Desk sharing i office sharing to elastyczne modele pracy, w których biurka i przestrzeń biurowa nie są przypisane na stałe do jednej osoby czy firmy. Zamiast wynajmować całe biuro lub trzymać puste stanowiska w czasie pracy zdalnej, przedsiębiorcy i freelancerzy mogą korzystać ze wspólnych przestrzeni – wtedy, gdy ich naprawdę potrzebują. Takie rozwiązania pomagają obniżyć koszty, zwiększyć swobodę działania i mobilność pracowników. Jak działa shared desk shared office w praktyce, dla kogo to najlepszy wybór i dlaczego coraz więcej firm interesuje się tym modelem pracy? Wyjaśniamy!
Czym jest desk sharing i na czym polega shared desk?
Desh sharing, czyli współdzielenie biurek, to model organizacji pracy szczególnie popularny w środowiskach coworkingowych oraz firmach pracujących w trybie hybrydowym. Polega on na tym, że jedno stanowisko nie jest przypisane do konkretnej osoby, ale biurka są dostępne dla różnych użytkowników w zależności od dnia, godziny czy aktualnych potrzeb zespołu.
Shared desk – definicja i przykłady zastosowania
Shared desk opiera się na modelu, w którym jedno biurko jest wykorzystywane przez różnych użytkowników w różnym czasie, bez przypisania na stałe do konkretnej osoby. W odróżnieniu od klasycznego systemu, gdzie każdy pracownik ma swoje stałe miejsce pracy, shared desk polega na rotacyjności i elastyczności. W praktyce shared desk działa więc tak, że dany pracownik rezerwuje biurko na określony czas lub korzysta z niego „na bieżąco”, w ramach dostępu do wspólnej przestrzeni.
Ten model znacząco ogranicza koszty najmu i pozwala zachować swobodę działania, jednocześnie oferując dostęp do pełnej infrastruktury biurowej, jakiej wymaga profesjonalna praca. W przestrzeniach takich jak IdeaPlace, shared desk to nie tylko biurko, ale też dostęp do kuchni, sal spotkań i networkingu z innymi użytkownikami.
Kto najczęściej korzysta z desk-sharingu?
Desk-sharing przyciąga przede wszystkim osoby potrzebujące elastycznego coworkingu dla zespołów, czyli miejsca, które można z łatwością dopasować do rytmu pracy, liczby osób i skali działalności. Z tego powodu desk sharing staje się naturalnym wyborem dla:
- freelancerów i specjalistów pracujących zdalnie – osób, które pracują na własny rachunek i nie potrzebują stałego biura, ale chcą mieć łatwy dostęp do profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w centrum miasta;
- start-upy i zespoły projektowe – młode firmy oraz zespoły, które dynamicznie się rozwijają, często nie chcą lub nie mogą zainwestować w stałe biuro. Wówczas desk sharing daje im możliwość korzystania ze stanowisk do pracy w razie potrzeby, np. przy okazji dni pracy zespołowej, grupowych warsztatów itp.;
- firmy pracujące w modelu hybrydowym – organizacje, w których pracownicy dzielą czas między pracę zdalną a fizyczną obecność w biurze, coraz częściej rezygnują z przypisanych stanowisk, upatrując w desk-sharingu sposobu na optymalne wykorzystanie przestrzeni i redukcję kosztów;
- firmy planujące oddział w nowym mieście – przedsiębiorcy wchodzący na nowy rynek mogą rozpocząć działalność w przestrzeni coworkingowej bez konieczności szukania i urządzania własnego biura. Daje im to szansę przetestować nowy rynek, bez zbędnych inwestycji.
Shared office – współdzielenie przestrzeni biurowej w praktyce
W odróżnieniu od desk sharingu, który dotyczy pojedynczych stanowisk, shared office to model, gdzie całe biuro lub jego część jest współdzielona między różne firmy lub zespoły. Przestrzeń biurowa jest dostępna na elastycznych warunkach, bez konieczności podpisywania długoterminowych umów czy inwestowania w wyposażenie.
Office sharing – jak to działa?
