Koszt wynajmu biura – od czego zależy i na co zwrócić uwagę?

Popularność, jaką w ciągu ostatnich trzech lat zdobyła praca hybrydowa, sprawia jednocześnie, że zarówno właściciele biur, jak i ich najemcy, zmuszeni są do bardziej świadomego planowania i organizacji powierzchni biurowych. Umiejętne określenie sposobu wykorzystania biura, a także jego aranżacji i potrzebnych w tym zakresie zasobów, to szansa na optymalizację kosztów i większą efektywność – a więc coś, do czego dąży każdy przedsiębiorca. Sprawdź, jak oszacować koszt wynajmu biura i na co zwrócić uwagę, by wybrać optymalne rozwiązanie dla swojego biznesu.

Średnie ceny wynajmu powierzchni biurowych w Polsce

Polski rynek nieruchomości komercyjnych nie jest jednorodny, co sprawia, że ceny biura do wynajęcia mogą się istotnie różnić w zależności od lokalizacji, oferowanego standardu czy dostępnych udogodnień i usług dodatkowych. Dane rynkowe za ostatni kwartał 2023 r. pokazują, że stawki w najbardziej prestiżowych biurowcach w stolicy sięgały od 18 do nawet 27 EUR/mkw. miesięcznie. Na nieco niższe czynsze można natomiast liczyć, wybierając biuro poza ścisłym centrum, gdzie ceny kształtują się w przedziale od 10 do 16 EUR/mkw. miesięcznie. Podobnie w innych, mniejszych niż Warszawa miastach, dla przykładu —we Wrocławiu przedział cenowy za wynajem powierzchni biurowych utrzymuje się na poziomie od 12 do 15 EUR/mkw. 

Jak oszacować cenę wynajmu powierzchni biurowej dla swojej firmy? 

Po doświadczeniach wywołanych pandemią COVID-19, w obliczu której wiele firm musiało nagle przejść na pracę zdalną, duża część z nich zrezygnowała z całkowitego powrotu do biura, ucząc się łączyć wykonywanie obowiązków służbowych zdalnie z pracą stacjonarną. Wraz z upowszechnieniem nowych modeli pracy i rozwojem narzędzi usprawniających jej organizację, pracodawcy są dziś w stanie znacznie lepiej przewidywać, ile powierzchni biurowej faktycznie potrzebują. 

W związku z tym na rynku od pewnego czasu daje się zaobserwować trend zmierzający w kierunku sukcesywnego zmniejszania siedziby. Można to zauważyć choćby na przykładzie Warszawy, gdzie średnia powierzchnia nowo wynajmowanego biura jest z roku na rok coraz niższa – podczas gdy przed pandemią wynosiła ponad 1000 mkw., w 2023 r.  oscylowała już na poziomie 800 mkw. Istotny wpływ na te statystyki ma rozwój rynku biur coworkingowych, które oferują nie tylko przestrzeń do pracy, ale również coraz bardziej pożądaną wśród firm elastyczność. 

Korzystając z przestrzeni takich jak Idea Place, przedsiębiorca nie ryzykuje bowiem, że będzie musiał regularnie opłacać przestrzeń, która przez znaczną część czasu pozostaje niewykorzystana. Zaoszczędzony w ten sposób budżet może z powodzeniem przekierować na rozwój swojego biznesu, a dzięki elastycznym warunkom umowy nie odczuwa presji wynikającej z poważnego zobowiązania finansowego, z jakim wiąże się tradycyjny wynajem powierzchni biurowych. 

Aspekty wpływające na cenę wynajmu powierzchni biurowej

Rozważając wynajem biura dla swojej firmy, sprawą kluczową jest dokładne oszacowanie kosztów. Wśród czynników, które należy uprzednio szczegółowo rozpatrzyć, nie może zabraknąć kwestii takich jak metraż lokalu, lokalizacja, standard obiektu czy dostępne udogodnienia. To wszystko ma bowiem istotny wpływ na ostateczną cenę wynajmu powierzchni biurowych.

Ostateczna lokalizacja biura

Lokalizacja biura jest istotna z co najmniej dwóch powodów. Adres w centrum miasta zapewnia bowiem nie tylko wygodny codzienny dojazd do biura i bezpośrednie sąsiedztwo ważnych ośrodków biznesowo-kulturalnych, ale również buduje profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa jako firmy nowoczesnej, będącej w samym sercu biznesu.

Jednak im bardziej prestiżowa lokalizacja, tym wyższa cena wynajmu, która dla wielu organizacji – zwłaszcza tych początkujących – okazuje się zaporowa. Dysproporcje kosztową widać zarówno pomiędzy dużymi i nieco mniejszymi miastami, jak i poszczególnymi dzielnicami w obrębie jednej miejscowości. Kiedy wynajem tradycyjnego biura w atrakcyjnej okolicy przekracza możliwości budżetowe firmy, wówczas opłacalną finansowo alternatywą pozostaje usługa wynajmu przestrzeni coworkingowej dla freelancerów lub firm.

