Jak przygotować brief na wynajem biura dla zespołu?
Checklista dla Office Managera

Zanim zaczniesz szukać biura dla zespołu, jako Office Manager musisz zebrać potrzeby kilku osób naraz. Zarząd określa budżet i termin, HR zwraca uwagę na dojazdy, a zespół mówi, jak faktycznie pracuje i czego potrzebuje na co dzień. Dobrze przygotowany brief porządkuje te informacje i pozwala od razu odrzucić przestrzenie, które nie pasują do podstawowych wymagań.

W tym poradniku znajdziesz prosty schemat pracy oraz gotową checklistę briefu, którą możesz wykorzystać przy szukaniu biura dla swojego zespołu!

Co powinien dać Ci dobrze przygotowany brief na wynajem biura?

Dobry brief ma przede wszystkim uporządkować potrzeby firmy przed rozpoczęciem rozmów z wynajmującymi: pokazać, co jest warunkiem koniecznym, a z czego można zrezygnować. Dzięki temu kilku ofertodawców dostaje ten sam zestaw informacji, a Ty później porównujesz podobne propozycje, zamiast próbować zestawiać ze sobą zupełnie różne warianty. 

Im więcej ustalisz na początku, tym mniej rzeczy zaskoczy Cię już po przeprowadzce. Warto więc wcześniej sprawdzić także typowe błędy przy wynajmie biura, które zwykle wychodzą dopiero podczas codziennego korzystania z przestrzeni.

Krok 1. Zbierz potrzeby firmy, zanim zaczniesz szukać biura

Nie zgaduj samodzielnie, czego potrzebuje firma. Zbierz dwie perspektywy: biznesową – budżet, termin, długość najmu i plany rozwoju – oraz zespołową – ile osób faktycznie korzysta z biura, jak często i do jakich zadań.

Dopiero po połączeniu tych informacji warto przejść do szukania konkretnych przestrzeni.

Ustal z zarządem budżet, horyzont najmu i plan rozwoju

Zanim zapytasz o dostępne biura, ustal ramy, których oferta nie może przekroczyć. Chodzi nie tylko o miesięczny czynsz, ale też o całkowity budżet, koszty jednorazowe, termin rozpoczęcia pracy i przewidywany czas korzystania z przestrzeni.

Warto od razu doprecyzować też plan zatrudnienia. Jeśli za pół roku zespół może urosnąć o kilka osób, dobrze wiedzieć, czy nowe biuro powinno mieć zapas stanowisk albo możliwość przejścia do większej przestrzeni. W drugą stronę działa to tak samo – przy zmiennej skali zespołu istotna może być możliwość ograniczenia zajmowanego metrażu.

Do briefu wpisz więc:

• maksymalny miesięczny budżet całkowity;
• akceptowalne koszty na start;
• planowaną liczbę osób teraz i w kolejnych miesiącach;
• przewidywany okres najmu;
• potrzebną elastyczność w zmianie wielkości biura;
• najpóźniejszy termin, w którym zespół powinien zacząć pracę.

Sprawdź, jak zespół naprawdę korzysta z biura

Druga perspektywa powinna pochodzić od osób, które będą z tej przestrzeni korzystać. Zamiast pytać ogólnie „czego potrzebujecie w nowym biurze?”, przygotuj krótką ankietę opartą na codziennych zachowaniach.

Przykładowe pytania, które warto zadać pracownikom:

• ile dni w tygodniu pracujesz z biura;
• w które dni najczęściej pojawiasz się na miejscu;
• ile czasu spędzasz na rozmowach online;
• czy częściej potrzebujesz ciszy, czy miejsca do pracy zespołowej; 
• jak dojeżdżasz do biura;
• jak często spotykasz się na miejscu z klientami;
• czego brakuje ci w obecnej przestrzeni.

Takie odpowiedzi powiedzą Ci więcej niż same nazwy działów czy stanowisk. Dwa zespoły wykonujące podobną pracę mogą przecież korzystać z biura zupełnie inaczej.

