Każda firma potrzebuje profesjonalnego biura, będącego miejscem wykonywania codziennych obowiązków zawodowych, spotkań z klientami i partnerami biznesowymi, burzliwych obrad z zarządem, ale również integracji z zespołem. Wynajem biura to zatem kwestia, którą w pewnym momencie muszą zająć się zarówno nowo otwarte biznesy, jak i firmy planujące rozszerzenie dotychczasowej działalności np. o filię w nowym mieście lub kraju. Wówczas wynajem powierzchni biurowej to inwestycja, która z jednej strony zapewnia komfortowe warunki pracy i dużą elastyczność działania, z drugiej zaś – pozwala na znaczną optymalizację kosztów. Myśląc o licznych benefitach tego rozwiązania, nie sposób jednak zapomnieć o koniecznych formalnościach. Kwestią priorytetową okazuje się umowa najmu biura. Wzór i przykłady klauzul – na co zwrócić szczególną uwagę? Sprawdź, jak sporządzić ją poprawnie i skutecznie zabezpieczyć swoje interesy!
Umowa najmu powierzchni biurowej – kluczowe aspekty
Biuro serwisowane to usługa, z której licznie korzystają nie tylko mali przedsiębiorcy czy początkujące start-up’y, ale również większe korporacje potrzebujące profesjonalnej przestrzeni biurowej dla swoich pracowników w innym mieście lub kraju. To rozwiązanie jest wysoko oceniane wśród właścicieli firm z rozmaitych branż przede wszystkim z uwagi na większą oszczędność, dostęp do wielu usług w jednym miejscu i elastyczne warunki wynajmu. Zwłaszcza w tym ostatnim aspekcie tkwi być może największa różnica pomiędzy wynajmem powierzchni biurowych a biurem serwisowanym, stanowiąca istotną zachętę dla rosnącej liczby przedsiębiorców.
Większa elastyczność i możliwość dostosowania przestrzeni do indywidualnych potrzeb i preferencji nie zwalnia jednak z konieczności uważnego przeanalizowania umowy najmu biura. Prawidłowo przygotowana umowa powinna zabezpieczać interesy zarówno wynajmującego, jak i najemcy. Na co koniecznie należy zwrócić uwagę, podpisując umowę wynajmu lokalu biurowego? Oto kilka najważniejszych aspektów.
Określenie przedmiotu najmu
Umowa najmu lokalu użytkowego to wiążący prawnie dokument regulujący warunki wynajmu powierzchni biurowej między właścicielem lokalu a najemcą. Akt ten – obok dokładnych danych obu stron – musi również precyzyjnie określać przedmiot najmu. W tej części umowy należy więc zawrzeć dokładny opis lokalu, jego położenie w budynku, metraż czy liczbę pomieszczeń (uwzględniając przy tym ewentualne obszary wspólne, takie jak kuchnia, toaleta bądź pokój socjalny), które mają zostać oddane do użytku najemcy.
Czas trwania umowy i opcje przedłużenia
Kolejnym istotnym punktem każdej umowy najmu biura jest ustalenie czasu jej trwania, który może być określony lub nieokreślony. W pierwszym przypadku umowa najmu zawierana jest na konkretny czas i kończy się wraz z upływem tego terminu, np. po okresie dwóch lat. Natomiast umowa na czas nieokreślony nie wskazuje takiego terminu i można ją wypowiedzieć w dowolnym momencie z zachowaniem ustalonego okresu wypowiedzenia.
W Idea Place staramy się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów. Jeśli jesteś zainteresowany terminowym wynajmem, oferujemy biura na czas określony. Kiedy zależy Ci jednak na większej swobodzie i nie chcesz podejmować zbyt długich zobowiązań – możesz zdecydować się na umowę najmu lokalu na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia. A jeśli Twoja firma dynamicznie się rozwija i potrzebujesz większej przestrzeni biurowej dla Twojego zespołu, nie musisz czekać do końca obowiązującej umowy – jesteśmy otwarci na zmiany w tym zakresie także w trakcie współpracy.
Cena i opłaty związane z wynajmem
Umowa wynajmu lokalu biurowego musi również określać wysokość czynszu oraz ewentualnych opłat dodatkowych (np. opłaty za media czy miejsca parkingowe), a także terminy i sposoby płatności.
W przypadku umów zawieranych na dłuższy okres można spotkać się dodatkowo z klauzulą waloryzacyjną, informującą o dokonywaniu w określonych sytuacjach automatycznej podwyżki czynszu. Celem zapisu o indeksacji czynszu jest cykliczne (zazwyczaj coroczne) dostosowanie wysokości stawki do aktualnej sytuacji gospodarczej i cen towarów oraz usług w Polsce, ich spadków lub wzrostów. Dzięki temu czynsz najmu biura zachowuje swoją wartość handlową. Dla umów, w których stawka czynszu wyrażona jest w walucie polskiej, najczęściej stosuje się wskaźnik inflacji publikowany przez GUS. Warto dopilnować, aby treść umowy zobowiązywała wynajmującego do zawiadamiania o takiej podwyżce oraz wskazania nowej wysokości opłat.
Kwestie finansowe z pewnością stanowią jeden z najważniejszych i budzących największą czujność elementów każdej umowy najmu biura – nikt nie chce przecież narazić się na niespodziewane, ukryte koszty. Dlatego w Idea Place dbamy o transparentność umowy i przejrzystą wycenę naszych usług, a nasi Klienci dokładnie wiedzą, za co płacą, otrzymując w ramach pakietu wszystko, co jest niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej.
