Wirtualne biuro to zyskująca uznanie usługa kompleksowego outsourcingu obsługi biurowej, w której mieści się również rejestracja firmy pod wirtualnym adresem. Liczni przedsiębiorcy cenią to rozwiązanie szczególnie za wygodę, elastyczność i renomę idącą w parze z prestiżowym adresem siedziby firmy. Aspektem, który może jednak niekiedy budzić pewne wątpliwości, okazuje się kwestia wirtualnego biura a kontroli skarbowej. W jaki sposób urzędy skarbowe traktują takie rozwiązania? Na jakie zagadnienia formalne należy zwrócić uwagę na linii wirtualne biuro a urząd skarbowy? Wyjaśniamy!
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Rejestracja firmy pod wirtualnym adresem staje się coraz powszechniejszym trendem, szczególnie w przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność i startupów. Jednak wirtualne biuro nadal stanowi niekonwencjonalne miejsce na prowadzenie biznesu. W związku z tym niejednokrotnie odnotowało w swojej historii trudności związane z urzędami skarbowymi. Wirtualne biura budzą obawy i niepewność wśród przedsiębiorców, co do legalności tej usługi. Choć to zrozumiałe, wątpliwości w tym przypadku okazują się kompletnie zbędne! Wirtualne biuro a urząd skarbowy – jak zatem wygląda ta kwestia w praktyce?
Podkreślmy jeszcze raz: usługa wirtualnego biura jest w pełni legalna. Wszelkie niedogodności ze strony urzędu skarbowego dotyczą konkretnych wytycznych, których niedopełnienie może słusznie budzić strach i niepewność. Problemy te w zasadzie nie istnieją, kiedy formalnościami zajmuje się tak doświadczona firma jak IdeaPlace.
Rejestracja firmy pod wirtualnym adresem
W przypadku placówek zlokalizowanych w pojedynczych pomieszczeniach i świadczących jedynie podstawowe usługi (rejestrację firmy oraz obsługę jej korespondencji) problemy mogą pojawiać się już na etapie rejestracji.
Jeszcze kilka lat temu urząd skarbowy udzielał odmowy rejestracji i nadania spółkom numeru NIP, powołując się na brak wskazania w zgłoszeniu identyfikacyjnym numeru konkretnego lokalu w budynku oraz brak wykonywania pod wskazanym adresem siedziby Spółki funkcji zarządczych.
W 2014 roku Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok w głośnej sprawie II FSK 3549/13, za sprawą którego wyraził swoje poparcie dla biur wirtualnych oraz zdyscyplinował urzędy skarbowe. Stwierdził, że nie mają one kompetencji do kontroli zdatności lokalu (nieruchomości) podanego jako siedziba podatnika do wykonywania w nim funkcji zarządczych czy prowadzenia w nim działalności gospodarczej.
Mimo to, wśród urzędników do dziś można napotkać nieufność względem biur wirtualnych. Jest to zresztą zasadne, ponieważ, trudno jest udowodnić, że w jednym pokoju dedykowanym na odbiór poczty dla masowej liczby podmiotów firma jest w stanie rzeczywiście pracować oraz prowadzić działalność.
Wirtualne biuro a jednoosobowa działalność gospodarcza
W celu założenia jednoosobowej działalności gospodarczej niezbędny jest adres do rejestracji firmy, o czym szczegółowo pisaliśmy w jednym z poprzednich artykułów.
W tym miejscu warto natomiast zaznaczyć istotną różnicę pomiędzy siedzibą przedsiębiorstwa a miejscem prowadzenia działalności. Terminy te nie są bowiem tożsame, co ma znaczenie także w odniesieniu do kontroli urzędu skarbowego.
Pod pojęciem siedziba firmy rozumie się konkretną miejscowość, w której dane przedsiębiorstwo świadczy usługi – to tu archiwizowane są zwykle dokumenty firmowe i przeprowadzane kontrole ze strony urzędu skarbowego. Z kolei miejsce prowadzenia działalności to adres, w którym realizowana jest bezpośrednia działalność firmy wynikająca z oferowanych przez nią usług.
Wirtualny adres a rejestracja do VAT
Przedsiębiorcy, nieposiadający samodzielnej siedziby firmy, spotykają się z trudnościami nie tylko w kwestii uzyskania numeru NIP. Problematyczna jest również rejestracja do podatku VAT.
Urzędnicy skarbowi są prawnie zobligowani do dokonywania czynności sprawdzających firmę przed dokonaniem wpisu do rejestru.
W sytuacji, gdy kontrahent podaje jako siedzibę firmy miejsce, które pozostaje w sprzeczności ze skalą lub rodzajem jego działalności, lub kiedy fiskus, kontaktując się z wirtualnym biurem, nie może napotkać przedsiębiorcy, rodzą się uzasadnione wątpliwości co do wiarygodności podmiotu.
W tym wypadku Naczelny Sąd Administracyjny pozostał w zgodzie z urzędnikami, wydając orzeczenie I FSK 1363/17. Sąd stwierdził w nim bowiem, że za siedzibę nie może być uznany adres udostępniony wielu firmom do celów rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, gdzie faktycznie nie prowadzi się żadnej działalności, w tym nie funkcjonuje zarząd.
Wirtualne biuro jako elastyczne centrum biznesowe
Zupełnie inaczej sytuacja przedstawia się w centrum biznesowym IdeaPlace.
Od niemal dekady dostarczamy kompleksowe wsparcie biznesowe dla firm w stolicy Dolnego Śląska. Wirtualne biuro jest jedną z naszych usług, która wykracza daleko poza swoje podstawowe założenia. Pozwala na stacjonarne prowadzenie biznesu w bezpieczny sposób.
