Jeśli prowadzisz spółkę zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym, której dane uległy zmianie, pamiętaj o obowiązku zaktualizowania tych informacji w rejestrze. Zrobisz to szybko drogą elektroniczną, bez konieczności wychodzenia z domu czy oczekiwania w urzędowych kolejkach. Sprawdź, jak krok po kroku zgłosić zmiany do KRS, by uniknąć problemów!
Czym jest Krajowy Rejestr Sądowy i kiedy należy zgłaszać zmiany?
Krajowy Rejestr Sądowy został utworzony na podstawie umowy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym i działa począwszy od dnia 1 stycznia 2001 r. KRS stanowi scentralizowaną, jawną bazę danych gromadzącą trzy osobne rejestry:
- rejestr przedsiębiorców;
- rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
- rejestr dłużników niewypłacalnych.
Podstawowym zadaniem KRS jest powszechne udostępnianie szybkiej i pewnej informacji na temat statusu prawnego zarejestrowanych podmiotów oraz najważniejszych informacji dotyczących ich sytuacji finansowej czy sposobu reprezentowania.
W związku z tym spółki wpisane do rejestru mają obowiązek pilnować aktualności wprowadzanych danych i niezwłocznego zgłaszania do KRS wszelkich zmian dotyczących firmy, w tym informacji o m.in.:
- siedzibie;
- składzie osobowym zarządu spółki;
- danych wspólnika;
- przedmiocie prowadzonej działalności (kodach PKD);
- zawartej umowie spółki.
Jakie zmiany można zgłosić do KRS elektronicznie?
Od 1 lipca 2021 roku zmiany w KRS można zgłaszać wyłącznie w sposób elektroniczny za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub systemu S24. Jest to konieczne po każdej modyfikacji informacji wpisanych do rejestru. Dotyczy to więc zarówno zmian danych wspólników lub członków zarządu, jak i wysokości kapitału zakładowego, treści umowy spółki czy też jej statutu.
Zaniechanie tego obowiązku obwarowane jest bowiem szeregiem sankcji, np. wszczęciem postępowania przymuszającego lub grzywną nałożoną na członków zarządu. Niezbędne jest zatem rzetelne zgłaszanie wszelkich zmian dotyczących struktury i danych prowadzonej spółki w terminie najpóźniej 7 dni od momentu zaistnienia nowej informacji.
Zmiana adresu spółki
Wśród danych spółki, które są wymagane do aktualizacji w KRS, znajduje się przede wszystkim pełny adres siedziby (obejmujący informacje o województwie, powiecie, gminie, miejscowości, ulicy i kodzie pocztowym). W sytuacji, gdy spółka posiada oddziały, również należy zgłosić do rejestru zmiany w tym zakresie.
Zmiana danych kontaktowych, wspólników lub zarządu
Wszelkie zmiany w składzie osobowym zarządu oraz danych osobowych (np. zmiana nazwiska wskutek zawarcia związku małżeńskiego) wspólników i członków organów spółki wymagają zgłoszenia do KRS.
Znaczenie profesjonalnego adresu rejestracyjnego dla firmy
Profesjonalny adres rejestracyjny dla firmy buduje jej wiarygodność i zaufanie zarówno w oczach klientów czy potencjalnych partnerów biznesowych, jak i urzędów oraz innych instytucji publicznych. Zmiana adresu siedziby spółki wymaga, jak wspomniano, aktualizacji danych w KRS, co wpływa na wizerunek przedsiębiorstwa i jej kontakty z urzędnikami. Wybór prestiżowego adresu siedziby, np. poprzez wirtualny adres do rejestracji firmy, istotnie ułatwia prowadzenie działalności i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi.
Dodatkowo stabilność adresu rejestracyjnego minimalizuje konieczność dokonywania częstych zmian w KRS, dzięki czemu jako przedsiębiorca możesz uniknąć zbędnych formalności i kosztów.
Jak krok po kroku zgłosić zmiany do KRS online?
Elektroniczny wniosek o zmianę w KRS można złożyć za pomocą:
- Portalu Rejestrów Sądowych – w sytuacji, gdy umowa spółki lub akt założycielski zostały zawarte u notariusza;
- systemu teleinformatycznego S24 – jeśli umowa spółki została zawarta na wzorcu umowy udostępnionym w S24.
Przygotowanie dokumentów
Wnioskując o wpis zmian do KRS, należy pamiętać o dołączeniu w formie elektronicznych załączników wymaganej dokumentacji potwierdzającej dokonanie zmian, np. uchwały wspólników w sprawie zmiany siedziby spółki.
