W dobie postępującej digitalizacji sprawy wymagające jeszcze do niedawna osobistego stawiennictwa i fizycznych podpisów, którym towarzyszyło zwykle mnóstwo papierowej dokumentacji, dziś można wygodnie załatwić online w zaledwie kilka minut. Bezpieczne i prawnie wiążące podpisywanie dokumentów na odległość umożliwiają narzędzia cyfrowe takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny. Co to za rozwiązanie i w jaki sposób może usprawnić czasochłonne obowiązki administracyjne? Odpowiadamy!
Kwalifikowany podpis elektroniczny – jakie ma zastosowanie?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to cyfrowy zapis informacji o tożsamości właściciela, który – w przeciwieństwie do zwykłego podpisu elektronicznego – jest równoważny formie pisemnej. W praktycznym zastosowaniu oznacza to, że ma on taką samą moc prawną i pociąga za sobą identyczne skutki prawne jak podpis własnoręczny złożony na tradycyjnym dokumencie papierowym.
Kluczową zaletą podpisu kwalifikowanego jest jego szerokie zastosowanie. W odróżnieniu od profilu zaufanego, za pomocą tego rodzaju podpisu można bowiem w sposób mobilny załatwić większość spraw administracyjnych, prawnych i biznesowych na terenie całej Unii Europejskiej.
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpis kwalifikowany to zaawansowana forma podpisu elektronicznego zgodna z rozporządzeniem eIDAS (ang. Electronic Identification, Authentication and Trust Services), dzięki czemu podpisane w ten sposób dokumenty są w pełni wiążące i mogą być wykorzystywane w sprawach sądowych i urzędowych. Podstawę działania podpisu stanowi certyfikat kwalifikowany, który wydają autoryzowane centra certyfikacji odpowiedzialne za weryfikację tożsamości osoby składającej podpis.
Jak wygląda kwalifikowany podpis elektroniczny?
Podpis kwalifikowany wykorzystuje zaawansowane algorytmy kryptograficzne, gwarantując autentyczność, integralność i wysoki poziom bezpieczeństwa. Od strony technicznej działa on w oparciu o mechanizmy podpisu cyfrowego, przyjmując formę ciągu danych cyfrowych, które są dołączane do dokumentu elektronicznego. Przy podpisywaniu dokumentu za pomocą kwalifikowanego podpisu, system generuje unikalny zestaw znaków podpisującego, powiązany z jego certyfikatem kwalifikowanym.
Sam podpis nie jest widoczny w tradycyjnym rozumieniu jako odręczna sygnatura, ale w dostępnych programach do przeglądania dokumentów można zweryfikować jego autentyczność.
Wady i zalety kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Jedną z najważniejszych zalet podpisu kwalifikowanego jest wspomniana już moc prawna, która sprawia, że dokumenty nim opatrzone są prawnie wiążące we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Kolejną istotną kwestią jest wysoki poziom bezpieczeństwa gwarantowany przez certyfikaty kwalifikowane i złożone technologie kryptograficzne. Tożsamość właściciela podpisu podlega bowiem weryfikacji, zanim uzyska on e-podpis, a jego szczegóły i dokładne dane są w pełni szyfrowane i bezpiecznie przechowywane. Skrupulatna weryfikacja wyklucza możliwość fałszerstwa danych oraz niweluje ryzyko uzyskania podpisu przez osoby nieuprawnione.
Mimo licznych korzyści, jakie przynosi podpis kwalifikowany, pewną wadą niekiedy może okazać się sam koszt tego rozwiązania, a także konieczność odnawiania certyfikatu, który nie jest wydawany bezterminowo (ważność certyfikacji to zwykle od roku do trzech lat). Nie da się jednak ukryć, że inwestycja w kwalifikowany podpis elektroniczny to gwarancja:
- przyspieszenia procesów i wprowadzenia usprawnień w wewnętrznym obiegu dokumentów;
- zwiększenia bezpieczeństwa danych;
- większej wygody i oszczędności czasu (za pomocą kwalifikowanego podpisu zyskujesz możliwość podpisywania dokumentów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze);
- łatwości walidacji;
- pozytywnego wpływu na środowisko (mobilny podpis kwalifikowany eliminuje potrzebę drukowania i wysyłania papierowych dokumentów);
- wszechstronności użycia (od podpisywania umów handlowych, przez składanie deklaracji podatkowych, aż po zawieranie kontraktów międzynarodowych itp.).