Jeśli chcesz szerzej przełożyć te informacje na układ biura, sprawdź także, jak wybrać typ przestrzeni dopasowany do stylu pracy zespołu. 

Krok 2. Opisz model pracy i realną liczbę potrzebnych stanowisk

W briefie nie wpisuj po prostu: „zespół liczy 24 osoby”. Dla operatora biura ważniejsze jest to, ile z tych 24 osób faktycznie będzie na miejscu w tym samym czasie.

Przyjrzyj się rytmowi pracy zespołu i określ w briefie: 

• wielkość całego zespołu;
• liczbę osób regularnie pracujących na miejscu;
• maksymalne obłożenie biura;
• dni, w których frekwencja jest najwyższa;
• liczbę osób pracujących hybrydowo;
• czy stanowiska mają być przypisane, czy współdzielone;
• jak liczebność zespołu może zmienić się w czasie trwania umowy.

Dobrze opisany brief powinien pokazywać nie samą liczbę pracowników, ale realny scenariusz korzystania z biura. To właśnie na jego podstawie da się sensownie ocenić liczbę stanowisk i wielkość potrzebnej przestrzeni.

Jeśli chcesz policzyć to dokładniej, zobacz, jak obliczyć, jakiego biura faktycznie potrzebuje Twój zespół.

Krok 3. Określ wymagania dotyczące lokalizacji i dojazdu

Lokalizacja biura wpływa na codzienną logistykę zespołu, klientów i partnerów. Decyduje o tym, jak szybko da się dojechać komunikacją, gdzie zostawić samochód lub rower, ile zajmuje droga z dworca i czy okolica jest miejscem, w którym ludzie chcą spędzać cały dzień pracy. 

W briefie warto więc opisać akceptowany obszar miasta i kilka warunków, w tym:

• dostępność komunikacji publicznej;
• potrzeby parkingowe;
• dojazd rowerem;
• znaczenie bliskości dworca lub lotniska;
• częstotliwość wizyt klientów i partnerów;
• znaczenie otoczenia biura dla pracowników;
• wymagania dotyczące charakteru i reprezentacyjności miejsca.

Nie każda firma będzie przy tym potrzebowała tego samego: dla jednej kluczowa będzie szybka komunikacja z centrum, dla innej łatwy dojazd samochodem albo bliskość lotniska. 

Gdy lokalizacja nie jest jeszcze przesądzona, przed wpisaniem jej do briefu warto rozstrzygnąć podstawowy dylemat: biuro w centrum czy na obrzeżach. To pozwoli ustalić nie tylko „gdzie”, ale też dlaczego właśnie tam.

Krok 4. Spisz wymagania dotyczące przestrzeni, wyposażenia i obsługi

Na tym etapie brief powinien zejść z poziomu „potrzebujemy wygodnego biura” do konkretów. Zamiast ogólnych oczekiwań zapisz, co zespół ma mieć do dyspozycji od pierwszego dnia.

Przestrzeń biurowa: 

• liczba prywatnych stanowisk, 
• sale spotkań, 
• miejsce do rozmów online, 
• strefy wspólne, 
• kuchnia, 
• przestrzeń dla gości,
• miejsce na dokumenty i rzeczy pracowników.

Technologia i dostęp: 

• parametry internetu i sieci, 
• drukarka i skaner, 
• wyposażenie sal, 
• sposób wejścia po godzinach pracy recepcji,
• dostęp 24/7, jeśli jest potrzebny.

Codzienna obsługa:

• sprzątanie, 
• recepcja, 
• przyjmowanie gości i przesyłek, 
• pomoc techniczna,
• zasady korzystania z sal.

Ta lista pomaga odróżnić samą powierzchnię od rozwiązania, w którym część organizacji biura przejmuje operator. 

W przypadku biur serwisowanych we Wrocławiu IdeaPlace podstawowe elementy infrastruktury i obsługi obejmują m.in. umeblowanie, internet, sprzątanie, dostęp 24/7, wsparcie administracyjne i pakiet najmu sal. Zakres konkretnej oferty zawsze warto jednak dokładnie sprawdzić przed porównaniem jej z innymi.

