie potrzebny za rok.

Zobacz biura serwisowane IdeaPlace we Wrocławiu.