Jak przeprowadzić optymalizację kosztów w firmie?

Ostatnie lata, począwszy od wybuchu pandemii w 2020 roku, były dla biznesu przełomowe, wystawiając rodzime firmy na poważną próbę. Liczne obostrzenia, lockdowny, zawirowania w dostawie surowców, a w końcu i złamanie znanego ładu geopolitycznego w naszej części Europy – to wszystko naraziło wiele firm na szwank, powodując wyraźnie odczuwalny wzrost kosztów prowadzenia działalności. Chcąc więc utrzymać swoją konkurencyjność w obliczu tak wielu wyzwań i niemożności bezgranicznego przenoszenia kosztów na klienta końcowego, przedsiębiorcy – w naturalnej konsekwencji zdarzeń – szukają sposobów na to, jak skutecznie obniżyć koszty w firmie. Jak przeprowadzić zatem mądrą optymalizację kosztów przedsiębiorstwa? Sprawdź nasze wskazówki, aby uniknąć często popełnianych błędów!

Optymalizacja kosztów – co to znaczy?

Po trudnych doświadczeniach pandemii wielu polskich przedsiębiorców podjęło kroki  w kierunku optymalizacji kosztów prowadzonej działalności. Tendencja ta wynika nie tylko z poniesionych strat finansowych, ale również chęci bardziej odpowiedzialnego zarządzania dostępnym budżetem w niepewnych czasach. 

Optymalizacja kosztów w firmie ma na celu nie tyle cięcie wydatków, co szukanie sposobów na mądre wydawanie pieniędzy i efektywne gospodarowanie finansami. Częstym błędem wśród przedsiębiorców jest bowiem redukowanie kosztów bez głębszego zastanowienia, nie zwracając uwagi na konsekwencje tych kroków w dłuższej perspektywie. Cięcie kosztów w sposób intuicyjny i nadgorliwy może w rezultacie zamknąć firmie drogę do dalszego rozwoju. Dlatego wszelkie działania podejmowane w celu optymalizacji finansowej w przedsiębiorstwie powinny odbywać się bez straty na jakości oferowanych usług lub produktów czy spadku satysfakcji klientów oraz pracowników. 

Co również istotne, optymalizacja finansowa w przedsiębiorstwie nie powinna być jednorazowym zrywem, ale nieustanną pracą na wszystkich poziomach zarządzania i kwestią rozważaną przy każdej decyzji biznesowej. Pomocne w tym aspekcie jest patrzenie na firmowe wydatki jak na inwestycje odroczone w czasie, a nie tylko sumy znikające z konta. Zwracając uwagę na spodziewany zwrot z inwestycji, łatwiej bowiem ocenić, czy dany wydatek ma sens. 

Od czego zacząć redukcję kosztów w przedsiębiorstwie? 

Szukając oszczędności, trzeba na początku wiedzieć, ile i na co dokładnie wydawane są firmowe pieniądze. W tym celu warto zacząć od szczegółowego przeglądu danych księgowych, które dostarczą precyzyjnej wiedzy na temat całości ponoszonych kosztów. Wgląd do ewidencji zapobiegnie przeoczeniu istotnych pozycji lub niedoszacowaniu niektórych wydatków, składających się ostatecznie na sporą kwotę. 

Do optymalizacji finansowej w firmie niezbędna jest także analiza kosztów stałych i zmiennych. Aby ułatwić sobie zadanie, warto pogrupować wydatki na konkretne kategorie (np. księgowość, utrzymanie biura, wynagrodzenia z ZUS itd.), a następnie zacząć analizę od pozycji największych, których optymalizacja może przynieść najbardziej odczuwalny rezultat. 

Jak zmniejszyć koszty w firmie? Wskazówki dla biznesu 

Planując optymalizację kosztów w firmie, warto kierować się jedną kluczową zasadą: redukcja wydatków nie może spowodować zahamowania rozwoju prowadzonej działalności. Dlatego każda decyzja finansowa powinna być poprzedzona dogłębną analizą z uwzględnieniem możliwych następstw. Redukcja niektórych wydatków może bowiem niekiedy stanowić jedynie pozorną oszczędność, która – oglądana z dłuższej perspektywy – okaże się nieopłacalnym posunięciem. Warto więc poszukiwać innowacyjnych sposobów prowadzenia firmy, które pozwolą zaoszczędzić, jednocześnie nie czyniąc strat w wartości dostarczanej klientowi.

Obniżenie kosztów lokalu: praca zdalna i hybrydowa

Sposobem na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy jest często przyjrzenie się potrzebom zespołu w zakresie powierzchni biurowej. W sytuacji, gdy coraz więcej organizacji wprowadza hybrydowy model pracy, utrzymywanie wielkometrażowych biur w wielu przypadkach przestaje być opłacalnym rozwiązaniem. 

Można to dostrzec szczególnie, gdy podsumuje się wydatki związane z wynajmem tradycyjnego biura, gdzie oprócz czynszu trzeba ponosić także regularne opłaty eksploatacyjne, które w skali roku składają się na pokaźną kwotę. Firmy dobrze to rozumieją, co widać nie tylko analizując spadek na poziomie 20-30% średniej wielkości transakcji w sektorze biurowym, ale również obserwując wzrost zainteresowania elastycznymi powierzchniami biurowymi, takimi jak coworking dla zespołu. 

Elastyczne przestrzenie pozwalają dostosować biuro do aktualnych potrzeb zespołu bez konieczności zawierania długoterminowych umów. Warunki wynajmu, zgodnie z którymi firma płaci wyłącznie za to, z czego realnie korzysta, w rachunku końcowym zawsze okazują się bardziej opłacalne niż przepalanie budżetu na puste przestrzenie. Możesz więc płacić stałą kwotę za wynajem biura niezależnie od liczby aktualnie pracujących osób lub wybrać coworking, za który opłata jest elastycznie dostosowywana do faktycznych potrzeb Twojej firmy w danym czasie. 

