Organizacja wszelkiego rodzaju spotkań integracyjnych wymaga każdorazowo starannego planowania, dzięki któremu wydarzenie odbędzie się w komfortowej dla wszystkich lokalizacji, dogodnym terminie, a atmosfera sprzyjać będzie zacieśnianiu więzi w zespole. Jednym ze spotkań, które warto wziąć pod uwagę podczas ustalania harmonogramu rocznych integracji, jest wigilia firmowa. Dotyczy to zarówno organizacji posiadających swoją siedzibę, jak i tych wykonujących obowiązki z różnych miejsc w kraju czy na świecie.
Gdzie zorganizować firmową wigilię dla zespołów pracujących zdalnie? Czy sale szkoleniowe na wynajem sprawdzą się jako miejsce na takie wydarzenie? Od czego zacząć organizację i na co zwrócić szczególną uwagę, by stworzyć niezapomnianą atmosferę? Odpowiadamy!
Sale szkoleniowe i biznesowe – usługa
Wigilia w pracy – zdalnie czy stacjonarnie?
Wybór formy, w jakiej odbędzie się wigilia firmowa, zależy w dużej mierze od specyfiki zespołu i preferencji pracowników. Dla organizacji pracujących w pełni zdalnie, spotkanie online może być oczywistym rozwiązaniem, które jako pierwsze nasuwa się na myśl. Warto jednak pamiętać, że nic nie zastąpi atmosfery bezpośredniego kontaktu, dlatego zorganizowanie spotkania na żywo przy okazji wigilii pracowniczej może okazać się doskonałym pomysłem sprzyjającym wzmocnieniu więzi w zespole. To również powód, dla którego wiele firm decyduje się na organizację spotkania wigilijnego w stacjonarnej formie.
Dlaczego warto zorganizować wigilię firmową dla pracowników?
Firmowe spotkania w okresie okołoświątecznym to także dobry moment na całoroczne podsumowania, analizę działań i docenienie zaangażowania pracowników w rozwój organizacji. Dlatego właśnie tak ważne jest, aby wydarzenia tego typu odbywały się offline, w przyjemnej, komfortowej dla wszystkich atmosferze.
Wigilia dla pracowników jako okazja do integracji
Wigilia firmowa to idealny czas na integrację pracowników, szczególnie w organizacjach działających na co dzień w modelu zdalnym lub hybrydowym. Takie spotkanie to okazja do poznania się na żywo i porozmawiania na tematy niezwiązane z bieżącymi obowiązkami służbowymi, co zacieśnia relacje w zespole i sprzyja budowaniu kultury organizacyjnej. Wszystko to ma wpływ nie tylko na przyjazną atmosferę w pracy, ale również pozytywnie oddziałuje na motywację i zaangażowanie pracowników.
Wigilia pracownicza a koszt uzyskania przychodu
Wydatki poniesione na organizację firmowej wigilii – po spełnieniu określonych warunków – mogą zostać zakwalifikowane jako koszt podatkowy. Najważniejszą zasadą pozostaje fakt, że koszty uzyskania przychodu to wydatki, które służą osiągnięciu przychodów lub ich zachowaniu. Spotkanie wigilijne można zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że przyczynia się ono do wzrostu efektywności zespołu, a w dłuższej perspektywie – również pomnożenia przychodów.
Obowiązek wykazania związku danego wydatku z prowadzoną działalnością leży jednak w całości po stronie pracodawcy. Warto więc zadbać o to, by wigilia firmowa miała charakter motywacyjno-integracyjny, a agenda spotkania obejmowała np. omówienie wyników pracy czy planów na kolejny rok – czyli elementy, które mogą pozytywnie zadziałać na efektywność zespołu i przyszłe przychody.
Jak zorganizować wigilię firmową?
Organizacja wigilii firmowej to zadanie, którego z pewnością nie można zostawić na ostatnią chwilę. Im wcześniej zajmiemy się ustaleniem terminu, wyborem miejsca, cateringiem czy zadbaniem o dodatkowe atrakcje dla pracowników, tym większa szansa na to, że wydarzenie przebiegnie zgodnie z planem.
Wiele organizacji rozpoczyna planowanie działań okołoświątecznych już wraz z końcem lata, dlatego odwlekanie rezerwacji miejsca i czasu spotkania wiąże się z ryzykiem braku dostępności interesujących nas miejsc. Wczesne zajęcie się tematem jest szczególnie ważne w przypadku, gdy nasz zespół pracuje zdalnie i zależy nam na zgromadzeniu wszystkich pracowników w konkretnym dniu. Od czego zacząć organizację wigilii firmowej?
Ustal termin i wybierz miejsce
Pierwszym krokiem podczas organizacji wigilii firmowej jest wybór miejsca i terminu spotkania. Pamiętaj, aby wigilia nie była organizowana na ostatnią chwilę. Sporo osób wybiera w okresie okołoświątecznym zaległe urlopy lub poświęca czas najbliższej rodzinie i bożonarodzeniowym przygotowaniom. Bezpiecznym terminem będzie zorganizowanie wigilii od początku do połowy grudnia.
