Jak obliczyć, jakiego biura faktycznie potrzebuje Twój zespół?

Planujesz wynająć biuro i stajesz przed dylematem „ile m² na pracownika”? Chaos prawnych norm, rynkowych standardów i własnych przeczuć może przytłaczać. Zamiast opierać się na suchej teorii, w tym artykule pokażemy Ci, jak krok po kroku przeprowadzić praktyczne obliczenia.

Ten poradnik pomoże Ci precyzyjnie oszacować metraż, którego Twój zespół potrzebuje do komfortowej i efektywnej pracy, bez przepłacania za niewykorzystaną przestrzeń.

💡 Dowiedz się więcej o powierzchniach biurowych dostępnych w Idea Place:

• Przestrzeń biurowa do wynajęcia
• Biurka coworkingowe
• Coworking dla zespołów
• Biura serwisowane

Minimalne normy BHP: ile m² na pracownika i co dokładnie oznacza „wolna powierzchnia”?

Przepisy BHP określają absolutne minimum przestrzeni, które musisz zapewnić pracownikowi. Zgodnie z rozporządzeniem, na każdego pracownika powinno przypadać co najmniej 13 m³ objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi.

Ważne, aby zrozumieć, że „wolna powierzchnia” to przestrzeń niezajęta przez urządzenia techniczne, sprzęt i inne stałe elementy wyposażenia i mieć jednocześnie na uwadze, że wskazane normy to jedynie punkt wyjścia, a nie docelowy standard.

Dlaczego normy nie odpowiadają na pytanie o realną powierzchnię biura?

Normy BHP powstały, aby zapewnić bezpieczeństwo, a nie komfort czy produktywność. Nie uwzględniają one dynamiki współczesnej pracy. Przepisy milczą na temat przestrzeni potrzebnej na spotkania, stref relaksu, korytarzy czy kuchni. Opieranie kalkulacji wyłącznie na tych wartościach prowadzi do stworzenia ciasnego i niefunkcjonalnego miejsca, które demotywuje zespół i utrudnia codzienną pracę.

Jak ustalić, ilu pracowników faktycznie będzie korzystać z biura?

Podstawą do obliczeń nie jest łączna liczba zatrudnionych osób, ale maksymalna liczba pracowników przebywających w biurze jednocześnie. W dobie pracy zdalnej i hybrydowej rzadko kiedy cały zespół jest obecny w tym samym czasie. Koncentracja na faktycznym obłożeniu pozwala więc uniknąć wynajmowania zbyt dużej przestrzeni.

Jak uwzględnić pracę hybrydową, rotacje i dni o najwyższym obłożeniu?

Aby określić realne zapotrzebowanie, analizuj obecność zespołu przez okres kilku tygodni. Zidentyfikuj dni o najwyższej frekwencji – często są to dni wspólnych spotkań projektowych czy zebrań ogólnofirmowych. To właśnie ta szczytowa liczba obecnych pracowników powinna stać się podstawą do dalszych kalkulacji. Średnie obłożenie może być mylące i prowadzić do sytuacji, w której w kluczowe dni w biurze zabraknie miejsca dla wszystkich.

W jaki sposób obliczyć, ile m² potrzebne jest na jedno stanowisko pracy?

Zanim zsumujesz całą powierzchnię, powinieneś wiedzieć, ile miejsca zajmuje jedno w pełni funkcjonalne stanowisko pracy. To znacznie więcej niż wymiary samego biurka. Realistycznie, na jedno komfortowe stanowisko powinieneś przeznaczyć od 5 do 7 m². Ta wartość uwzględnia wszystkie elementy niezbędne do wygodnej pracy.

Jakie elementy stanowiska realnie zajmują przestrzeń i wpływają na metraż?

Całkowity metraż jednego stanowiska to suma kilku składników. Pamiętaj, że pracownik musi mieć swobodę ruchu i łatwy dostęp do swojego miejsca. Na jedno stanowisko składają się:

• biurko – zazwyczaj o wymiarach 140×70 cm lub 160×80 cm;
• krzesło i przestrzeń do manewrowania – obszar potrzebny do swobodnego odsunięcia się od biurka (minimum 1 m²);
• przestrzeń na nogi i rzeczy osobiste – miejsce pod biurkiem na kontener, plecak czy torebkę;
• bezpośredni dostęp – fragment ścieżki komunikacyjnej, aby można było swobodnie wstać i odejść od biurka, nie przeszkadzając innym.

Jak określić, ile miejsca potrzeba na kuchnię i zaplecze socjalne?