Kompleksowa przestrzeń do pracy: wynajem biura na spotkania

Niestabilna sytuacja na rynku finansowym budzi niepewność wśród przedsiębiorców, co przekłada się na obniżoną skłonność do inwestycji na rynku nieruchomości. Firmy poszukujące oszczędności często decydują się więc na wynajem biura, który pozwala zachować większą elastyczność w przypadku zmian na rynku, kryzysu, redukcji zatrudnienia czy konieczności zmiany lokalizacji. W takich sytuacjach przeniesienie zespołu do nowego biura jest dużo prostsze, szybsze i optymalne kosztowo. 

Wynajem biura to ponadto opcja, której od czasu do czasu mogą potrzebować nawet firmy pracujące całkowicie zdalnie, np. na potrzeby spotkania z klientem czy przeprowadzenia stacjonarnego szkolenia dla zespołu.

Oszczędność czasu pracowników: skorzystanie z outsourcingu

Jedną z kluczowych zalet outsourcingu jest to, że firma może z nich szybko zrezygnować lub – w razie potrzeby – zmodyfikować zakres obsługi, co nie jest tak łatwe w przypadku zatrudnienia pracownika na etat. Firmy poszukujące oszczędności decydują się outsourcować niektóre zadania, ponieważ dzięki temu mogą za porównywalną, a niekiedy nawet niższa cenę, zyskać szerszy zakres obsługi i lepszą jakość. 

W każdej firmie można zidentyfikować czasochłonne i powtarzalne czynności, które nie są unikalne dla danej działalności, ale pochłaniają dużo czasu i odciągają uwagę od zadań strategicznych z punktu widzenia rozwoju firmy. Outsourcing obejmuje najczęściej prowadzenie księgowości, a także prace administracyjno-organizacyjne, które wielu przedsiębiorców decyduje się delegować na zewnątrz, korzystając np. z usług wirtualnej asystentki.

Co firma w ten sposób zyskuje? Przede wszystkim zamienia koszt stały (jaki ponosiłaby w przypadku powołania dodatkowego stanowiska pracy) na zmienny, mogąc elastycznie dostosowywać zakres i wymiar pracy wirtualnej asystentki do aktualnych potrzeb i warunków biznesowych. 

Automatyzacja procesów firmowych

Automatyzacja wiąże się z koniecznością zainwestowania pewnych środków na początku. Z tego powodu zagadnienie to budzi niekiedy wątpliwości ze strony przedsiębiorców, którzy skoncentrowani na redukcji kosztów z pewnym oporem podchodzą do tej inwestycji. Czy słusznie jednak? Oczywiście, że nie – pod warunkiem, że weźmie się pod uwagę końcowy rezultat, jakim ma być przecież wzrost wydajności firmowych procesów, redukcja błędów i strat, a także skrócenie czasu potrzebnego na realizację konkretnych zadań. Dlatego zamiast skupiać się wyłącznie na porównaniu kwot, lepiej mierzyć ogólną efektywność działania. 

Monitoring kosztów reklamy i działań marketingowych

Część przedsiębiorstw, zwłaszcza będąc w kryzysie i chcąc obniżyć koszty w firmie, niemal automatycznie decyduje o tym, by w pierwszym kroku uciąć budżet marketingowy. Choć wydaje się to szybkim sposobem na oszczędność, w praktyce często okazuje się jednak błędnym kołem. Wycofując całkowicie środki na marketing, firma ryzykuje bowiem idący za tym spadek sprzedaży. 

Dlatego szukając oszczędności w tym obszarze, rozsądnym rozwiązaniem może być – ponownie – skorzystanie z outsourcingu. Zlecenie marketingu wyspecjalizowanej agencji przyniesie większą elastyczność działań, eliminując tym samym koszty utworzenia stanowiska pracy, miejsca w biurze czy zakupu niezbędnych narzędzi. 

Dlaczego warto optymalizować koszty w przedsiębiorstwie?

Trzymanie kontroli nad firmowymi wydatkami to podstawa sukcesu biznesowego. Koszty związane z działaniem przedsiębiorstwa nie tylko warto, ale wręcz należy optymalizować, zachowując przy tym zdrowy rozsądek i opierając się na solidnych analizach. Nie należy sugerować się jedynie surowymi liczbami – znacznie ważniejsze jest szacowanie i mierzenie efektywności poszczególnych decyzji i zwracanie uwagi zarówno na skalę działań, jak i spodziewany zwrot z inwestycji w dłuższej perspektywie.

Wzrost rentowności i poprawa płynności finansowej

Umiejętnie i właściwie rozumiana optymalizacja kosztów w firmie powinna przyczyniać się do efektywniejszego gospodarowania pieniędzmi. Aby to osiągnąć, niezbędna jest zmiana modelu zarządzania na stałe – tak, aby dostępne środki były wydatkowanie mądrze i znajdowały dla siebie uzasadnienie. 

Motywacja pracowników i ich wzrost zaangażowania

Za optymalizacją kosztów przedsiębiorstwa idą często zmiany w dotychczasowych procesach i sposobach organizacji pracy. Warto jednak zadbać o to, by podejmowane decyzje nie odbiły się negatywnie na pracownikach poprzez utrudnienie ich pracy czy drastyczne obniżenie komfortu w miejscu zatrudnienia. Szukanie oszczędności za wszelką cenę może bowiem obrócić się przeciwko firmie, jeśli rosnąca niechęć pracowników przełoży się na zwiększoną rotację, generując ostatecznie i tak koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych członków zespołu.

Jutta Hutsch-Kasprzyk

Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.