Model office sharingu opiera się na wynajmie części przestrzeni biurowej w ramach większego coworkingu lub centrum biznesowego. Można z niego korzystać w kilku wariantach, np.:
- prywatne biuro do współdzielenia – jedno biuro użytkują dwie lub więcej firm, które korzystają z niego naprzemiennie lub równolegle w ustalonych godzinach;
- dedykowane biuro na wyłączność – z dostępem do wspólnych przestrzeni, takich jak sale spotkań, kuchnia czy recepcja;
- biuro rotacyjne lub czasowe – elastyczny dostęp do przestrzeni biurowej, np. na jeden dzień, tydzień lub projekt.
Korzyści z office sharingu dla małych firm i startupów
Dla wielu firm office sharing stanowi realną alternatywę dla własnego biura. Podstawową korzyścią są niższe koszty takiego rozwiązania, które wynikają z braku długoterminowych zobowiązań finansowych i wydatków związanych z utrzymaniem biura. Dzięki temu firmy płacą tylko za realnie wykorzystywaną przestrzeń.
Kolejną zaletą office sharingu jest profesjonalna infrastruktura. Internet, sprzęt biurowy, wyposażona kuchnia, miejsca do spotkań i pracy cichej – to wszystko jest gotowe i dostępne już od pierwszego dnia. Przedsiębiorcy zwracają uwagę również na elastyczność tego rozwiązania, które sprawia, że biuro może rosnąć razem z firmą. Pracodawca, wraz ze zmianami w swojej organizacji, może łatwo zwiększyć lub zmniejszyć powierzchnię biurową w zależności od aktualnych potrzeb zespołu.
Office sharing daje ponadto możliwość spotykania się z klientami i partnerami biznesowymi w reprezentacyjnym miejscu – w centrum miasta, z dostępem do profesjonalnych sal biznesowych, recepcji i obsługi. To z kolei skutecznie buduje wizerunek firmy na zewnątrz, wpływając na jej profesjonalizm i wiarygodność.
Nowoczesne modele pracy a potrzeba elastyczności
Praca zdalna i hybrydowa, które w ostatnich latach stały się codziennością wielu polskich firm, sprawiły jednocześnie, że sztywne biurowe struktury przestały być efektywne. Przedsiębiorcy coraz częściej świadomie rezygnują z utrzymywania tradycyjnych, niedopasowanych przestrzeni, wybierając w zamian bardziej elastyczne rozwiązania odpowiadające nowym potrzebom zespołów.
Praca hybrydowa a wpływ na pracę biurową
Model hybrydowy łączący pracę zdalną i stacjonarną to dziś standard w wielu branżach, zwłaszcza w IT, marketingu czy usługach profesjonalnych. W efekcie jego upowszechnienia biura przestały być miejscem codziennej obecności wszystkich pracowników, a stały się przestrzenią do spotkań, pracy zespołowej czy cichego skupienia – tylko wtedy, gdy to potrzebne.
W takiej sytuacji dalsze utrzymywanie przypisanych biurek dla każdego pracownika mija się z celem. Biura stoją niemal puste, a koszty rosną. Odpowiedzią na ten problem są właśnie rozwiązania, takie jak desk sharing i office sharing, które umożliwiają elastyczne zarządzanie przestrzenią: pracownicy rezerwują biura tylko wtedy, gdy ich potrzebują, a firmy efektywnie dostosowują powierzchnię do faktycznego wykorzystania.
Czy współdzielenie biurka i przestrzeni się opłaca?
Współdzielenie biurka i przestrzeni biurowej to rozwiązanie, które przekłada się na realne oszczędności, co można zobrazować na poniższych przykładach:
- młody start-up w fazie rozwoju – zamiast inwestować w tradycyjne biuro, może wynająć shared office na elastycznych warunkach, bez długoterminowych umów. Z czasem, gdy jego zespół się rozbuduje, a potrzeby wzrosną, może zwiększyć przestrzeń bez przenosin i dodatkowych kosztów;
- freelancerzy i konsultanci – zamiast płacić stałą opłatę za tradycyjne biuro, mogą wybrać dostęp do shared desków w coworkingu i korzystać z niego tylko wtedy, gdy potrzebują – płacąc jedynie za realnie wykorzystany czas;
- 10-osobowa firma pracująca hybrydowo – przy systemie rotacyjnym potrzebuje realnie 5 biurek. Dzięki desk sharingowi może zmniejszyć powierzchnię biurową nawet o połowę, znacząco obniżając koszty firmowe.
