Delegowanie zadań to na pewnym etapie zarządzania biznesem element konieczny w procesie organizowania czasu. W praktyce zadanie to często sprawia trudności. Z pomocą wielu przedsiębiorcom przychodzi wirtualna asystentka. W jakich czynnościach może nas odciążyć i jak wykorzystać jej pomoc do zwiększenia efektywności w firmie?
Co to jest to delegowanie zadań?
Delegowanie zadań to inaczej dzielenie się obowiązkami i kompetencjami. Nie należy mylić tego procesu z wydawaniem poleceń, gdyż wiąże się także z obejmowaniem odpowiedzialności za powierzone zadanie. Delegowanie zadań nie powinno obejmować wyłącznie jednorazowych spraw, których menadżer sam nie ma ochoty wykonać. Aby realizowało funkcję optymalizacji czasu oraz zwiększania efektywności w biznesie, powinno dotyczyć czynności cyklicznych i tych związanych z dużymi projektami.
Cele przy delegowaniu zadań
Delegowanie zadań ma służyć udoskonaleniu procesów w organizacjach, a tym samym przynieść korzyści i ułatwić pracę poszczególnym pracownikom na różnych szczeblach. Do najważniejszych celów delegowania zadań należą:
- optymalizacja czasu,
- dokładność w wykonaniu zadań,
- zwiększenie efektywności,
- wykorzystywanie potencjału firmy.
Delegowanie zadań wirtualnej asystentce
Prowadzenie firmy to ciągłe szukanie rozwiązań, które usprawnią jej działanie. Jednym z nich bez wątpienia jest wirtualna asystentka, czyli zdalna pomoc dla biznesu. Osoba na takim stanowisku jest w stanie przejąć obowiązki organizacyjno-administracyjne i zapewnić kompleksowe wsparcie osobom zarządzającym. Jeżeli więc Twoja firma jest w fazie intensywnego rozwoju, a Ty czujesz, że potrzebujesz wsparcia w ciągle przybywających zadaniach, warto rozważyć opcję skorzystania ze zdalnej pomocy.
Proces delegowania zadań wirtualnej asystentce jest bardzo prosty, a osobę na takim stanowisku wyróżniają dobrze rozwinięte kompetencje, które mają przełożenie na wysoką jakość wykonywanych zadań.
W jakich zadaniach może pomóc wirtualna asystentka?
Zatrudniając wirtualną asystentkę zyskujesz tak naprawdę dodatkowego członka zespołu, który z pełnym zaangażowaniem będzie dbał o rozwój Twojej organizacji. Odpowiednio wdrożona i kompetentna wirtualna asystentka jest w stanie zastąpić pełnoetatowego pracownika biurowego i pomóc w zadaniach takich jak:
- realizacja małych i dużych projektów oraz usprawnianie procesów
- prowadzenie wirtualnego sekretariatu i obsługa klienta
- planowanie, umawianie spotkań i prowadzenie kalendarza
- wsparcie w początkowych etapach rekrutacji
- przygotowywanie prezentacji
- research w branżowych tematach
- reprezentowanie firmy za pełnomocnictwem
Czy warto delegować obowiązki wirtualnej asystentce?
Liczne korzyści, które wynikają ze wsparcia doświadczonej i wykwalifikowanej wirtualnej asystentki nie pozostawiają cienia wątpliwości, że warto rozważyć tę opcję w celu usprawnienia działania biznesu. Korzystanie ze wsparcia specjalistki w dziedzinie organizacji i administracji pozwoli na zachowanie work-life balance, co w dłuższej perspektywie przekłada się na zwiększenie efektywności i lepsze wyniki.
Dzięki delegowaniu zadań zyskujesz możliwość realizacji innych celów i zwiększasz tym samym wydajność swojej firmy. Współpraca z wirtualną asystentką to świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którym zależy na sprawnym działaniu i optymalizacji czasu poświęcanego na sprawy organizacyjno-administracyjne.
Jak przygotować się do delegowania obowiązków wirtualnej asystentce?
Kluczowym elementem w procesie przygotowania się do pierwszej rozmowy z wirtualną asystentką jest analiza swoich potrzeb biznesowych i wyróżnienia zadań, które są warte oddelegowania. Zrób listę obowiązków, w których oczekujesz wsparcia i oszacuj czas konieczny do ich wykonania. Dokładnie opisz procedurę wykonywania każdego z nich, a także zapoznaj wirtualną asystentkę z przydatnymi narzędziami. Czas zainwestowany w przeszkolenie wirtualnej asystentki będzie zwracał się przez cały okres Waszej dalszej współpracy, dlatego do początkowego etapu wdrożenia warto podejść z cierpliwością i rzetelnie się do niego przygotować.
W IdeaPlace podczas pierwszej konsultacji z wirtualną asystentką kładziemy nacisk na poznanie potrzeb biznesowych naszego klienta, aby upewnić się, że będziemy w stanie zapewnić mu należyte wsparcie.
Problemy mogące wystąpić przy delegowaniu – jak ich uniknąć?
Delegowanie zadań wymaga zaangażowania z obu stron, szczególnie na samym początku współpracy. Aby uniknąć nieporozumień mogących wystąpić przy powierzaniu swoich obowiązków, Klient powinien jak najlepiej przygotować się do przedstawienia swoich oczekiwań, a także dokładnie opisać cel i sposób wykonania zadań.
Częstym problemem podczas delegowania jest niedokładne określenie czasu potrzebnego do wykonania poszczególnych tasków. Zadania warto delegować przy uwzględnieniu zapasu czasowego w razie konieczności poprawek czy dodatkowych konsultacji z wirtualną asystentką.
Wirtualna asystentka Wrocław – skorzystaj z pomocy IdeaPlace!
Profesjonalne wsparcie asystenckie dla Twojego biznesu znajdziesz w IdeaPlace. Jeżeli chcesz zyskać partnera, który odciąży Cię w obowiązkach, to zapraszamy na bezpłatną konsultację. Porozmawiajmy o potrzebach Twojego biznesu już dziś!
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