Prawa i obowiązki najemcy
W kwestii sporządzania umów najmu biura obowiązuje niepisana zasada, zgodnie z którą im bardziej szczegółowa treść dokumentu, tym mniejsze ryzyko wystąpienia w przyszłości niepożądanych nieporozumień. Na tej podstawie ważnym punktem umowy jest wyszczególnienie praw i obowiązków, których najemca zobowiązuje się przestrzegać, a także ustalenie sposobu korzystania z wynajętej powierzchni.
Zabezpieczenia i kaucje
Najczęstszym zabezpieczeniem dla umowy najmu powierzchni biurowej jest kaucja, czyli dodatkowa kwota, którą najemca wpłaca wynajmującemu na poczet ewentualnych uszkodzeń czy zaległości w płatnościach. Zwykle kaucja stanowi jedno- bądź wielokrotność miesięcznego czynszu – jeśli wszystko jest w porządku, całość tej kwoty jest zwracana najemcy wraz z końcem okresu wynajmu.
Ważnym punktem umowy najmu biura jest również ubezpieczenie, które leży w obowiązku zarówno najemcy, jak i wynajmującego. Ponadto w treści umowy może znaleźć się informacja o odsetkach naliczanych w przypadku wystąpienia ewentualnych opóźnień w płatnościach, a także karach umownych możliwych do nałożenia w ściśle określonych i odpowiednio uzasadnionych sytuacjach.
Rozwiązanie umowy najmu
Umowa najmu lokalu biurowego powinna precyzować także kwestię jej rozwiązania, w tym możliwe przyczyny oraz procedury postępowania w takim przypadku. Jak już wspomniano wyżej, jeśli umowa została sporządzona na czas nieoznaczony, wynajmujący lub najemca mają możliwość wypowiedzenia najmu, przestrzegając terminów umownych, a w przypadku ich braku – z zachowaniem terminów ustawowych. Natomiast w sytuacji, gdy czas trwania najmu jest oznaczony, warunki jego wypowiedzenia powinny zostać jasno opisane w treści umowy. Taki zapis stanowi bowiem zabezpieczenie zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy, eliminując ryzyko wystosowania wypowiedzenia z dnia na dzień.
W interesie właściciela lokalu pozostaje również zastrzeżenie prawa do wypowiedzenia umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia w określonych przypadkach. Mowa tutaj np. o sytuacji, gdy najemca zalega z czynszem czy użytkuje lokal w sposób niewłaściwy lub niezgodny z jego przeznaczeniem.
Umowa najmu lokalu użytkowego – jak analizować krok po kroku?
Analizując to, czy dana umowa najmu lokalu użytkowego jest poprawnie sporządzona, w pierwszym kroku należy upewnić się, że wynajmujący rzeczywiście posiada prawo do lokalu i jego wynajmu. Zwróć uwagę na to, czy strony umowy zostały prawidłowo oznaczone. Warto również zweryfikować, czy partnerzy nie są zagrożeni upadłością ani nie są zadłużeni – dotyczy to obu stron umowy.
Czego unikać przy umowie najmu lokalu użytkowego?
Zawierając umowę najmu biura, warto zwrócić szczególną uwagę na kwestie takie jak:
- ukryte koszty – sprawdź, czy dana umowa nie zawiera ukrytych kosztów, które mogą znacząco podnieść rzeczywisty koszt wynajmu. W Idea Place dbamy o to, by zapisy umów były czytelne i jasne dla każdego – opłaty miesięczne są stałe, a koszty przewidywalne, dzięki czemu jako Klient możesz łatwo zaplanować firmowy budżet;
- ograniczenia w dostępie – upewnij się, że umowa najmu biura nie narzuca ograniczeń w dostępie do lokalu. Wiemy, że tego rodzaju zapisy mogłyby znacząco utrudnić prowadzenie działalności, dlatego biura Idea Place są dostępne dla naszych klientów 24/7;
- sposób rozwiązania umowy – dokładnie sprawdź warunki rozwiązania umowy najmu lokalu biurowego i dowiedz się, czy są one dla Ciebie akceptowalne. Korzystając z usług Idea Place, możesz liczyć na elastyczność oferty.
Wskazówki dotyczące negocjacji umowy najmu
Jak się okazuje, na umowę najmu powierzchni biurowej składa się wiele istotnych kwestii – niektóre z nich warto próbować negocjować. Próby negocjacji mogą dotyczyć niemal każdego elementu umowy – o ile mamy zasadne i przekonujące argumenty. W tym celu z pewnością przyda się znajomość rynku, rozeznanie w aktualnie obowiązujących stawkach i konkurencyjnych ofertach.
Negocjacje najczęściej dotyczą ceny najmu – nie krępuj się korzystać ze swobody negocjacji również w tym zakresie. Wielu właścicieli jest na to przygotowanych, a niekiedy nawet skłonnych do pewnej elastyczności w tej kwestii, jednak zwróć uwagę na to, by proponowana przez Ciebie stawka była rozsądna i miała uzasadnienie rynkowe.
Ewa Rogoż
Ewa Rogoż to doświadczona prekursorka coworkingu we Wrocławiu i założycielka IdeaPlace – pierwszej profesjonalnej przestrzeni coworkingowej w Dolnym Śląsku. Jej zaangażowanie w rozwój biznesu i wsparcie przedsiębiorców doprowadziły do powstania inspirującej przestrzeni w samym sercu miasta. Ewa tworzy nie tylko przestrzeń coworkingową dla freelancerów, ale także mikrobiura dla kilkuosobowych zespołów, dzięki czemu wspiera różnorodne inicjatywy biznesowe w regionie.
