Każdy przedsiębiorca z pewnością zgodzi się ze stwierdzeniem, że to właśnie dzięki bezpośrednim spotkaniom biznesowym kreuje się wizerunek firmy, buduje trwałe relacje i zaufanie – zarówno wśród potencjalnych klientów, jak i partnerów. Umiejętnie poprowadzone spotkanie może być bowiem przyczynkiem do nawiązania nowej współpracy, pozyskania lukratywnego zlecenia czy rozwoju aktualnie realizowanych projektów. Planując rozmowę o charakterze biznesowym, warto więc skupić się nie tylko na interesach obu stron, ale również skutecznej komunikacji i odpowiednim przygotowaniu od strony organizacyjnej. 

Jak zaproponować spotkanie biznesowe i jak rozmawiać z klientem, aby skończyło się sukcesem? Jakie miejsce będzie najlepsze na organizację takiego wydarzenia, jeśli firma nie posiada własnego biura? I dlaczego lokalizacja spotkania ma znaczenie w biznesie? Odpowiadamy!
Sale szkoleniowe

Sale szkoleniowe i biznesowe – usługa

Spotkanie biznesowe – dlaczego warto się do niego dobrze przygotować?

Spotkanie biznesowe to kluczowy moment w budowaniu relacji i realizacji celów przedsiębiorstwa. Organizacja takiego wydarzenia naprędce, w nieprzemyślanych warunkach, bez konkretnego planu lub w losowo wybranym, niesprawdzonym miejscu w wielu przypadkach może przekreślić szanse na współpracę, jednocześnie nadszarpując wizerunek firmy. Dlatego planując spotkanie z klientem, należy zadbać o dobre przygotowanie merytoryczne i organizacyjne. Twoje podejście do jego organizacji świadczy bowiem o profesjonalizmie, zaangażowaniu i szacunku do drugiej strony. 

Porady przed spotkaniem – czyli od czego zacząć planowanie?

Efektywne spotkanie biznesowe powinno mieć jasno określony cel. Proponując spotkanie z klientem czy potencjalnym partnerem, warto dokładnie zdefiniować swoje założenia i cele, jakie chcesz osiągnąć podczas rozmowy. Dzięki temu skupisz się wyłącznie na istotnych tematach, maksymalizując szansę na osiągnięcie oczekiwanego porozumienia.

W sytuacji, gdy organizacja spotkania biznesowego leży po Twojej stronie, powinieneś stworzyć komfortowe warunki do rozmowy. Wybierając odpowiednie miejsce, należy uwzględnić nie tylko charakter spotkania, ale również jego formę i liczbę zaproszonych gości. Sprawdź, o czym jeszcze powinieneś pamiętać.

Zbadanie potrzeb klienta i przygotowanie merytoryczne

Jeśli w swoim kalendarzu masz zaplanowane spotkanie biznesowe, merytoryczne przygotowanie to najwyższy priorytet na liście Twoich zadań. W tym celu poświęć czas na dokładny research i badanie potrzeb klienta – im lepiej przygotujesz się zawczasu, tym większa szansa, że na samym spotkaniu biznesowym nic Cię nie zaskoczy i skutecznie osiągniesz wyznaczone cele. Znając potrzeby i oczekiwania rozmówcy, będziesz ponadto w stanie opracować odpowiednie materiały prezentacyjne, dostosowując przekaz do wymagań konkretnego klienta.

Zaproszenie na spotkanie biznesowe – jak zaproponować możliwość spotkania?

Kwestia tego, jak zaproponować spotkanie biznesowe, może niekiedy budzić uzasadnione wątpliwości. Zwykle odbywa się to drogą mejlową, a jeśli chcesz wyjść z inicjatywą spotkania do kogoś, z kim masz już pewną relację biznesową, wówczas możesz przedstawić swoją propozycję również telefonicznie. Pamiętaj jednak, by zrobić to z odpowiednim wyprzedzeniem – często spotykanym standardem są dwa tygodnie przed proponowaną datą spotkania.

W kontekście zaproszenia na spotkanie biznesowe istotne jest również to, by zawierało ono komplet niezbędnych informacji. W jego treści należy więc przedstawić:

Zapraszając na spotkanie biznesowe, warto także poprosić o potwierdzenie udziału. 

Wpływ lokalizacji – gdzie umówić się na pierwsze i kolejne spotkania?

Miejsce, w którym zorganizujesz spotkanie biznesowe, ma ogromne znaczenie dla jakości relacji biznesowych i powodzenia rozmów. Zasada ta obowiązuje niezależnie od charakteru spotkania. Umawiasz się na omówienie warunków umowy, podpisanie kontraktu, a może po prostu przeprowadzenie jedynie wstępnej rozmowy na temat potencjalnych możliwości współpracy? W każdym przypadku potrzebujesz odpowiedniej przestrzeni w dobrej lokalizacji. 

