Co się bardziej opłaca – kupno czy wynajem lokalu użytkowego pod biuro?

Decyzja o wyborze odpowiedniej przestrzeni biurowej to jedno z kluczowych wyzwań, przed którymi stają przedsiębiorcy. O tym, co jest bardziej korzystne: zakup lokalu użytkowego czy może wynajem biura, trudno jednoznacznie wyrokować. Wybór konkretnego rozwiązania zależy bowiem od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, jej możliwości finansowe czy plany rozwojowe. W tym artykule analizujemy więc wady i zalety obu opcji, dostarczając komplet informacji niezbędnych do podjęcia świadomej decyzji. Sprawdź, co wziąć pod uwagę, aby dokonać wyboru, który będzie najlepiej odpowiadać potrzebom Twojego biznesu. 

Zakup czy wynajem biura? Aktualne możliwości dla biznesu

W ostatnich latach rynek nieruchomości uległ solidnym perturbacjom, na co wpływ miały trudne do przewidzenia czynniki – pandemia COVID-19, inflacja, wojna na Ukrainie i towarzyszące jej wstrzymanie dostawy surowców. Destabilizacja sytuacji ekonomicznej i geopolitycznej nie pozostaje bez znaczenia dla przedsiębiorców, którzy w dzisiejszych warunkach biznesowych muszą w znacznie bardziej ostrożny i przemyślany sposób podejmować decyzje dotyczące prowadzonej działalności. Wśród ważnych dylematów znajduje się również kwestia wyboru odpowiedniej przestrzeni biurowej dla ulokowania swojego biznesu. 

Zakup biura

Choć zakup biura to być może rozwiązanie, które nasuwa się na myśl jako pierwsze, jest ono jednocześnie najbardziej kosztowne, co sprawia, że nie każda firma może sobie na ten krok pozwolić. Nie w każdym przypadku również będzie ono tak samo opłacalne.

Jak podaje bowiem Główny Urząd Statystyczny, średnia cena zakupu pojedynczego lokalu biurowego sięgnęła w 2022 roku niemal 840 tys. zł, przy średniej cenie 7 883 zł za 1m² powierzchni biurowej (średnia powierzchnia sprzedanych lokali biurowych wyniosła 106,5m²). Do ceny nieruchomości należy następnie doliczyć szereg kosztów dodatkowych, wśród których można wymienić choćby taksę notarialną, koszty wypisu z aktu notarialnego czy założenia księgi wieczystej, a także oczywiste wydatki związane z wyposażeniem i umeblowaniem biura.  Z tego powodu na zakup biura decydują się najczęściej firmy o stabilnej sytuacji rynkowej, które mogą pozwolić sobie na długoterminową inwestycję w nieruchomość. 

Mimo że zakup biura wiąże się z większą stabilnością, wahania na współczesnym rynku powodują niepewność wśród przedsiębiorców i obniżają w efekcie ich gotowość do podejmowania tego rodzaju inwestycji. Skutki, jakie odcisnęły wymienione wyżej wydarzenia na współczesny rynek nieruchomości, można również zauważyć, analizując znaczne spadki zarówno popytu, jak i podaży. Początek 2024 był pod tym względem rekordowo niski – na kluczowych rynkach regionalnych pojawiło się łącznie ok. 31 tys. m² nowej powierzchni biurowej, co stanowi spadek o niemal 40 tys. m² w porównaniu do analogicznego okresu w roku poprzednim. 

Wynajem powierzchni biurowej

Z kolei wynajem biura to doskonały wybór dla przedsiębiorców, którym zależy na natychmiastowym dostępie do profesjonalnej, w pełni wyposażonej i umeblowanej przestrzeni biurowej. Z możliwości tej chętnie korzystają szczególnie początkujące start-up’y, które potrzebują szybko rozpocząć działalność bez konieczności inwestowania znacznych środków finansowych w wyposażenie. 

Gotowe biura na wynajem stanowią korzystną opcję także dla firm, które pracują w modelu hybrydowym lub całkowicie zdalnie, ale od czasu do czasu potrzebują jednak miejsca do stacjonarnych spotkań projektowych. Wówczas coworking dla zespołu okazuje się rozwiązaniem, pozwalającym na znacznie większą elastyczność.  

Dodatkową zachętę dla przedsiębiorców decydujących się na wynajem gotowej przestrzeni biurowej stanowi fakt, że średnie czynsze w głównych miastach Polski – mimo silnie inflacyjnego otoczenia – pozostały stabilne, w większości z nich utrzymując się na stałym poziomie. 

Wynajem czy kupno lokalu użytkowego pod biuro? 

Wybór między zakupem a wynajmem biura powinien być każdorazowo dostosowany do specyfiki działalności firmy, jej indywidualnych potrzeb i sytuacji finansowej. W tym celu warto zasięgnąć porady u doświadczonego doradcy finansowego, który znając aktualne uwarunkowania rynkowe, podpowie, jaka decyzja będzie w danej sytuacji optymalna – zarówno z perspektywy finansowej, jak i podatkowej. 

Stając przed dylematem między wynajmem a zakupem biura, warto również spotkać się z kilkoma pośrednikami nieruchomości, co pozwoli lepiej zweryfikować ofertę rynku i pomoże oszacować, jak kształtują się ceny zakupu nieruchomości w porównaniu z cenami wynajmu biura w danym mieście. 

Dlaczego krótkoterminowy wynajem gotowego biura jest opłacalny?