Jak korzystać z elektronicznego podpisu kwalifikowanego?
Proces podpisywania dokumentów za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego jest szybki i w pełni bezpieczny. Aby móc cieszyć się wygodą zdalnego załatwiania licznych formalności, wystarczy uzyskać certyfikat kwalifikowany, a następnie postępować zgodnie z poniższą instrukcją:
- Otwórz dokument, który chcesz podpisać, korzystając z odpowiedniego oprogramowania;
- W aplikacji obsługującej podpis kwalifikowany dodaj „wizualizację”, nanosząc sygnaturę z imieniem, nazwiskiem i znacznikiem czasu, a następnie wybierz opcję „podpisz” i wskaż swój certyfikat kwalifikowany;
- Zatwierdź swój podpis za pomocą PIN-u lub kodu autoryzacyjnego, a oprogramowanie wygeneruje następnie podpis elektroniczny, który zostanie dołączony do dokumentu.
Po podpisaniu dokumentu możesz zweryfikować autentyczność podpisu, wykorzystując w tym celu program do odczytu dokumentów taki jak np. Adobe Acrobat.
Gdzie można używać kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Kwalifikowany podpis elektroniczny to wszechstronne narzędzie, które znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach. Za jego pomocą możliwe jest m.in.:
- podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik;
- uwierzytelnianie na stronie profilu PUE ZUS;
- składanie deklaracji podatkowych drogą online do Urzędów Skarbowych;
- podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych do KRS;
- rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział w aukcjach lub przetargach;
- podpisywanie umów i udział w aukcjach na platformach przetargowych online;
- potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami i jednostkami administracji publicznej;
- przesyłanie informacji o transakcjach finansowych do GIIF;
- zawieranie umów cywilno-prawnych na odległość;
- przesyłanie faktur elektronicznych;
- podpisywanie akt pracowniczych związanych z pracownikami i zleceniobiorcami.
Kwalifikowany podpis elektroniczny a inne formy podpisów elektronicznych
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najbardziej zaawansowanym rodzajem e-podpisu, którym można posługiwać się bez ograniczeń w obrębie wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. Jest to również najbardziej uniwersalne narzędzie ze wszystkich dostępnych na rynku form podpisów elektronicznych.
Dlaczego warto zainwestować w kwalifikowany podpis elektroniczny?
W Idea Place staramy się wychodzić naprzeciw potrzebom naszych klientów, świadcząc kompleksowe wsparcie biznesowe, dlatego poszerzyliśmy zakres naszej oferty o usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zdajemy sobie bowiem sprawę, że możliwość zdalnego podpisywania umów i innych istotnych dokumentów staje się coraz bardziej palącą potrzebą. Konieczność tę odczuwają nie tylko firmy, którym zależy na usprawnieniu czynności administracyjnych w organizacjach, ale również osoby fizyczne, chcące szybciej i wygodniej załatwiać wszelkie formalności i sprawy urzędowe. Z kwalifikowanym podpisem elektronicznym to możliwe!
Pierwszym krokiem do tego, by wyrobić podpis kwalifikowany jest wybór optymalnego rozwiązania. W Idea Place oferujemy profesjonalne doradztwo w tym zakresie przez upoważnionego i odpowiednio wykwalifikowanego pracownika, który przeprowadzi procedurę potwierdzenia tożsamości.
Jutta Hutsch-Kasprzyk
Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.