Aby zrobić dobre wrażenie i potwierdzić swój profesjonalizm, warto stawiać na biura usytuowane w dogodnej lokalizacji – nie tylko dla Ciebie, ale zwłaszcza dla Twojego gościa. Reprezentatywny adres w centrum miasta, w bliskim otoczeniu ważnych ośrodków kulturowych i biznesowych pełni ponadto istotne funkcje wizerunkowe, skutecznie podnosząc rangę spotkania.

Czy warto skorzystać z opcji zdalnej?

Biorąc pod uwagę fakt, że dzisiejszy biznes staje się coraz bardziej zdigitalizowany, przeprowadzanie spotkań z klientem w formie zdalnej to już codzienność w wielu firmach. Przeniesienie rozmowy do kanału online również wymaga jednak pewnego przygotowania. Nawet łącząc się z klientem za pomocą internetu, potrzebujesz bowiem komfortowego miejsca, które stworzy odpowiednie warunki do efektywnej rozmowy. Niezawodny internet, cisza, profesjonalne wnętrze i brak rozpraszaczy to nadal must have.

Jeśli nie jesteś w stanie wygospodarować dla siebie dogodnej przestrzeni, bo np. pracujesz w biurze typu open space lub wykonujesz obowiązki służbowe z domu w obecności pozostałych domowników, warto rozważyć skorzystanie z oferty biur na wynajem. Dzięki temu zyskasz profesjonalną przestrzeń biurową wyposażoną we wszelki niezbędny sprzęt i liczne udogodnienia ułatwiające przeprowadzenie udanego spotkania z klientem.

Brak własnego biura – jak rozwiązać ten problem?

Optymalnym miejscem do przeprowadzenia spotkania biznesowego pozostaje niewątpliwie własne biuro. Co zrobić jednak w sytuacji, gdy firma nie posiada samodzielnej przestrzeni biurowej na wyłączność? Wówczas często pojawia się myśl, by zaprosić klienta np. do restauracji lub kawiarni. Zatłoczone lokale z głośną muzyką, hałasującym co rusz ekspresem do kawy i całą gamą innych rozpraszaczy zdecydowanie nie ułatwiają jednak prowadzenia negocjacji i budowania relacji biznesowych. Tym bardziej jeśli planowane spotkanie ma dotyczyć poważnych tematów lub poufnych spraw biznesowych, które nie sposób wyczerpująco omówić w chaosie właściwym dla lokali gastronomicznych położonych w centrum miasta. 

 

Znacznie lepszym rozwiązaniem – zarówno pod względem wizerunkowym, jak i z uwagi na sam komfort i swobodę prowadzenia rozmów – okazuje się biuro wirtualne. Wrocław posiada szeroką ofertę elastycznych konceptów biurowych, jest to też jedna z flagowych usług świadczonych w Idea Place. 

 

Wirtualne biuro od Idea Place to wiele usług w jednym miejscu. Jako przedsiębiorca otrzymujesz nie tylko prestiżowy adres w samym centrum Wrocławia, ale również zyskujesz gwarancję kompleksowego wsparcia naszych specjalistów i dostęp do profesjonalnych przestrzeni biurowych. Chcesz zrobić dobre wrażenie na kliencie i zaprezentować się jako zaangażowana firma o ugruntowanej pozycji, która przykłada uwagę do szczegółów? Zaproś go do Idea Place!

Jak ubrać się na spotkanie biznesowe z klientem?

Zasad savoir-vivre’u we współczesnym biznesie jest naprawdę sporo – dotyczą one również kwestii odpowiedniego ubioru. To, jak ubrać się na spotkanie biznesowe, bywa niekiedy nieco problematyczne. Mimo że coraz więcej firm rezygnuje ze sztywnego dress codu, spotkanie biznesowe nadal wymaga jednak profesjonalnego, schludnego ubioru. Są to bowiem sytuacje, w których strój w istotny sposób zdradza Twój stosunek do sprawy i określa ogólny wizerunek – warto więc umiejętnie nim pokierować. Najważniejsze pozostaje jednak to, by każdorazowo dopasować ubiór do charakteru spotkania. Spodnie w kant i najelegantsza biała koszula nie zawsze będą więc obligatoryjne (chyba że wewnętrzne zasady firmy w zakresie dress codu tego wymagają). 

Co robić, a czego unikać, aby dobrze wypaść?