Metraż lokalu dla dużego i małego zespołu

Wiele firm, zwłaszcza tych pracujących w systemie hybrydowym, nie wykorzystuje w pełni swoich przestrzeni biurowych. W przypadku rozproszonych zespołów wdrażających nowoczesne modele pracy utrzymywanie tradycyjnego biura okazuje się często nieefektywne. 

Podobnie dzieje się ze startupami i początkującymi biznesami, które działają z reguły w warunkach dużej niepewności, a ich sytuacja ulega dynamicznym zmianom. Wówczas podstawową potrzebą w zakresie wynajmu powierzchni biura jest elastyczność umowy. 

Z tego powodu w Idea Place nie wiążemy naszych Klientów sztywnymi, długoterminowymi umowami, ale dajemy im możliwość dostosowania usługi do ich aktualnej sytuacji i zmieniających się potrzeb. 

Źródło wynajmu – osoba prywatna czy firma?

Wynajem biura od osoby prywatnej może niekiedy wiązać się z nieco niższymi kosztami, jednak nie oznacza to jednocześnie, że będzie to rozwiązanie optymalne dla każdego biznesu. Decydując się na wynajem profesjonalnej przestrzeni w miejscach takich jak Idea Place, przedsiębiorca otrzymuje bowiem gwarancję profesjonalnej obsługi i bardziej kompleksowego wsparcia usprawniającego codzienne zarządzanie firmą.

Cena za wynajem biura a istotne udogodnienia

Wybierając biuro dla swojego zespołu, należy wziąć pod uwagę dostępne udogodnienia, które mogą znacząco wpłynąć na komfort pracy oraz koszt wynajmu przestrzeni biurowej.

Elastyczna umowa najmu 

O elastyczności pisaliśmy już kilkakrotnie i to nie bez powodu. Od ponad dekady kształtujemy wrocławski rynek elastycznego wynajmu, dzięki czemu doskonale rozumiemy potrzeby współczesnych przedsiębiorców i staramy się wychodzić im naprzeciw. Umowa najmu na elastycznych warunkach oznacza natomiast większą swobodę, jednocześnie ograniczając ryzyko związane z długoterminowym zobowiązaniem finansowym. 

Dostęp do sal na spotkania

Łatwy dostęp do sal konferencyjnych i szkoleniowych może być ważnym czynnikiem dla firm, które od czasu do czasu mają potrzebę zorganizować spotkanie stacjonarne z klientem, partnerem biznesowym czy też przeprowadzić szkolenie dla pracowników. Taka infrastruktura może też znacząco podnieść prestiż firmy w oczach kontrahentów. Z tego powodu dostęp do profesjonalnych, w pełni umeblowanych i wyposażonych sal konferencyjnych jest przez naszych Klientów postrzegany jako istotny atut coworkingu w Idea Place. 

Biznesowe wsparcie wirtualnej asystentki  

Dodatkową usługą, o którą trudno, kiedy wynajmuje się tradycyjne biuro, jest wsparcie wirtualnej asystentki. To świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie chcą tracić czasu na żmudne czynności administracyjne i bieżące obowiązki, a jednocześnie chcą mieć pewność, że sprawy ich firmy są w zaufanych rękach. Korzystając z usług wirtualnej asystentki, jako właściciel możesz skierować swoją uwagę w całości na działania strategiczne z punktu widzenia Twojego biznesu, nie martwiąc się o czasochłonne formalności i zadania dnia codziennego.

Standard przestrzeni a ceny najmu powierzchni biurowej

Zastanawiając się, od czego zależy cena wynajmu powierzchni biura, nie można pominąć również kwestii samego standardu obiektu. Nowoczesne biura o wysokim standardzie z dostępem do recepcji, stref wspólnych i innych atrakcyjnych udogodnień, w oczywisty sposób są droższe, jednocześnie zapewniając większy komfort pracy. 

Klimatyzacja – komfort pracy

Klimatyzacja w biurze to dziś konieczność, a komfortowe warunki pracy mają bezpośredni wpływ na efektywność pracowników i poziom ich koncentracji na codziennych obowiązkach. Każdy nowoczesny lokal biurowy powinien być wyposażony w system klimatyzacji – takie przestrzenie są znacznie bardziej konkurencyjne na rynku najmu. 

Pełne umeblowanie i wyposażenie bez dodatkowych kosztów

Istotnym kryterium wyboru przestrzeni biurowej okazuje się także jej umeblowanie i wyposażenie. Wynajmując biuro w Idea Place, przedsiębiorca otrzymuje wszystko do dyspozycji swojego zespołu, uwalniając się tym samym spod konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem i dostawą mebli. 

Regularny serwis sprzątający 

Przy wynajmie biura warto zwrócić uwagę również na to, czy zapewnia ono w cenie usługi profesjonalny serwis sprzątający. Utrzymanie porządku w miejscu pracy wpływa bowiem zarówno na komfort pracy, jak i wizerunek firmy w oczach klientów i pracowników.

Dostęp do mediów 

Dostęp do mediów i szybkiego internetu to niezbędny element biura umożliwiający jego efektywne funkcjonowanie. Z tego powodu ważne jest, aby sprawdzić, czy cena najmu biura uwzględnia wszystkie niezbędne media, unikając w ten sposób niemiłej niespodzianki w postaci niespodziewanych dodatkowych kosztów. 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.