Zdalna współpraca z wirtualną asystentką to rozwiązanie idealne dla przedsiębiorców, którzy chcą działać sprawniej i dla których liczy się optymalizacja czasu poświęcanego kwestiom organizacyjno-administracyjnym na rzecz rozwoju biznesu. Jakie kompetencje musi posiadać wirtualna asystentka, aby współpraca z nią była efektywna i rzeczywiście usprawniała funkcjonowanie organizacji?
Jak wirtualna asystentka usprawnia funkcjonowanie biznesu?
Cechy i sposób pracy charakterystyczne dla wirtualnej asystentki bezpośrednio przekładają się na realizacje celów biznesowych. Świetna organizacja, terminowość i profesjonalne podejście do powierzonych zadań to kilka z wielu cech, które definiują osoby pracujące na tym stanowisku.
Dzięki oddelegowaniu zadań wirtualnej asystentce jesteś w stanie w pełni skupić się zawodowych obowiązkach. Czas zaoszczędzony na czasochłonnych administracyjnych zadaniach możesz poświęcić na strategiczny rozwój biznesu. Dzięki obszernej wiedzy i doświadczeniu w wielu kwestiach związanych z zarządzaniem biurem i recepcją wirtualna asystentka zadba o organizację Twojego kalendarza i będzie zarządzała korespondencja, ale możesz poprosić ją także o pomoc w organizacji wyjazdów, szkoleń czy przeprowadzeniu pierwszego etapu rekrutacji. Zdalna pomoc jest w stanie w pełni zastąpić etatowego pracownika, co może wpłynąć także na optymalizację kosztów zatrudnienia.
Wszystkie sprawy biurowe w jednym miejscu
Tym, co bez wątpienia wpływa na efektywność współpracy z wirtualną asystentką, jest szeroki zakres działań, w których oferuje ona wsparcie. Dzięki elastycznemu podejściu może ona bez przeszkód zająć się wszystkimi sprawami biurowymi Twojej działalności. W skład jej kompetencji wchodzą:
- działania asystenckie – zarządzanie kalendarzem, kontakt z partnerami, organizacja spotkań i wyjazdów
- działania administracyjne – obsługa korespondencji i zarządzanie dokumentami, obsługa faktur i organizacja eventów
- działania projektowe – researche, pierwszy etap rekrutacji pracowników, przygotowywanie planów i konspektów
- działania reprezentacyjne – wsparcie dla zagranicznych podmiotów, reprezentacja firmy
Kompetencje, które musi posiadać wirtualna asystentka
Wirtualna asystentka oferuje szeroki zakres usług, jednak należy pamiętać, że twarde kompetencje stanowią tylko część ze wszystkich niezbędnych umiejętności, aby można było mówić o udanej współpracy. Na co należy zwrócić więc uwagę podczas podejmowania współpracy ze zdalnym wsparciem dla biznesu? Przede wszystkim na sposób organizacji czasu, komunikatywność i uczciwość, które są absolutnie niezbędne na tym stanowisku.
Świetna komunikacja
Indywidualnie ustalany przez asystę sposób komunikacji, który jest dopasowany do Twoich preferencji, ułatwia przepływ informacji i wpływa korzystnie na efektywność pracy. Wirtualna asystentka zazwyczaj umożliwia kontakt telefoniczny, mailowy, wideo lub za pomocą dedykowanego programu do zarządzania projektami.
Rewelacyjna organizacja pracy
Wielość zadań i obowiązków wymaga od wirtualnej asystentki świetnego poziomu organizacji czasu i pracy. Osoba pełniąca rolę wsparcia w sprawach administracyjnych musi umieć priorytetyzować zadania i skrupulatnie czuwać nad wykonaniem każdego z nich.
Terminowość
Każdy, kto prowadzi swoją własną działalność, zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest dotrzymywanie terminów. Wykonywanie tasków w wyznaczonym czasie buduje zaufanie i zapewnia spokój, dlatego jest to jedna z najważniejszych zasad, jakimi kierują się wirtualne asystentki w swojej pracy. Warto wspomnieć o tym, że ważną zaletą wirtualnej asystentki jest krótki czas realizacji zadań, co korzystnie wpływa na efektywność pracy.
Uczciwość i transparentność
Wirtualna asystentka to osoba, której zawierzamy ważne z punktu widzenia prowadzenia biznesu informacje, dlatego musi to być osoba godna zaufania. Szczerość i transparentność w kwestii zadań czy oczekiwań to cechy wymagane od osób na tych stanowiskach i podstawa do zbudowania partnerskiej relacji.
IdeaPlace – skorzystaj z usług najlepszych wirtualnych asystentek
Jeżeli chcesz zyskać partnera, który odciąży Cię w obowiązkach i zaangażuje się w firmowe zadania, to warto rozważyć korzyści, jakie zapewnia wirtualna asystentka. Wrocław, z uwagi na wielość znajdujących się tu organizacji, wychodzi z szeroką ofertą usług w tym zakresie.
Wirtualne asystentki IdeaPlace to zespół doświadczonych i w pełni wykwalifikowanych specjalistek, które znają i wdrażają rozwiązania dla wielu branż. Co więcej, nasza przestrzeń znajdująca się w samym centrum stolicy Dolnego Śląska umożliwia skorzystanie z usług dodatkowych, takich jak coworking, wirtualne biuro czy sale szkoleniowe. Umówmy się na bezpłatną konsultację i porozmawiajmy o potrzebach Twojego biznesu!
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