Krok 5. Opisz budżet tak, żeby dało się porównać oferty

Samo „budżet do X zł miesięcznie” niewiele mówi, jeśli jedna oferta obejmuje większość kosztów operacyjnych, a druga pokazuje tylko bazowy czynsz.

W briefie warto więc doprecyzować:

• maksymalne miesięczne obciążenie;
• informację, czy budżet ma obejmować media i eksploatację;
• limit kosztów początkowych;
• wymagania dotyczące kaucji;
• ewentualne koszty adaptacji i wyposażenia;
• dodatkowo płatne sale lub parking.

Ważne jest również to, dla jakiego okresu porównujesz koszty. Inaczej wygląda oferta atrakcyjna w pierwszym miesiącu, a inaczej ta sama propozycja liczona w perspektywie roku.

Dobry brief powinien pozwolić Ci porównać nie samą stawkę, ale realny koszt korzystania z biura w tym samym okresie i przy tym samym zakresie. 

Jeśli chcesz rozłożyć ten temat na czynniki pierwsze, zobacz, co faktycznie składa się na koszt wynajmu biura i które pozycje najłatwiej przeoczyć przy pierwszym porównaniu ofert. 

Krok 6. Podaj termin i oczekiwaną elastyczność umowy

W briefie należy również określić, kiedy zespół chciałby zacząć pracę, jaki jest najpóźniejszy akceptowany termin i czy po drodze potrzebny będzie wcześniejszy dostęp do przestrzeni, np. na przygotowanie stanowisk, sprzętu czy przeprowadzkę. 

Równie ważny jest horyzont najmu. Zapisz, czy firma szuka przestrzeni na kilka miesięcy, dłużej, czy jeszcze nie zna dokładnego końca współpracy. Warto też od razu wskazać, czy potrzebna będzie możliwość zmiany metrażu wraz ze zmianą wielkości zespołu oraz jaki okres wypowiedzenia byłby akceptowalny.

W przypadku IdeaPlace biura są w pełni umeblowane i przygotowane do pracy, a oferta zakłada elastyczne okresy najmu – od krótkiego pobytu po miesiące lub lata – oraz możliwość zmiany przestrzeni wraz z rozwojem firmy. 

Krok 7. Gotowa checklista – co wysłać operatorowi biura?

Na tym etapie wszystkie wcześniejsze ustalenia warto zamknąć w jednym, krótkim dokumencie. Im mniej miejsca zostawisz na domysły, tym większa szansa, że otrzymasz oferty odpowiadające temu samemu zakresowi.

Poniższy układ możesz po prostu skopiować i uzupełnić:

Element briefu	Co wpisać
Firma	branża, liczba osób, osoba kontaktowa
Zespół	obecna liczba osób + plan zmian
Model pracy	stacjonarny/hybrydowy/inny
Obłożenie	maksymalna liczba osób jednocześnie w biurze
Stanowiska	przypisane na stałe/współdzielone
Lokalizacja	preferowany obszar, dojazd, parking
Przestrzeń	prywatne biuro, sale spotkań, strefy wspólne
Wyposażenie	meble, internet, AV, drukarka/skaner
Obsługa	recepcja, sprzątanie, przesyłki, wsparcie techniczne
Dostęp	godziny korzystania, ewentualnie dostęp 24/7
Budżet	miesięczny limit i koszty jednorazowe
Termin	data wejścia
Okres	planowany czas korzystania z biura
Skalowanie	możliwość zwiększenia/zmniejszenia przestrzeni
Must have	warunki niepodlegające negocjacjom
Nice to have	elementy dodatkowe

Przykład krótkiego briefu dla Office Managera

Szukamy biura dla zespołu liczącego obecnie 18 osób, pracującego w modelu hybrydowym. Na miejscu przebywa zwykle 10–14 osób, a największe obłożenie przypada na wtorki i środy. Potrzebujemy prywatnej przestrzeni do pracy, co najmniej jednej sali spotkań oraz miejsca do prowadzenia rozmów online. Zależy nam na dobrej komunikacji miejskiej i lokalizacji umożliwiającej wygodny dojazd osobom z różnych części miasta.