Każda firma potrzebuje profesjonalnej przestrzeni biurowej. Nawet organizacje, które pracują na co dzień zdalnie, raz na jakiś czas muszą skorzystać z tradycyjnego biura, np. w celu spotkania z kluczowym kontrahentem, przeprowadzenia szkolenia dla zespołu czy zorganizowania integracji firmowej. W takiej sytuacji zakup i utrzymywanie własnego biura jest zupełnie nieopłacalny. Dużo korzystniejszym rozwiązaniem okazuje się wynajem biura, który oferuje większą elastyczność, bez konieczności podpisywania długoterminowej umowy. 

Elastyczne warunki wynajmu to aspekt niezwykle ważny dla dynamicznie rozwijających się firm lub takich, które mogą w krótkim czasie potrzebować zmiany lokalizacji. Dzięki temu rozwiązaniu organizacje mogą wynajmować biura na okresy dostosowane do ich aktualnych potrzeb, co pozwala na łatwe skalowanie przestrzeni w zależności od bieżących projektów i liczby pracowników. To zatem idealna opcja dla start-up’ów czy też przedsiębiorstw, które dopiero testują nowe rynki. 

Niewątpliwą zaletą wynajmu gotowego biura jest również wspomniana już wyżej oszczędność finansowa. Opcja ta jest więc szczególnie korzystna dla przedsiębiorstw, którym zależy na utrzymaniu płynności finansowej, w związku z czym nie chcą angażować aż tak dużych środków w nieruchomość. Korzystając z wynajmu biura, otrzymują natomiast prestiżowy adres siedziby i możliwość dostosowywania powierzchni do zmieniających się potrzeb, jednocześnie ponosząc znacznie niższe koszty stałe. W krótkoterminowym wynajmie firmom zdecydowanie łatwiej jest bowiem kontrolować i optymalizować koszty operacyjne. Przedsiębiorcy mogą dostosować wielkość wynajmowanej powierzchni do swoich potrzeb, unikając tym samym konieczności płacenia za nieużywane przestrzenie.

Pewnym minusem wynikającym z wynajmu biura może niekiedy okazać się brak możliwości swobodnej aranżacji biura według subiektywnego uznania. Korzystając z usług Idea Place, przedsiębiorcy nadal jednak mogą decydować o kluczowych kwestiach, takich jak np. układ i rozmieszczenie biurek, dostosowując je do indywidualnych potrzeb własnego zespołu. 

Korzyści z podnajmu powierzchni biurowej 

Podnajem powierzchni biurowych umożliwia firmom wynajem biura w atrakcyjnych lokalizacjach, które mogą być trudno dostępne w ramach bezpośredniego najmu. Decydując się na to rozwiązanie, przedsiębiorstwa mogą zaś wynająć przestrzeń w prestiżowych dzielnicach biznesowych i centrach dużych miast, co okazuje się szczególnie istotne dla firm, którym zależy na zwiększeniu swojej widoczności i dostępności dla klientów. 

Należy jednak zaznaczyć, że również to rozwiązanie nie jest całkowicie wolne od wad. Jego głównym mankamentem jest bowiem niepewność co do wysokości czynszu, który w czasie może ulec podwyżce. Kolejnym minusem jest ryzyko, że zarządca lokalu nie zechce przedłużyć umowy najmu. 

Zakup lokalu użytkowego – długoterminowy kapitał

Zakup lokalu użytkowego pod biuro to długoterminowa inwestycja, która daje pełną swobodę w jego aranżacji i bieżącym użytkowaniu. Posiadanie własnej przestrzeni biurowej eliminuje również ryzyko związane z ewentualnym wypowiedzeniem umowy najmu przez wynajmującego. 

Na ten krok decydują się najczęściej firmy mające stabilną, pewną sytuację finansową i planują dłuższą obecność w jednej lokalizacji. Wówczas istotną korzyścią okazuje się ponadto fakt, że nieruchomości często zyskują na swej wartości z biegiem czasu, dzięki czemu stanowią dla firm atrakcyjne aktywa inwestycyjne. Jeśli nieruchomość jest zadbana i położona w atrakcyjnej lokalizacji, zazwyczaj znalezienie chętnych nabywców nie stanowi bowiem większego problemu, a stopa zwrotu z takiej inwestycji oscyluje na poziomie 8% w przypadku lokali usługowych w takich miastach jak Wrocław czy Warszawa. Dodatkowo lokal może stanowić zabezpieczenie dla kredytu, co umożliwia dalszy rozwój działalności.

Jednak nawet zakup biura na własność wiąże się z pewnymi minusami. W tym miejscuu warto wspomnieć choćby o tym, że dostosowanie lokalu do użytku zwykle okazuje się dość czasochłonnym zajęciem, co uniemożliwia natychmiastowe rozpoczęcie pracy. Natomiast wynajmując gotowe biuro, firma otrzymuje od razu dostęp do w pełni wyposażonej przestrzeni, nie musząc martwić się o jej aranżację. 

Czy warto kupić lokal użytkowy, czy lepiej wynająć biuro? Typ lokalu dostosowany do firmy

Jak zatem widać, rozważając wybór między zakupem a wynajmem biura, trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi – każdorazowo niezbędna jest dogłębna analiza kondycji finansowej firmy, aktualnej sytuacji na rynku obiektów biurowych w danym mieście oraz prognoz na przyszłość. Podczas gdy małe firmy i start-up’y, którym zależy na elastyczności, częściej decydują się na wynajem gotowego biura, większe i bardziej stabilne firmy z długoterminowymi planami chętniej korzystają z zalet posiadania własnego lokalu użytkowego. 

Niezależnie od tego, w jakiej sytuacji znajduje się Twoja firma, ważne jest to, by decyzja ta była solidnie przemyślana i oparta na rzetelnej analizie finansowej oraz strategicznych celach przedsiębiorstwa.

Jutta Hutsch-Kasprzyk

Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.