Shared workspace jako element strategii rozwoju firmy
Współdzielona przestrzeń biurowa to nie tylko sposób na redukcję kosztów w firmie – to również narzędzie wspierające rozwój na wielu poziomach. Shared workspace umożliwia bowiem szybsze skalowanie zespołów, zwiększa mobilność biznesów, dając jednocześnie dostęp do zaplecza i usług, które znacząco ułatwiają codzienne prowadzenie biznesu. Dla wielu firm to zatem istotny krok w kierunku budowania bardziej elastycznej i nowoczesnej organizacji.
Budowanie relacji i sieci kontaktów w shared office
Jedną z kluczowych przewag pracy w przestrzeni współdzielonej jest unikalna możliwość nawiązywania nowych relacji biznesowych. Shared office sprzyja bowiem naturalnemu networkingowi – w przestrzeniach coworkingowych regularnie spotykasz innych przedsiębiorców, freelancerów i specjalistów z różnych branż, z którymi dzielisz nie tylko przestrzeń, ale często też podobne problemy i wyzwania.
W efekcie zyskujesz:
- możliwość nawiązywania nowych współprac i wymiany doświadczeń z doświadczonymi osobami;
- kontakty do sprawdzonych podwykonawców i partnerów;
- dostęp do aktualnych informacji rynkowych i trendów z pierwszej ręki.
Wirtualna asystentka i wsparcie administracyjne jako uzupełnienie shared workspace
Korzyści z shared workspace nie wyczerpują się jednak na samym biurku do pracy. W nowoczesnych przestrzeniach biurowych, takich jak IdeaPlace, można skorzystać z dodatkowych usług wspierających codzienne funkcjonowanie firmy – bez konieczności organizowania własnych działów back office.
Najczęściej wybierane rozwiązania to m.in.:
- wirtualna asystentka oferująca kompleksowe wsparcie w codziennym funkcjonowaniu firmy, umawianiu spotkań, prowadzeniu kalendarza czy organizacji spotkań i wydarzeń biznesowych;
- obsługa recepcyjna – odbiór korespondencji, przyjmowanie gości, wsparcie administracyjne;
- rezerwacja sal biznesowych i sprzętu – dostęp do sal spotkań, projektorów, drukarek bez dodatkowych kosztów utrzymania;
- adres do rejestracji działalności i obsługa poczty firmowej – dla firm potrzebujących profesjonalnego adresu w centrum miasta.
Dzięki tym usługom firmy mogą skupić się na rozwoju i kliencie, nie tracąc czasu ani zasobów na organizację zaplecza biurowego. To daje im realną przewagę – zwłaszcza w przypadku małych zespołów i jednoosobowych działalności.
Dla kogo desk sharing i office sharing to najlepszy wybór?
Najwięcej korzyści z desk sharingu i office sharingu odczują:
- freelancerzy i specjaliści IT pracujący zdalnie, ale potrzebujący od czasu do czasu profesjonalnej przestrzeni (np. na spotkania z klientami);
- start-upy i zespoły projektowe – zwłaszcza w fazie rozwoju lub testowania nowych rynków, gdy inwestycja w stałe biuro jest ryzykowna;
- firmy pracujące hybrydowo i mobilne zespoły korzystające z biura tylko kilka dni w tygodniu.
Dla każdej z tych grup elastyczny coworking w centrum miasta to nie tylko wygodne miejsce pracy, ale też pomocne narzędzie do efektywnego prowadzenia biznesu.
Shared desk i shared office – czy to przyszłość pracy biurowej?
Współdzielona biura i biura to rozwiązania, które już dziś zmieniają sposób, w jaki myślimy o biurze – nie jako miejscu „na stałe”, ale jako elastycznym narzędziu pracy. To także odpowiedź na realne potrzeby nowoczesnych firm szukających przede wszystkim elastyczności, oszczędności i mobilności.
Dla młodych firm, które dopiero budują swoją pozycję lub testują rynek, shared office to sposób na profesjonalny start bez zbędnych barier. Szczególnie wtedy, gdy mogą liczyć na partnera, który rozumie ich potrzeby i wspiera rozwój – tak jak robimy to w IdeaPlace.
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