Proces zgłaszania zmian w systemie S24
Wniosek o zmianę w KRS poprzez system S24 może przygotować każda osoba, która posiada konto na tych platformach. Nie ma wymogu, aby robił to samodzielnie wspólnik lub pełnomocnik spółki. Opracowany wniosek musi zostać następnie podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki bądź powołanego pełnomocnika procesowego (adwokata lub radcę prawnego). Po podpisaniu wniosku należy złożyć go do sądu, klikając przycisk „Złóż wniosek” (czynność tę musi jednak wykonać osoba, która przygotowywała dokument).
Opłaty za zgłoszenie zmian
Wprowadzenie zmian do KRS wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty, którą można wnieść poprzez system e-Płatności. Wysokość opłat zależy od portalu, za pośrednictwem którego zgłaszasz swój wniosek. Jeśli korzystasz z PRS, koszty kształtują się następująco:
- 250 zł – opłata sądowa za wpis;
- 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym;
Jeśli natomiast dokonujesz zmiany wpisu za pomocą systemu S24, wówczas obowiązuje nieco niższa opłata sądowa za wpis – 200 zł.
Najczęstsze problemy przy zgłaszaniu zmian do KRS
Jak już zaznaczono, każda zmiana danych o spółce wymaga nie tylko dołączenia stosownych dokumentów, ale również wiąże się z pewnymi kosztami. Jednocześnie wszelkie opóźnienia w aktualizacji danych mogą powodować niepożądane problemy w kontaktach z urzędami, bankami i kontrahentami. Warto więc wystrzegać się często spotykanych błędów, by dokonać tej formalności sprawnie i bez niepotrzebnego stresu.
Brak wymaganych dokumentów
Niekompletna dokumentacja to jeden z najczęstszych błędów na etapie wnioskowania o zmianę danych w KRS. Warto pamiętać o tym, że aktualizując informacje o spółce za pomocą S24, przynajmniej jeden dokument zmianowy musi pochodzić z tego systemu. Co szczególnie ważne – dokumenty nie załączają się w sposób automatyczny, ale każdy musi zostać dodany ręcznie.
Błędy w formularzach
Powszechnie spotykane błędy w formularzach są zazwyczaj związane z brakiem lub nieprawidłowym podaniem m.in.:
- numeru KRS;
- imienia i nazwiska;
- adresu siedziby;
- informacji o organie reprezentującym podmiot;
- informacji o kapitale zakładowym;
- informacji o rodzaju działalności.
W sytuacji, gdy po złożeniu wniosku do KRS zostanie zidentyfikowany błąd lub brakująca informacja, należy niezwłocznie wystosować kolejny wniosek o jego poprawę lub uzupełnienie. Aplikacja powinna wówczas zawierać wszystkie wymagane informacje wraz z uzasadnieniem i wyjaśnieniem przyczyn poprawy/uzupełnienia.
Opóźnienia w aktualizacji danych
Opóźnienia w aktualizacji danych spółki w KRS to jeden z najbardziej kosztownych i brzemiennych w skutkach błąd. W sytuacji niewypełnienia obowiązku zgłoszenia zmiany w rejestrze w ustanowionym terminie, sąd rejestrowy – zgodnie z art. 24 ustawy o KRS – stosuje bowiem postępowanie przymuszające.
W pierwszym kroku przedsiębiorca otrzymuje ponowne wezwanie do zgłoszenia zmiany w ciągu 7 dni. W dalszej kolejności postępowanie przymuszające może skutkować nałożeniem na spółkę grzywny w wysokości 1000 zł. Jeśli mimo wezwań spółka nadal nie realizuje swojego obowiązku, wówczas sankcja ta może być wielokrotnie powielana.
Warto również pamiętać, że każdy przedsiębiorca wpisany do KRS bierze ponadto odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do rejestru nieprawdziwych danych bądź niezgłoszeniem wymaganych danych do rejestru w ustawowym terminie.
Jak uniknąć problemów z KRS w przyszłości?
Aby uniknąć problemów z KRS w przyszłości i utrzymać zgodność z przepisami, należy regularnie monitorować wszelkie zmiany i szybko reagować na obowiązki rejestrowe. Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o terminowym aktualizowaniu danych w innych instytucjach, takich jak ZUS, urząd skarbowy czy banki, aby uniknąć komplikacji w kontaktach z urzędami i kontrahentami.
Chcąc zadbać o sprawne funkcjonowanie spółki, warto zasięgnąć wsparcia u ekspertów, korzystając z usługi wirtualnego biura, która zapewnia stabilny i profesjonalny adres rejestracyjny oraz sprawną obsługę korespondencji. To zatem skuteczny sposób na zminimalizowanie ryzyka przeoczenia ważnych informacji od sądu i gwarancja, że sprawy firmowe są odpowiednio zaopiekowane.
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
