Sprawna komunikacja wewnętrzna i równy dostęp do informacji dla wszystkich członków zespołu to kwestie, które mają niebagatelne znaczenie w kontekście efektywności pracy, a często również samej atmosfery w firmie. Jak o nie zadbać? Skutecznym narzędziem do tego celu okazuje się team briefing. Sprawdź, jak i dlaczego warto z niego korzystać. 

Czym jest team briefing?

Team briefing to regularne, krótkie (zwykle max. 15-minutowe) spotkania z zespołem, które mają na celu szybką wymianę najważniejszych informacji i omówienie bieżących zadań. Organizacja cyklicznych wydarzeń tego typu ma służyć przede wszystkim usprawnieniu komunikacji wewnętrznej, większej transparentności w codziennej pracy, a także wzmocnieniu zaangażowania pracowników w życie firmy. 

Team briefing – co to znaczy?

Team briefing bywa czasami nazywany również codzienną odprawą, choć w niektórych firmach spotkania te mogą być przeprowadzane z mniejszą częstotliwością, np. raz w tygodniu lub raz w miesiącu. Potrzeba organizacji team briefingu uzależniona jest bowiem od specyfiki pracy. Najczęściej korzystają z nich organizacje pracujące projektowo, działające w metodyce scrum czy też firmy, w których praca odbywa się w systemie zmianowym, np. przedsiębiorstwa produkcyjne.

Jakie są główne cele przeprowadzania briefingu zespołu?

Team briefing jest prostą i skuteczną metodą informowania całego zespołu o istotnych aspektach działalności firmy. Spotkania prowadzi najczęściej menedżer lub kierownik, a ich agenda może obejmować np. omówienie wyników, nowych projektów, strategii czy ważnych zmian organizacyjnych. Dodanie tego rodzaju cyklicznych spotkań do kalendarza znacząco usprawnia komunikację w zespole, dzięki czemu pracownicy mają te same informacje i lepiej rozumieją cele organizacji, co minimalizuje również ryzyko nieporozumień. Jest to też sposób na rozwiązywanie bieżących problemów – w trakcie team briefingu zespół może szybko je zweryfikować oraz wspólnie znaleźć rozwiązanie. Briefing sprzyja ponadto budowaniu relacji między pracownikami, ułatwiając tym samym codzienną współpracę. 

Team briefing a korzyści dla firmy

Briefing zespołowy pozwala na szybki przepływ informacji i bieżące monitorowanie postępów, co znacząco usprawnia współpracę między różnymi działami i członkami zespołu. W trakcie spotkań zespołowych można łatwiej delegować zadania i przydzielać priorytety konkretnym zadaniom, co wpływa w rezultacie na wyższą efektywność pracy całej firmy. Regularna wymiana wiedzy pomiędzy pracownikami a menedżerami umożliwia też lepsze zarządzanie zasobami oraz planowanie kolejnych działań.

Dlaczego warto przeprowadzać team briefing stacjonarnie?

Przeprowadzanie team briefingu stacjonarnie umożliwia bezpośrednią interakcję między uczestnikami spotkania, okazując się często bardziej efektywnym sposobem niż prowadzenie go w formie zdalnej. Stacjonarne briefingi można z łatwością zaplanować, np. korzystając z coworkingu dla zespołu. W przeciwieństwie bowiem do briefingów online, gdzie członkowie mogą ulegać licznym rozpraszaczom czy tracić skupienie przez niespodziewane problemy techniczne, w trakcie spotkań stacjonarnych w profesjonalnej przestrzeni biurowej zdecydowanie łatwiej utrzymać uwagę na omawianych kwestiach.

Dlaczego jeszcze warto organizować team briefing stacjonarnie? Kolejnym powodem jest fakt, że bezpośrednia forma komunikacji minimalizuje ryzyko nieporozumień i pozwala na natychmiastowe wyjaśnianie wszelkich wątpliwości. Regularne spotkania twarzą w twarz pomagają ponadto budować silną kulturę organizacyjną i dobrą atmosferę w miejscu pracy, co ma szansę przełożyć się także na większe zaangażowanie i motywację zespołu. 

Elastyczny wynajem biura dla efektywnych spotkań zespołu

Aby briefing zespołu był efektywny i niósł rzeczywiste korzyści dla firmy i pracowników, wymaga dobrej organizacji – zarówno pod kątem merytoryki spotkania, jak i samej przestrzeni, w której zostanie przeprowadzone. Pod tym względem elastyczny wynajem biura okazuje się rozsądnym rozwiązaniem, umożliwiając przede wszystkim niezakłócone dyskusje i pełną koncentrację na zadaniu. Jednocześnie firmy mogą dostosować przestrzeń do własnych potrzeb, nie podejmując przy tym długoterminowych zobowiązań finansowych. Wybierając Idea Place, mogą ponadto skorzystać z szeregu usług dodatkowych, np. wsparcia wirtualnej asystentki czy sal konferencyjnych do wynajęcia na godziny, dzięki którym praca stanie się nie tylko prostsza, ale przede wszystkim bardziej efektywna. 

Realizacja skutecznego team briefingu w pracy

Planując team briefing, warto pamiętać o kilku istotnych zasadach:

  1. określ cykliczność spotkań, dopasowując ją do charakteru i specyfiki pracy – zadbaj o regularność, która pozwoli być wszystkim pracownikom na bieżąco z aktualnymi ustaleniami;
  2. przed każdym team briefingiem przygotuj i przedstaw agendę spotkania oraz zdefiniuj jego cele – dzięki temu unikniesz chaosu i wzmocnisz koncentrację zespołu na konkretnych zadaniach;
  3. zadbaj o przejrzystą komunikację – briefing w swoich założeniach ma być krótkim i treściwym spotkaniem, dlatego warto koncentrować się na najważniejszych kwestiach i omawiać je w zwięzły, jasny i zrozumiały sposób;
  4. sporządzaj podsumowania spotkań i prowadź dokumentację – notuj kluczowe wnioski i ustalenia z każdego spotkania, a także zadbaj o to, by każdy członek zespołu miał do nich łatwy i szybki dostęp. 

Jutta Hutsch-Kasprzyk

Jutta Hutsch-Kasprzyk to doświadczona Chief Operation Officer, która w swojej karierze skupiała się na optymalizacji procesów biznesowych i redukcji kosztów operacyjnych. Jest uzdolnioną negocjatorką, budując silne kontakty z kluczowymi kontrahentami i klientami. Jej umiejętności w zarządzaniu sprawami firmy, organizacją pracy zespołu i tworzeniem strategii rozwoju przyczyniły się do sukcesu IdeaPlace na biznesowej mapie Wrocławia.