Jak pokazują dane opublikowane przez Polski Instytut Ekonomiczny, w 2023 r. liczba firm założonych w Polsce przez cudzoziemców sięgnęła blisko 42 tys., z czego aż 28,6 tys. stanowiły działalności zarejestrowane przez obywateli Ukrainy. Jednocześnie jest to o 5% więcej firm otwartych przez obcokrajowców niż w roku 2022, co pokazuje tendencję wzrostową i dowodzi, że Polska sukcesywnie staje się coraz atrakcyjniejszym miejscem do rozwijania biznesu. Proporcjonalnie do tego zjawiska rośnie zapotrzebowanie na usługi takie jak wirtualne biuro czy – szerzej – profesjonalne wsparcie biznesowe dla zagranicznych przedsiębiorców, czyli coś, na czym skupiamy się również w IdeaPlace. Wiemy bowiem, że proces zakładania działalności gospodarczej dla cudzoziemców może wydawać się skomplikowany, ale ze wsparciem specjalistów bynajmniej nie musi taki być.

Czy obcokrajowiec może założyć firmę w Polsce? Prawo do prowadzenia działalności

W Polsce cudzoziemcy mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą, jednak zasady rejestrowania firmy różnią się w zależności od kraju pochodzenia oraz statusu prawnego. Przepisy są najbardziej przyjazne dla obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (kraje członkowskie UE oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein), USA i Szwajcarii, którzy mogą zakładać na terenie naszego kraju własne firmy na takich samych zasadach jak obywatele Polski.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku obywateli spoza Unii Europejskiej. Oni również mają prawo do założenia w Polsce jednoosobowej działalności gospodarczej lub dowolnej spółki handlowej, jednak muszą w tym celu posiadać stosowny tytuł pobytowy. Wśród dokumentów, które do tego uprawniają, wymienia się: 

Jak cudzoziemiec może założyć firmę w Polsce? Wybór formy i sposobu rejestracji 

Jak wspomniano, przepisy w zakresie rejestracji firmy przez obcokrajowców mogą różnić się w zależności od państwa, z którego pochodzi osoba planująca otworzyć w Polsce własny biznes. Najprostsza ścieżka czeka na obywateli UE i EOG, którzy nie muszą uzyskiwać żadnych dodatkowych zezwoleń (o ile nie planują podjęcia działalności regulowanej). Dzięki temu mogą oni swobodnie otwierać firmy na zasadach analogicznych do przedsiębiorców posiadających polskie obywatelstwo, decydując się na jedną z dostępnych form działalności: 

W przypadku Szwajcarii i USA kwestię tę regulują dwie umowy międzynarodowe: Traktat o stosunkach handlowych między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki sporządzony w Waszyngtonie dnia 21 marca 1990 r. oraz Umowa między Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Konfederacją Szwajcarską, z drugiej strony, w sprawie swobodnego przepływu osób. Umowy te umożliwiają zakładanie działalności na takich samych zasadach jak obywatele polscy.

Niejako osobną grupę stanowią obywatele Ukrainy. Z uwagi na szczególną sytuację tego kraju i konieczną, zmasowaną migrację, obowiązuje ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. To sprawia, że – pomimo braku przynależności Ukrainy do UE i EOG – obywatel tego kraju przebywający w Polsce legalnie i posiadający numer PESEL ma prawo założyć firmę na takich samych zasadach oraz w dowolnej formie dopuszczonej prawem jak Polacy.

Wymagania prawne dla zakładania działalności gospodarczej cudzoziemca w Polsce

Często podnoszonym dylematem jest pytanie o to, czy obcokrajowiec musi mieć kartę pobytu, aby prowadzić działalność gospodarczą w Polsce? W praktycznym zastosowaniu wymóg ten dotyczy jedynie osób, które nie są obywatelami USA, Szwajcarii ani żadnego państwa wchodzącego w skład Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 

Cudzoziemcy z innym niż wskazane obywatelstwem, którzy nie posiadają karty pobytowej, mogą prowadzić w Polsce działalność wyłącznie w formie spółki lub oddziału przedsiębiorcy zagranicznego (pod warunkiem, że ratyfikowane umowy międzynarodowe zawarte z Polską nie wykluczają takiej możliwości). 

Jak długo trwa proces założenia firmy przez obcokrajowca w Polsce?