Kuchnia i strefa socjalna to serce biura, a nie zbędny dodatek. To tam zespół integruje się i regeneruje siły. Na tę część biura należy przeznaczyć około 1,5 m² na każdą osobę, która będzie obecna w biurze w dniu szczytowego obłożenia. Dla zespołu, którego maksymalna obecność to 10 osób, funkcjonalna kuchnia z miejscem do siedzenia powinna mieć zatem około 15 m².

Jak obliczyć liczbę i wielkość sal spotkań potrzebnych zespołowi?

Liczba i wielkość sal spotkań zależą od stylu pracy Twojego zespołu. Zastanów się, jak często i w jakich grupach odbywają się spotkania. Nie zawsze potrzebna jest duża sala konferencyjna. Często znacznie praktyczniejszym rozwiązaniem jest kombinacja różnych przestrzeni:

• budki telefoniczne (1-2 osoby) – idealne do rozmów telefonicznych i wideokonferencji;
• małe sale spotkań (3-4 osoby) – do szybkich narad projektowych i pracy w skupieniu;
• większa sala (6-10 osób) – na spotkania z klientami lub warsztaty zespołowe.

Analiza kalendarzy zespołu może pomóc oszacować, jakiego typu sal potrzeba najwięcej.

Jak przeliczyć metraż stanowisk na całkowitą powierzchnię roboczą zespołu?

Suma powierzchni pojedynczych stanowisk pracy, salek i kuchni to jeszcze nie jest finalny metraż biura. Do tej wartości musisz doliczyć przestrzeń, która umożliwia swobodne poruszanie się po biurze. Błędem jest założenie, że biurka można ustawić jedno przy drugim bez dodatkowego miejsca.

Jak doliczyć przestrzeń komunikacyjną i uniknąć zaniżenia metrażu?

Przestrzeń komunikacyjna, czyli korytarze i przejścia między biurkami, jest jednym z najczęściej pomijanych elementów w kalkulacjach. Bez niej biuro staje się jednak ciasne i niefunkcjonalne. 

Bezpiecznym sposobem na jej uwzględnienie jest zastosowanie współczynnika komunikacyjnego. Zsumuj powierzchnię stanowisk pracy, sal spotkań i zaplecza socjalnego, a następnie pomnóż wynik przez wartość od 1,3 do nawet 1,6, w zależności od pożądanego komfortu i układu przestrzeni. To da Ci realistyczny obraz całkowitego metrażu.

Kiedy elastyczne biuro pozwala ominąć samodzielne liczenie metrażu?

Powyższe obliczenia pokazują, jak łatwo o pomyłkę i wynajęcie biura, które okaże się za małe lub za duże. Elastyczne biuro serwisowane pozwala uniknąć tego ryzyka. Decydując się na takie rozwiązanie, nie musisz samodzielnie kalkulować przestrzeni na kuchnię, recepcję, sale spotkań czy korytarze. Te elementy są już wliczone w usługę i dostępne dla wszystkich użytkowników. Płacisz jedynie za przestrzeń, której faktycznie używasz – prywatny gabinet lub określoną liczbę biurek.

Jak rozwiązania biurowe IdeaPlace odpowiadają na realne potrzeby zespołów?

W IdeaPlace doskonale rozumiemy, że każdy zespół pracuje inaczej. Liczba dni w biurze, intensywność spotkań, potrzeba ciszy czy dynamicznej współpracy – te czynniki stale się zmieniają. Dlatego jedno, sztywne biuro rzadko kiedy jest w stanie sprostać wszystkim wyzwaniom. Rynek wymaga dziś elastyczności, którą my zapewniamy.

Nasze rozwiązania, takie jak biuro do wynajęcia czy prywatne, gotowe do pracy mikrobiura, są bezpośrednią odpowiedzią na te potrzeby. Zapewniamy profesjonalną przestrzeń do codziennej, spokojnej pracy, a jednocześnie dajemy dostęp do w pełni wyposażonych sal spotkań i zaplecza socjalnego wtedy, gdy tego potrzebujesz. Zamiast wiązać się długoterminową umową na metraż obliczony „na sztywno”, możesz dynamicznie dostosowywać przestrzeń do aktualnej wielkości i trybu pracy Twojego zespołu. 

Jeśli chcesz uniknąć skomplikowanych obliczeń i zyskać biuro, które naprawdę wspiera Twój biznes, skontaktuj się z nami. Chętnie porozmawiamy o potrzebach Twojego zespołu i pomożemy dobrać rozwiązanie, które pozwoli Ci skupić się na tym, co najważniejsze – na rozwoju Twojej firmy.