Restauracje, chodź powszechne, nie zawsze okazują się dobrym rozwiązaniem do organizacji firmowych spotkań. Najczęściej wybieraną przez firmy alternatywą do organizacji wydarzeń są sale szkoleniowe. Wrocław Centrum bogaty jest w oferty przestrzeni, w których bez problemu zorganizujemy bożonarodzeniowe spotkanie przy wsparciu doświadczonego zespołu.
Zaproś gości i zorganizuj catering
Krokiem, którego bez wątpienia nie można pominąć podczas organizacji wigilii firmowej, jest oficjalne zaproszenie gości za pomocą wewnętrznych komunikatorów lub mailowo. W wiadomości, oprócz oczywistych informacji jak czas i miejsce spotkania, warto dodać adnotację na temat dress code’u czy przewidywanych atrakcji dodatkowych. W przypadku zespołów pracujących zdalnie dobrze będzie zamieścić również kilka słów o tym, dlaczego zależy nam na spotkaniu na żywo i jak istotna będzie obecność każdego z pracowników.
Następnym krokiem jest organizacja cateringu, jeżeli nie decydujemy się na wizytę w restauracji. W przypadku organizacji wigilii firmowej w miejscach takich jak sale szkoleniowe zawsze można liczyć na wsparcie personelu, który pomoże wybrać i zamówić posiłki.
Co zrobić na wigilię pracowniczą? Pomysły i inspiracje
Jak już wspomniano, wigilia firmowa to doskonała okazja do integracji zespołu w wyjątkowej, świątecznej atmosferze. Warto więc – obok tradycyjnego spotkania przy wspólnym stole – zaplanować dodatkowe, kreatywne formy integracji dopasowane do preferencji i oczekiwań zespołu.
Wspólne warsztaty
Warsztaty tematyczne są świetnym sposobem na urozmaicenie wigilii firmowej i zaangażowanie pracowników w kreatywną formę integracji. Dobrym pomysłem mogą okazać się warsztaty kulinarne, podczas których zespół wspólnie przygotuje świąteczne potrawy, czy też zajęcia z rękodzieła, takie jak tworzenie ozdób choinkowych bądź pomysłowe pakowanie prezentów. Dzięki tego typu aktywnościom pracownicy nie tylko miło spędzą czas i zdobędą nowe umiejętności, ale również zyskają dodatkową okazję do współpracy w mniej formalnych okolicznościach.
Atrakcje i zabawy
W zależności od preferencji i charakteru zespołu, warto poprzedzić kolację wigilijną dodatkową rozrywką, np.:
- escape room – wspólne rozwiązywanie zagadek i współpraca w grupie to coś, co na pewno jeszcze bardziej zintegruje zespół;
- kręgle lub bilard – luźna forma spędzania czasu, która pozwoli na rywalizację w przyjaznej atmosferze;
- gry miejskie – świetne dla zespołów, które lubią wyzwania i aktywność na świeżym powietrzu;
- gry planszowe – dobry pomysł dla grup, które preferują spokojniejsze formy rozrywki w klimatycznej przestrzeni.
Klimat świątecznego spotkania
Świąteczna atmosfera to nieodłączny element każdej firmowej wigilii. Nawet zwykłe spotkanie może nabrać wyjątkowego charakteru, jeśli zadbasz o detale, które wprowadzą uczestników w świąteczny nastrój.
Dekoracje, takie jak choinka, girlandy czy światełka, z pewnością dodadzą uroku każdej przestrzeni. Warto zorganizować również nastrojową muzykę, a być może wprowadzić także świąteczny dress code, który nie zawsze musi oznaczać bardzo eleganckie kreacje – niewykluczone, że Twój zespół bardziej ucieszy się, przychodząc na firmową wigilię w świątecznym swetrze. Taka dbałość o szczegóły sprawi, że firmowa wigilia będzie nie tylko formalnym wydarzeniem, ale również ciepłym, świątecznym spotkaniem, które będzie wspominane z uśmiechem.
Wirtualna wigilia firmowa
Dostępne narzędzia online umożliwiają stworzenie wyjątkowej atmosfery nawet podczas wirtualnej wigilii firmowej, gdy pracownicy znajdują się w różnych lokalizacjach. Wówczas sposobem na skuteczną integrację na odległość i wprowadzenie pożądanego klimatu mogą być tematyczne gry i quizy dotyczące np. świątecznych filmów czy tradycji. Przed spotkaniem warto wysłać pracownikom paczki ze świątecznymi upominkami do wspólnego rozpakowywania w trakcie video rozmowy.