Na to, jak długo trwa proces rejestracji firmy przez obcokrajowca, ma wpływ kilka czynników. Kluczowym z nich często okazuje się sama lokalizacja – osoby dopełniające tej formalności w dużych, popularnych miastach, do których migruje znaczna część cudzoziemców, muszą zwykle uzbroić się w cierpliwość. Podczas gdy rejestracja nowych podmiotów w Warszawie czy Krakowie może zająć nawet kilka miesięcy, analogiczna procedura we Wrocławiu  zwykle trwa znacznie krócej, a wszelkie formalności można załatwić już w ciągu kilku tygodni. Jeśli zatem zależy nam na czasie, warto kierować się w miejsca o mniejszym obłożeniu.

Aby cały proces rejestracji firmy był jeszcze szybszy, warto zasięgnąć profesjonalnego wsparcia. W IdeaPlace oferujemy pomoc ze strony wykwalifikowanej wirtualnej asystentki, która – na podstawie stosownego upoważnienia – może reprezentować cudzoziemca w urzędzie i w jego imieniu sprawnie załatwić wszelkie formalności związane z procedurą założenia działalności. 

Przebieg procesu rejestracji działalności gospodarczej przez obcokrajowca

Aby zarejestrować firmę jednoosobową w CEIDG jako obcokrajowiec, należy przede wszystkim posiadać numer PESEL. Samą procedurę rejestracyjną można wypełnić na dwa sposoby: online lub stacjonarnie, udając się do wybranego urzędu gminy.

W kolejnym kroku należy założyć profil zaufany, który jest niezbędny do rejestracji konta przedsiębiorcy na biznes.gov.pl. Profil zaufany lub podpis kwalifikowany przyda się również do podpisania wniosku o rejestrację składanego drogą elektroniczną.

W przypadku obcokrajowców nieposiadających numeru PESEL, możliwa jest rejestracja firmy wyłącznie drogą tradycyjną poprzez wizytę w dowolnym urzędzie gminy. Wówczas należy okazać paszport lub inny dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo wnioskującego. Obywatele spoza UE, EOG, USA i Szwajcarii pozostają w obowiązku przedłożyć dodatkowo tytuł pobytowy. 

Z kolei w przypadku spółki procedura rejestracyjna w KRS odbywa się poprzez system S42 lub za pośrednictwem portalu PRS. W tym celu niezbędne jest założenie konta w wybranym systemie oraz jego potwierdzenie za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Do złożenia wniosku rejestracyjnego również konieczne jest posiadanie numeru PESEL.

Dlaczego warto rozważyć wirtualne biuro przy zakładaniu działalności gospodarczej przez cudzoziemca?

Wirtualne biuro to rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści dla obcokrajowców zakładających firmę w Polsce, szczególnie tych nieposiadających jeszcze stałego miejsca zamieszkania w kraju. Przede wszystkim pozwala na rejestrację działalności pod prestiżowym adresem w atrakcyjnej lokalizacji, co znacząco zwiększa wiarygodność firmy, zwłaszcza na początku jej działalności. Reprezentatywny adres siedziby to bowiem pomocne narzędzie w budowaniu zaufania wśród potencjalnych klientów i partnerów biznesowych na nowym rynku. 

Korzystanie z wirtualnego biura to również oszczędność czasu i kosztów. Cudzoziemcy, którzy dopiero osiedlają się w Polsce, mogą unikać kosztownego wynajmu tradycyjnego biura. Wirtualne biuro oferuje natomiast pełną elastyczność – nie trzeba martwić się o długoterminowe umowy najmu ani zarządzanie fizycznym miejscem pracy. Dzięki temu można skupić się na rozwijaniu biznesu i nawiązywaniu kontaktów bez zbędnych obciążeń administracyjnych.

Nie można zapomnieć także o aspekcie mobilności. Cudzoziemcy często podróżują między swoim krajem a Polską, a korzystanie z wirtualnego biura daje im możliwość prowadzenia działalności bez względu na aktualne miejsce pobytu. To zatem idealne rozwiązanie dla tych, którzy preferują model pracy zdalnej lub hybrydowej.

Dodatkowo, w IdeaPlace oferujemy kompleksowe usługi administracyjne, takie jak obsługa korespondencji, odbiór telefonów, a nawet wsparcie księgowe czy pomoc wirtualnej asystentki. To szczególnie cenne dla osób, które nie są jeszcze zaznajomione z polskimi przepisami czy procedurami i potrzebują dodatkowego wsparcia w sprawnym zarządzaniu firmą. Wirtualne biuro może również zapewnić pomoc w tłumaczeniu dokumentów oraz doradztwo w zakresie lokalnych regulacji prawnych, istotnie ułatwiając wejście na nowy rynek.

