Już 1 stycznia 2025 r. wejdzie w życie obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń – usługi, która w ciągu kilku najbliższych lat ma w całości zastąpić tradycyjną korespondencję urzędową, w tym również korespondencję realizowaną za pośrednictwem systemu ePUAP. E-doręczenia w pierwszej kolejności dotyczą większości podmiotów publicznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Czym jest adres do e-doręczeń i jak kształtuje się harmonogram wdrożenia tej usługi? Sprawdź, o czym powinni wiedzieć przedsiębiorcy!
Czym są e-doręczenia i dlaczego są ważne dla przedsiębiorców?
E-doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, będąca cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. To nowoczesne rozwiązanie pozwala podmiotom publicznym, firmom i obywatelom korzystać z wygodnych i w pełni bezpiecznych doręczeń elektronicznych, co skutecznie usprawnia realizację różnorodnych formalności.
Adres do e-doręczeń i baza adresów elektronicznych
Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr wszystkich adresów do e-doręczeń, którym zarządza minister cyfryzacji. Oprócz adresów w bazie tej można znaleźć również listę wszystkich dostępnych dostawców świadczących usługi e-doręczeń.
Założenie adresu do e-doręczeń dla przedsiębiorstwa jest równoznaczne ze wskazaniem go jako adresu do korespondencji urzędowej. Dodanie adresu do oficjalnej bazy adresów elektronicznej sprawia więc, że urzędy, które korzystają z e-doręczeń, od tej pory będą przesyłały firmową korespondencję wyłącznie drogą elektroniczną.
E-doręczenia – od kiedy są obowiązkowe dla przedsiębiorców?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych regulują dwa podstawowe akty prawne:
- ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS).
Istotny jest również Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1078). Zgodnie z nim termin wdrożenia systemu e-doręczeń dla pierwszej grupy podmiotów ustalono na 1 stycznia 2025 r.
Harmonogram wdrożenia e-doręczeń – kogo obejmuje?
Terminy dla podmiotów publicznych:
Od 1 stycznia 2025 r.:
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (i zarządzane przez niego fundusze) oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (i fundusze zarządzane przez prezesa);
- Narodowy Fundusz Zdrowia;
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i powołane przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych;
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
Do 1 października 2029 r.:
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej;
- sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Terminy dla podmiotów niepublicznych:
Od 1 stycznia 2025 r.:
- osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz);
- podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 r.;
- podmioty niepubliczne wnioskujące o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Od 1 kwietnia 2025 r.:
- podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.;
Od 1 lipca 2025 r.:
- podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.;
Od 1 października 2026 r.:
- podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.
Kwalifikowani Dostawcy Usług dla rejestrowanych doręczeń elektronicznych
Usługę e-doręczeń realizują dostawcy usług zaufania: publiczni i komercyjni. Podmiotem publicznym wyznaczonym do świadczenia bezpłatnej usługi e-doręczeń jest Poczta Polska S.A. Wśród Kwalifikowanych Dostawców Usług znajdują się natomiast:
- Certum – Asseco Data Systems S.A.
- Autenti sp. z o.o.
- KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?
W pierwszym kroku należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE):
- przedsiębiorcy prywatni – wnioskują drogą elektroniczną poprzez portal biznes.gov.pl;
- podmioty publiczne – wnioskują za pośrednictwem e-usługi dostępnej na stronie gov.pl.
Wraz z adresem zostanie utworzona skrzynka do e-doręczeń, za pomocą której można bezpiecznie wysyłać, odbierać i przechowywać korespondencję.
Wymagania formalne
Aby złożyć wniosek o ADE, należy przygotować komplet danych o przedsiębiorstwie, w tym m.in. nazwę, numery REGON, NIP, PESEL, adres korespondencyjny, adres e-mail oraz – opcjonalnie – dane administratora skrzynki.
Jeśli wniosek składa pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji lub prokurent, a uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEIDG ani KRS, wówczas należy przygotować dodatkowo stosowne pełnomocnictwo, a także potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej lub dokument potwierdzający reprezentację.
E-doręczenia – jak założyć konto? Instrukcja krok po kroku
Chcąc złożyć wniosek o adres do e-doręczeń, należy zalogować się za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu. Wniosek musi zostać podpisany elektronicznie (przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, e-dowodu lub pieczęci elektronicznej) przez osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub przez pełnomocnika, który ma umocowanie do złożenia tego dokumentu.
Po przedłożeniu wniosku, Minister Cyfryzacji nadaje ADE, który jest automatycznie wpisywany do bazy adresów elektronicznych, stanowiąc unikalny cyfrowy identyfikator. Wpis adresu do BAE jest jednoznaczny z zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH).
Ostatni krok to aktywacja skrzynki, która jest niezbędna do tego, by adres stał się widoczny w BAE, a skrzynka zaczęła działać. W celu jej aktywacji należy postępować zgodnie z instrukcją dołączoną do wiadomości potwierdzającej utworzenie ADE wysłanej na e-mail wskazany we wniosku. W trakcie aktywacji konieczne jest podanie adresu e-mail do powiadomień, na który będą dostarczane informacje m.in. o oczekujących przesyłkach. Od tego momentu przedsiębiorca może nadawać cyfrowe listy polecone.
