Wynajem sali, prezentacja oferty, a może lunch z klientem? Spotkania z kontrahentami są naturalną częścią prowadzenia biznesu, jednak nie każdy wydatek z nimi związany można bezpiecznie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Sprawdź, które wydatki zwykle nie budzą zastrzeżeń urzędu skarbowego i dowiedz się, jak organizować spotkania, by nie mieć problemów przy kontroli.
Co to są koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej? Podstawowe zasady
Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów firmy (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Liczy się tu nie tyle forma spotkania, co jego cel i sposób udokumentowania.
Aby wydatek był uznany za koszt:
- musi mieć związek z działalnością i potencjalnym przychodem;
- nie może służyć celom prywatnym;
- powinien być odpowiednio udokumentowany.
Prawidłowe dokumentowanie – podstawa do odliczeń
Urząd skarbowy ocenia związek wydatku z działalnością na podstawie dokumentów, zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów ws. prowadzenia KPiR.
Koszty uzyskania przychodu można ująć w ewidencji tylko na podstawie dokumentów, takich jak:
- faktury VAT, rachunki, dokumenty celne;
- dokumenty korygujące koszty lub zwiększające przychody, zgodne z art. 22 ustawy o PIT, zawierające m.in.: datę wystawienia i miesiąc ujęcia zmiany, numer faktury lub umowy, kwotę korekty i podpis osoby sporządzającej dokument;
- inne dowody księgowe, opisane w § 12 i 13 rozporządzenia, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji;
- dowody wewnętrzne, jeśli wynikają z operacji gospodarczej i spełniają wymogi formalne (dane stron, data operacji i wystawienia dokumentu, przedmiot transakcji, wartość, ilość, podpisy stron).
Ponadto dokument musi jednoznacznie potwierdzać związek wydatku z działalnością:
- musi zawierać konkretne dane;
- powinien być oznaczony numerem lub innym identyfikatorem, który pozwala go łatwo powiązać z zapisem w ewidencji księgowej;
- konieczne jest wskazanie celu operacji (np. wynajem sali konferencyjnej na prezentację oferty dla klienta).
Spotkanie z kontrahentem a koszty firmowe – kiedy wydatek jest uzasadniony podatkowo?
Rozmowa o współpracy, prezentacja oferty, negocjacje warunków umowy – jeśli spotkanie ma konkretny cel biznesowy, jego koszt można rozliczyć. Przepisy wykluczają jednak tzw. koszty reprezentacji (np. kolacje o charakterze jedynie wizerunkowym), które zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów
W praktyce oznacza to, że do kosztów firmowych można zaliczyć wynajem sali konferencyjnej na prezentację oferty handlowej czy spotkanie z klientem w przestrzeni coworkingowej, ale nie można już ująć w nich wystawnej kolacji w ekskluzywnej restauracji, której celem było jedynie budowanie relacji.
Formy spotkań z kontrahentami – czy te wydatki można zaliczyć do kosztów?
Spotkania z kontrahentami mogą przybierać różne formy – od oficjalnych prezentacji w sali konferencyjnej, przez szkolenia, po nieformalne rozmowy przy kawie. Choć wszystkie mogą pełnić funkcję biznesową, nie każda z nich daje takie same możliwości podatkowe.
Wynajem sali konferencyjnej – profesjonalizm i klarowność
Faktura za wynajem sali konferencyjnej z konkretnym celem (np. prezentacja oferty) to jeden z najpewniejszych kosztów do ujęcia w księgowości. Przejrzystość dokumentacji i forma spotkania wzmacniają argumentację w razie kontroli.
Przykład z codziennej praktyki biznesowej:
Firma usługowa wynajmuje salę w Idea Place na trzy godziny, prezentuje nową usługę klientom i przekazuje materiały informacyjne. Faktura, e-mail z zaproszeniem i agenda wystarczają do uzasadnienia kosztu.
Organizacja szkolenia dla klientów – inwestycja jako koszt uzyskania przychodu
Szkolenia i warsztaty dla klientów to wydatek, który – przy odpowiednim udokumentowaniu – może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli mają na celu przedstawienie oferty, instruktaż wdrożeniowy lub prezentację produktu, łatwo wykazać ich związek z przychodami firmy.
Do kosztów można zaliczyć m.in.:
- wynajem sali szkoleniowej (np. w IdeaPlace);
- materiały edukacyjne dla uczestników;
- usługi techniczne lub catering, o ile nie mają charakteru reprezentacyjnego.
Dlatego organizując takie spotkania, warto wybrać miejsce zapewniające pełną obsługę i dokumentację, jak np. sale szkoleniowe w IdeaPlace, gdzie łatwo zadbać o profesjonalną formę i zgodność z przepisami.
Spotkanie w restauracji – czy usługa gastronomiczna jest kosztem uzyskania przychodu?
Lunch z klientem to standard w relacjach biznesowych, ale z podatkowego punktu widzenia – dość trudny temat. Jeśli celem jest budowanie relacji, a nie konkretne ustalenia biznesowe, wydatek może zostać uznany za koszty reprezentacji, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
Bezpieczniejsze są sytuacje, w których:
- spotkanie odbywa się w ramach negocjacji lub szkolenia;
- gastronomia jest częścią większej usługi (np. wynajmu sali konferencyjnej z cateringiem);
- dokumentacja jasno wskazuje cel spotkania.
Pamiętaj też, że nie można odliczyć VAT od usług gastronomicznych, chyba że są one częścią usługi sprzedawanej dalej.
Co można wrzucić w koszty firmy przy spotkaniach? Konkretne przykłady
Lista przykładowych wydatków, które zwykle można zaliczyć do kosztów firmowych, obejmuje m.in.:
- faktury za wynajem sali konferencyjnej – jeden z najpewniejszych kosztów;
- koszt poczęstunku i napojów serwowanych podczas spotkania biznesowego w wynajętej sali;
- druk katalogów, ofert i materiałów prezentacyjnych;
- dojazd na spotkanie;
- wynagrodzenie prelegenta lub prowadzącego spotkanie szkoleniowe.
Dlaczego wynajem sali w IdeaPlace to bezpieczna i korzystna opcja?
Profesjonalne przestrzenie, takie jak te oferowane przez IdeaPlace, pomagają spełnić wszystkie formalne wymagania, ułatwiają księgowość i wspierają wizerunek Twojej firmy jako rzetelnego partnera biznesowego.
Organizując spotkanie biznesowe w neutralnej, profesjonalnej przestrzeni, zyskujesz:
- transparentne fakturowanie – każda usługa na osobnej pozycji faktury (sala, sprzęt, catering);
- biznesowe otoczenie – zwiększa wiarygodność i podkreśla cel spotkania;
- dostęp do sprzętu i zaplecza w cenie usługi (projektor, flipchart, Wi-FI);
- możliwość elastycznego dopasowania przestrzeni – łatwo dopasujesz salę do liczby uczestników i formy spotkania.
W praktyce oznacza to nie tylko komfort, ale też łatwość uzasadnienia i udokumentowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu.
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