Wirtualne biuro w centrum Wrocławia - baner

Działalność gospodarcza dla obcokrajowca a wsparcie wirtualnego biura

Warto pamiętać, że wirtualne biuro to nie tylko adres do rejestracji firmy – to także profesjonalne wsparcie biznesowe, które może okazać się kluczowe dla cudzoziemców stawiających pierwsze kroki na polskim rynku. 

W IdeaPlace tworzymy wykwalifikowany zespół specjalistów, a dzięki naszej wieloletniej obecności na rynku, zdobyliśmy wiedzę i doświadczenie, które pozwala nam pełnić rolę zaufanego doradcy i skutecznie wspierać zagranicznych przedsiębiorców na każdym etapie ich działalności. Doskonale rozumiemy lokalne regulacje i specyfikę tego rynku, dlatego korzystając z naszych usług, możesz liczyć na praktyczne porady, które pomogą Ci uniknąć błędów często popełnianych przez początkujących przedsiębiorców i skutecznie zaplanować działania biznesowe.

Wybór biura rachunkowego

Kolejnym istotnym krokiem przy zakładaniu działalności gospodarczej przez cudzoziemca jest wybór odpowiedniego biura rachunkowego. Personel wirtualnego biura może odegrać kluczową rolę w tym procesie, oferując pomoc w znalezieniu specjalistów świadczących usługi w pożądanym języku obcym. Dla cudzoziemców, którzy mogą nie znać języka polskiego lub nie czuć się pewnie w posługiwaniu się nim, możliwość skorzystania z usług księgowych w ich rodzimym języku z pewnością będzie znacznym ułatwieniem.

W IdeaPlace, dzięki rozbudowanej sieci kontaktów i znajomości lokalnego rynku, oferujemy wsparcie nie tylko w postaci rekomendacji odpowiednich specjalistów, ale również wyjaśnieniu zawiłości związanych z ofertą poszczególnych dostawców usług księgowych. Wiemy bowiem, że księgowość to obszar, który wymaga szczególnej uwagi i rzetelnego podejścia, dlatego pomagamy naszym zagranicznym klientom w uniknięciu potencjalnych pułapek z tym związanych.

Założenie konta w banku 

W celu wykonywania działalności gospodarczej na terenie Polski niezbędne jest założenie konta w banku, jednak w przypadku obcokrajowców procedura ta nierzadko nastręcza pewnych trudności. Problemem może być zarówno bariera językowa, jak i wątpliwości w zakresie przepisów prawnych. Tu również z pomocą przychodzi wirtualne biuro. 

Jako IdeaPlace jesteśmy obecni na rynku od ponad dekady. W tym czasie mieliśmy okazję współpracować z wieloma przedsiębiorcami z różnych zakątków świata, dzięki czemu mamy rozeznanie w ofertach poszczególnych banków i ich podejściu do zagranicznych klientów. Bazując na naszym doświadczeniu, jesteśmy w stanie pokierować cudzoziemców do odpowiednich placówek, zapewniając im sprawny i bezproblemowy przebieg całej procedury. 

Wskazanie sprawdzonych instytucji oferujących pomoc 

Wirtualne biuro pomaga również w wyborze sprawdzonych instytucji oferujących wsparcie na różnych etapach prowadzenia działalności. Dotyczy to nie tylko usług księgowych, ale także współpracy z tłumaczami, którzy zajmą się przygotowaniem niezbędnej dokumentacji w wymaganym języku. 

Jednoosobowa działalność gospodarcza cudzoziemca – uzyskaj pomoc z IdeaPlace

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej przez cudzoziemca w Polsce może wydawać się skomplikowane, ale dzięki wsparciu IdeaPlace proces ten staje się o wiele prostszy. To nie tylko oszczędność czasu, ale również pewność, że wszystkie formalności zostaną dopełnione zgodnie z przepisami. W rezultacie przedsiębiorcy zyskują więc komfort, który pozwala im skoncentrować się na właściwym biznesie, bez martwienia się żmudnymi procesami administracyjnymi.

Chcesz założyć firmę jako obcokrajowiec w Polsce? W IdeaPlace pomożemy Ci na każdym etapie – od rejestracji działalności, przez wybór odpowiednich partnerów biznesowych, aż po bieżące wsparcie administracyjne. Skup się na rozwoju swojej firmy, a formalności oddaj w ręce doświadczonych ekspertów, którzy doskonale znają lokalny rynek! 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.