O czym pamiętać, organizując firmową wigilię? Poradnik savoir – vivre
Firmowa wigilia to nie tylko okazja do świętowania, ale także wydarzenie, które wymaga uwzględnienia zasad savoir-vivre. Od wyboru odpowiedniego miejsca i formy spotkania, przez zapewnienie komfortu wszystkim uczestnikom, aż po przygotowanie atrakcji zgodnych z charakterem zespołu – każdy detal ma znaczenie. Warto pamiętać, że tego typu spotkanie powinno łączyć atmosferę swobody z profesjonalizmem, tworząc przestrzeń, w której każdy czuje się mile widziany.
Kolędy i opłatek nie są konieczne
Firmowa wigilia powinna być spotkaniem, które łączy wszystkich pracowników, niezależnie od ich przekonań. Choć śpiewanie kolęd i łamanie się opłatkiem to elementy świątecznej tradycji, nie są one konieczne podczas wigilii firmowej. Organizując wigilijne spotkanie dla pracowników, warto zadbać o jego neutralny charakter, skupiając się przede wszystkim na integracji w miłej atmosferze i wspólnej celebracji osiągnięć zespołu – tak, by każdy czuł się komfortowo.
Świąteczne upominki
Świąteczne upominki to miły gest, dzięki któremu firma może wyrazić swoją wdzięczność i troskę o pracowników. Nie muszą być to przy tym kosztowne prezenty – zdecydowanie ważniejsze jest to, by były odpowiednio przemyślane. Mogą być to praktyczne gadżety, personalizowane upominki czy drobiazgi związane ze świętami, np. zestawy herbat, domowe pierniczki czy świece zapachowe.
Taktowne życzenia
Życzenia świąteczne dla pracowników powinny być neutralne, inkluzywne i skupiające się na uniwersalnych wartościach, takich jak zdrowie, sukces zawodowy czy wspólne osiągnięcia. Warto unikać osobistych odniesień czy tematów, które mogą wywołać niepotrzebny dyskomfort.
Dobrą praktyką jest, aby lider zespołu lub przedstawiciel firmy wygłosił krótkie życzenia, w których podkreśli jednocześnie wdzięczność za miniony rok oraz życzy powodzenia na nadchodzący. W przypadku większych zespołów lub wirtualnych wigilii pracowniczych warto rozważyć nagranie uprzednio krótkiego wideo z życzeniami, co z pewnością doda wydarzeniu bardziej osobistego charakteru. Ważne, aby forma i treść życzeń była spójna z kulturą organizacyjną firmy.
Gdzie organizować spotkania świąteczne stacjonarnie?
Kluczowym elementem każdego spotkania firmowego jest miejsce, w którym zostanie zorganizowane. W przypadku wigilii pracowniczych, podczas których zależy nam na przyjemnej atmosferze i zacieśnianiu więzi, wybór przestrzeni jest niezwykle istotny.
Zatłoczone restauracje rzadko kiedy umożliwiają przearanżowanie przestrzeni czy wygodne ugoszczenie większych zespołów. Organizacja wydarzenia w siedzibie firmy jest z kolei niezwykle czasochłonna i wymaga strategiczno-logistycznego planowania. Świetną alternatywą są sale szkoleniowe i konferencyjne, czyli duże, elastyczne przestrzenie, które mogą spełnić wszystkie nasze indywidualne oczekiwania co do firmowej integracji.
Spotkanie świąteczne w restauracji a wigilia w sali konferencyjnej
Kiedy myślimy o organizacji spotkania dla firmy, restauracja często okazuje się pierwszym miejscem, które przychodzi nam do głowy. Nie jest to jednak opcja idealna. Ograniczająca jest często maksymalna liczba osób, jakie możemy zaprosić, koszt wynajmu jest zazwyczaj bardzo wysoki, a klimat nie zawsze kameralny i przyjemny.
Co gwarantują nam sale szkoleniowe, czego nie jest w stanie zapewnić restauracja? Przede wszystkim przestronność, możliwość aranżacji miejsca, wsparcie zespołu w kwestiach organizacyjnych i dowolność w zakresie cateringu. Sale konferencyjne świetnie sprawdzą się także w przypadkach, gdy szykujemy atrakcje dodatkowe, takie jak impreza tematyczna, prezentacje, do których niezbędny jest rzutnik, czy przemówienia osób zarządzających. Swoboda, komfort i atmosfera sprzyjająca nawiązywaniu kontaktów przemawiają za tym, aby przemyśleć organizację firmowej wigilii właśnie w takim miejscu.
Zarezerwuj termin na wigilię dla swoich pracowników
Szukasz miejsca na organizację wigilii firmowej? Na co dzień pracujecie zdalnie, ale zależy Ci spotkaniu z całym zespołem? Rozważ sale szkoleniowe, których wynajem – Wrocław bogaty jest w tego typu oferty – to idealne rozwiązanie dla organizacji.
Zaproś swoich pracowników na Plac Solny 15 – cały zespół IdeaPlace zadba o Wasz komfort i niezapomnianą integrację! Zarezerwuj termin już dziś.
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