Planując spotkanie biznesowe, z pewnością zależy Ci, aby zaprezentować się od jak najlepszej strony. Tymczasem szanse na to, by zrobić pierwsze dobre wrażenie można łatwo zaprzepaścić, np. spóźniając się bez uprzedzenia na spotkanie czy notorycznie przerywając je rozbrzmiewającym co chwilę dźwiękiem telefonu. Aby dobrze wypaść podczas rozmowy biznesowej, warto trzymać się jednej, kluczowej zasady: traktować rozmówcę tak, jak sam chciałbyś być traktowany. O czym jeszcze należy pamiętać, aby spotkanie było naprawdę udane? 

Przygotowanie szczegółowego przebiegu (agenda)

Aby zapanować nad przebiegiem rozmowy i umiejętnie nią pokierować zgodnie z założeniami, warto podzielić spotkanie na konkretne etapy i szczegółowo zaplanować każdy z nich. Wyznaczenie zagadnień merytorycznych i określenie priorytetów pomoże uporządkować dyskusję, zwiększając tym samym szanse na jej pomyślny rezultat. Jeśli organizacja tego rodzaju dokumentów jest dla Ciebie zbyt czasochłonna lub problematyczna, w Idea Place możesz skorzystać ze wsparcia wirtualnej asystentki, która odciąży Cię z tego obowiązku, zadba o profesjonalną oprawę spotkania i przygotuje niezbędne materiały.

Jak rozmawiać z klientem w trakcie spotkania biznesowego?

Wysoka kultura osobista i przestrzeganie zasad dobrego wychowania to podstawa na każdym spotkaniu z klientami. Daj zatem przestrzeń do wypowiedzi, nie przerywaj rozmówcy i postaraj się aktywnie słuchać, co Ci komunikuje. Przed planowaną datą rozmowy warto dodatkowo poświęcić czas na mały rekonesans na temat Twojego gościa. Dzięki temu łatwiej dopasujesz się do rozmówcy i znajdziesz z nim wspólny język. 

Dopasowanie zachowania i języka ciała do charakteru spotkania

Choć kwestie takie jak mowa ciała mogą niektórym wydawać się zupełnie nieistotne – przecież to merytoryka spotkania jest kluczowa – znajomość najważniejszych zasad z pewnością jest pomocna, zwłaszcza jeśli chcesz wypaść profesjonalnie. W świecie biznesu moment przywitania czy pozycja, w jakiej siedzisz w trakcie rozmowy, to rzeczy, które mają znaczenie. Mowa ciała zdradza bowiem Twoje emocje, nastawienie i stosunek do rozmówcy. 

Dlatego staraj się zachować otwartą, wyprostowaną postawę, z lekko uniesioną głową i swobodną, lecz nieprzesadną gestykulacją. Nie bój się również utrzymywać kontaktu wzrokowego z drugą osobą, mów rzeczowo i konkretnie. Pamiętaj – spokojny, opanowany ton wypowiedzi ma istotny wpływ na jej odbiór. 

Podziękowanie za spotkanie biznesowe – w jakiej formie?

Zwięzłe podsumowanie odbytego spotkania biznesowego wraz z podziękowaniem dla uczestników to miły, ale i profesjonalny gest, o którym warto pamiętać, np. wysyłając stosownego mejla. Dzięki temu nie tylko docenisz poświęcony czas, ale i jeszcze bardziej zacieśnisz zbudowaną relację biznesową. 

Czego lepiej nie robić – czyli co nas rozprasza?

Najpopularniejszym rozpraszaczem podczas rozmaitych spotkań biznesowych, zwłaszcza wśród kadry zarządzającej i menedżerów wysokiego szczebla, okazują się dzwoniące telefony. Ich wyłączenie dla wielu osób z pewnością będzie nie lada wyzwaniem, warto jednak to zrobić, by móc poświęcić całą uwagę klientowi i w pełni zaangażować się w rozmowę.

O rozpraszacze zakłócające przebieg spotkania biznesowego jeszcze łatwiej w sytuacji, gdy zorganizujesz je w miejscu nieprzystosowanym do prowadzenia tego rodzaju wydarzeń. Pamiętaj jednak, że jest to nie tylko nieprofesjonalne, ale po pewnym czasie staje się również frustrujące – zarówno dla Ciebie, jak i Twojego rozmówcy. 

Nie ryzykuj, że sukces spotkania podważą nieprzewidziane czynniki zewnętrzne – skorzystaj z biur Idea Place i zyskaj pewność, że Twoje spotkanie przebiegnie bez komplikacji i w przyjemnej atmosferze. 

Ewa Rogoż

Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.