Biuro powinno być umeblowane, mieć stabilny internet, dostęp do drukarki oraz możliwość korzystania z recepcji i obsługi przesyłek. Preferujemy dostęp poza standardowymi godzinami pracy. Maksymalny miesięczny budżet powinien obejmować podstawowe koszty eksploatacyjne i wynosić do [kwota] netto. Chcemy rozpocząć pracę najpóźniej [data] i zakładamy korzystanie z przestrzeni przez minimum [okres]. Ważna jest dla nas możliwość powiększenia biura, jeśli zespół urośnie w trakcie umowy.

Jak porównywać oferty biur, kiedy odpowiedzi już zaczną spływać?

Kiedy pojawią się pierwsze propozycje, najłatwiej wpaść w pułapkę porównywania jednej liczby: miesięcznej ceny. Problem w tym, że dwie oferty o podobnym czynszu mogą obejmować zupełnie inny zakres.

Dlatego najpierw sprawdź, czy dana przestrzeń spełnia wszystkie must have. Dopiero później porównuj koszty, elastyczność umowy, wyposażenie i obsługę. Oferta, która odpada na kluczowym wymaganiu, nie powinna wygrywać tylko dlatego, że jest tańsza.

Najprościej zebrać odpowiedzi w jednej tabeli:

• Spełnia wszystkie must have
• Całkowity koszt miesięczny
• Koszty wejścia
• Co zawiera cena
• Dodatkowe opłaty
• Dostępność od wymaganej daty
• Możliwość zmiany powierzchni
• Długość umowy
• Okres wypowiedzenia
• Wyposażenie
• Recepcja i obsługa
• Lokalizacja i dojazd

Taki układ szybko pokaże, gdzie różnice są pozorne, a gdzie rzeczywiście wpływają na wygodę zespołu albo budżet firmy. Dzięki temu wybierasz ofertę na podstawie całego zakresu, a nie jednego atrakcyjnie wyglądającego parametru.

Tradycyjny najem czy biuro serwisowane? Brief powinien wskazać odpowiedź

Dobrze przygotowany brief często sam pokazuje, którego modelu warto szukać. Przy stabilnych potrzebach i gotowości do samodzielnej organizacji biura można rozważyć tradycyjny najem. Gdy ważniejsze są gotowa przestrzeń, wyposażenie i obsługa, lepiej uwzględnić biuro serwisowane. 

Szersze porównanie znajdziesz w materiale: biuro serwisowane, flex czy tradycyjny wynajem.

Jeżeli z briefu wynika, że zespół potrzebuje miejsca tylko okresowo, osobnym rozwiązaniem może być coworking dla zespołów – w IdeaPlace dostępny dla grup do 12 osób, m.in. do pracy projektowej i cyklicznych dni wspólnej pracy. 

Masz gotowy brief? Sprawdź biura IdeaPlace we Wrocławiu

Masz już spisane najważniejsze wymagania? Podeślij je do IdeaPlace i zobacz, które biura do wynajęcia we Wrocławiu pasują do tego, czego naprawdę potrzebuje Twój zespół. 

Na Placu Solnym 15 czekają gotowe, umeblowane przestrzenie z internetem, serwisem sprzątającym, profesjonalną recepcją i dostępem 24/7. Zamiast zaczynać rozmowę od „co macie wolnego?”, możesz od razu oprzeć ją na swoim briefie i wspólnie dobrać sensowny wariant. 

Chcesz najpierw sprawdzić nasze przestrzenie biurowe w praktyce? Zapraszamy na bezpłatny dzień testowy w IdeaPlace! Skontaktuj się z nami i umów dogodny dla siebie termin.