Jakie dokumenty mogą być przesyłane za pomocą e-doręczeń?
e-Doręczenia mają szerokie zastosowanie – można z nich korzystać w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Pozwala na to fakt, że należą do kategorii tzw. usług zaufania. W praktyce oznacza to, że:
- nadawca i adresat są identyfikowani, dzięki czemu nie ma możliwości przejęcia adresów ani ryzyka podszywania się pod kogoś innego;
- zaufany dostawca usługi pozwala na pobranie dowodu wysłania i doręczenia korespondencji;
- usługa jest w pełni zabezpieczona, gwarantując, że nikt nie może modyfikować treści korespondencji, zanim dotrze do odbiorcy.
Co grozi za brak skrzynki do e-doręczeń?
Mimo że w obecnym stanie prawnym nie ma przewidzianych konkretnych konsekwencji prawnych wynikających z niezałożenia skrzynki do e-doręczeń w obowiązujących terminach, podmioty, które tego nie uczynią, mogą napotkać szereg problemów natury operacyjnej, co może istotnie zakłócić codzienne zarządzanie biznesem.
Warto jednak zdawać sobie sprawę, że w początkowym etapie wdrożenia będzie funkcjonować tzw. usługa hybrydowa. Rada Ministrów w dniu 29 października przyjęła bowiem projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, która przewiduje wprowadzenie okresu przejściowego do końca 2025 r.
W praktyce oznacza to, że organy publiczne będą mogły komunikować się z podmiotami niepublicznymi nieposiadającymi adresu do e-doręczeń na trzy sposoby:
- w sytuacji, gdy organ publiczny nie będzie posiadał adresu do e-doręczeń, korespondencja nadal będzie prowadzona w wersji papierowej;
- w sytuacji, gdy organ publiczny będzie już dysponował adresem do e-doręczeń, będzie miał on możliwość przesyłania korespondencji w ramach publicznej usługi hybrydowej (PUH) – wówczas organ wprowadza korespondencję w formie elektronicznej poprzez swoją skrzynkę, a następnie pismo jest automatycznie drukowane i kopertowane przez operatora (Pocztę Polską), który dostarcza przesyłkę do adresata w wersji papierowej wraz z kartą potwierdzającą integralność i pochodzenia dokumentu elektronicznego;
- w sytuacji, gdy adresat nie posiada ADE, ale np. złoży wniosek poprzez ePUAP o doręczenie mu korespondencji w wersji elektronicznej, wówczas korespondencja z organami może odbywać się w ramach tradycyjnego ePUAPu.
Wirtualne biuro i adres do doręczeń elektronicznych – idealne połączenie dla płynnego obiegu korespondencji
W dobie postępującej cyfryzacji przedsiębiorcy coraz częściej poszukują rozwiązań ułatwiających zarządzanie firmą. Jednym z nich jest wirtualne biuro, które w połączeniu z adresem do doręczeń elektronicznych staje się kluczowym elementem usprawniającym przepływ firmowej korespondencji, oferując ponadto dodatkowe korzyści dla przedsiębiorców.
Pełny dostęp do przychodzącej korespondencji
Z uwagi na wspomniany okres przejściowy wiele organów publicznych będzie korzystać z wersji hybrydowej, wysyłając zarówno e-doręczenie, jak i tradycyjny list polecony. W związku z tym usługa wirtualnego biura pozostaje istotnym czynnikiem wspierającym sprawny i bezpieczny obieg dokumentów firmowych, gwarantując, że cała korespondencja – niezależnie od jej formy – trafi na czas do adresata.
Wykwalifikowana obsługa recepcji
Wirtualne biuro to gwarancja profesjonalnej obsługi i wsparcia w zakresie odbioru listów, paczek i niezwłocznego powiadamiania o nowej przesyłce, dzięki czemu jako przedsiębiorca nie musisz martwić się, że przegapisz ważną korespondencję. To również możliwość wynajęcia w razie potrzeby komfortowej przestrzeni biurowej na elastycznych, w pełni transparentnych warunkach.
Prestiżowy adres – wpływ na wizerunek i wiarygodność firmy
Wreszcie, adres wirtualny dla firmy pozwala przedsiębiorcom korzystać z prestiżowego adresu biznesowego bez konieczności wynajmowania fizycznej przestrzeni biurowej. To rozwiązanie jest szczególnie atrakcyjne dla freelancerów, startupów oraz mniejszych firm, które mogą w ten sposób istotnie zredukować swoje koszty operacyjne.
Wirtualne biuro i adres do doręczeń elektronicznych to zatem idealne połączenie dla firm, które chcą usprawnić obieg korespondencji i jednocześnie budować profesjonalny wizerunek. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca zyskuje nie tylko czas i pieniądze, ale również nowoczesne narzędzie do zarządzania swoim biznesem w sposób efektywny i komfortowy. W świecie, gdzie liczy się szybkość i elastyczność, takie połączenie staje się niemal nieodzowne.
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