Nasi Klienci mają fizyczny dostęp do przestrzeni biurowej w postaci strefy coworkingowej, biur serwisowanych oraz sal na spotkania biznesowe. Ponadto zawsze, gdy tego potrzebują, zostają otoczeni profesjonalnym wsparciem wirtualnej asystentki. Wszystko w oparciu o elastyczne warunki wynikające z bieżących potrzeb Klientów. Korzystają oni z dodatkowych usług zawsze wtedy, kiedy tego potrzebują i ponoszą koszty adekwatne do ich realnego wykorzystania.
Dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu oraz kompleksowemu podejściu do usługi wirtualnego biura możemy pochwalić się wiarygodną reputacją, a także na stałe wypracowanym zaufaniem ze strony podległego urzędu skarbowego.
W celu uzyskania informacji zwrotnej dotyczącej kluczowych kwestii, takich jak prawo Klienta do korzystania z adresu, urząd często kontaktuje się nie z przedsiębiorcą, a bezpośrednio z IdeaPlace. To znacznie przyspiesza i usprawnia przebieg rejestracji firmy oraz odciąża przedsiębiorcę, nie angażując go w zbędne formalności. Natomiast w okazjonalnych przypadkach, nasz zespół służy pomocą, odpowiadając na wszelkie pojawiające się pytania i wspierając sprawny przebieg procesu rejestracji.
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – jak wygląda kontrola skarbowa?
W przypadku kontroli urzędu skarbowego sytuacja wygląda równie sprawnie i bezpiecznie.
Zacznijmy od obalenia pewnych mitów krążących wokół zagadnienia wirtualne biuro a kontrola skarbowa.
Po pierwsze, wizyta urzędników pod wirtualnym adresem w żaden sposób nie wpłynie negatywnie na wynik kontroli. Nie skomplikuje także jej przebiegu. IdeaPlace w ramach usług wirtualnego biura oferuje przestronną przestrzeń biurową, która pozwoli przeprowadzić tę procedurę z zachowaniem komfortu. Przy okazji wzmocni wiarygodność urzędników względem Twojej firmy. Ponadto możesz liczyć na wsparcie merytoryczne i doświadczenie pracowników wirtualnego biura, a kontrola skarbowa przestanie być dla Ciebie stresującym zagadnieniem.
Po drugie, siedziba podmiotu pod wirtualnym adresem wcale nie musi budzić większego zainteresowania Twoją firmą. Tym bardziej nie powoduje częstszych kontroli skarbowych.
Nie musisz się w takim razie niczego obawiać. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości możesz zawsze skontaktować się z nami. Służymy pomocą i chętnie je rozwiejemy.
Przebieg kontroli skarbowej
Kontrola skarbowa zawsze poprzedzona jest listownym zawiadomieniem, w którym urząd prosi o odpowiedź z umówieniem daty kontroli.
Nasz zespół recepcyjny na bieżąco informuje każdego Klienta o dostarczeniu nowej korespondencji, według ustaleń zawartych przy podpisywaniu umowy.
Część klientów zawsze dostaje w powiadomieniu skan zawartości listu. Inni otrzymują go tylko na życzenie. A pewna grupa Klientów odbiera wyłącznie powiadomienie o jego nadawcy i rodzaju – w każdym przypadku elastycznie dostosowujemy się do indywidualnych potrzeb współpracujących z nami osób.
Jeżeli znajdujesz się w grupie, która nie zaznajomiła się z zawartością listu i nie wystosowała odpowiedzi – powstrzymaj panikę.
Zgodnie z przepisami, na list nie trzeba odpowiadać. Jednakowoż brak odpowiedzi skutkuje narzuceniem terminu kontroli przez urząd skarbowy. Wtedy może on przypadać nawet na następny dzień.
Jeżeli nie możesz być obecny podczas kontroli, to warto pamiętać, że posiadasz możliwość wyznaczenia osoby reprezentującej Cię podczas tej procedury.
Bardzo ważne jest, aby pamiętać, że kontrola udaje się pod adres, który jest wskazany, jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych. Nie jest on zwykle tożsamy z adresem rejestracyjnym. W zdecydowanej większości Klienci decydują się na pozostawienie dokumentów księgowych firmie rachunkowej, z którą współpracują. W takim wypadku należy skierować urzędników we właściwe miejsce.
Następnie nadchodzi dzień kontroli skarbowej. Jeżeli odbywa się ona w siedzibie wirtualnego biura, to idealnym wyborem będzie skorzystanie na ten czas z zamkniętej sali biznesowej. W ramach wirtualnego biura przysługuje Ci na nią stały rabat. W prywatnym pomieszczeniu będziesz mógł w spokoju przejść przez procedurę kontroli skarbowej. A kiedy wystąpi potrzeba wykonania kopii dokumentów, obsługa recepcyjna stale służy pomocą.
Warto również pamiętać, że urzędnicy, odwiedzający Twoją firmę obowiązkowo muszą posiadać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, które zawiera jej wyszczególniony zakres. Natomiast Ty masz obowiązek okazać kontrolerowi tylko te dokumenty, do których wglądu jest on uprawniony wspomnianym dokumentem.
Kontrola skarbowa w IdeaPlace przebiega sprawnie i nie generuje przykrych doświadczeń. Wiemy to dzięki rozmowom z naszymi Klientami, wieloletniemu doświadczeniu oraz codziennym obserwacjom.
Nasze kompleksowe podejście do wirtualnego biura, profesjonalna obsługa oraz wypracowane latami zaufanie ze strony urzędu skarbowego sprawiają, że możesz nam zaufać i nie obawiać się żadnych trudności.
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
